Wat is een e-depot?

Een e-depot is een voorziening om digitale informatie duurzaam te bewaren. Het wordt daarom ook wel e-bewaarplaats genoemd. Het Stadsarchief Rotterdam verstaat onder een e-depot: ‘het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het archief in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen’.

Volgens de Archiefwet moeten Gedeputeerde Staten de bouw en inrichting van een gemeentelijke archiefbewaarplaats goedkeuren. Dit geldt ook voor een digitale archiefbewaarplaats. De serverruimte van het Stadsarchief Rotterdam is als eerste in Nederland officieel goedgekeurd als digitale archiefbewaarplaats.

Waarom heeft Rotterdam zo'n e-depot ontwikkeld?

Het Stadsarchief Rotterdam kreeg steeds vaker te maken met 'digital born' materiaal dat alleen bestaat in digitale vorm. In het begin was dit materiaal vooral afkomstig van particulieren. De overheid werkt echter ook steeds meer digitaal. Bovendien komt voor de oudste digitale bestanden de termijn van twintig jaar in zicht, waarna ze moeten worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats.

Het stadsarchief streeft ernaar om digitaal overheidsarchief al eerder in het e-depot op te nemen. Dat is belangrijk met het oog op de openbaarheid van bestuur, maar ook omdat digitaal materiaal zonder ingrijpen na twintig jaar niet meer raadpleegbaar is. Het werd dus tijd om een plek in te richten waar digitale bestanden duurzaam bewaard kunnen worden.

Waarom zijn e-depots nodig?

Net als analoog materiaal, zoals bijvoorbeeld een papieren document, kan ook digitaal materiaal vergaan. Bij digitale informatie gebeurt dat vaak eerder dan een gemiddeld papieren document. Bestandsformaten verouderen redelijk snel en kunnen in principe al binnen een aantal jaar niet meer leesbaar zijn, doordat de software in onbruik raakt. Ook is het mogelijk dat door versiewijziging van de gebruikte software opmaakinformatie al verloren gaat.

Om de digitale informatie toegankelijk en integer te houden, wordt deze in het e-depot opgenomen. Daar wordt zij actief gemonitord en bij dreigende "veroudering" van de bestandsformaten wordt ingegrepen. Dit kan betekenen dat het stadsarchief informatie overzet naar een nieuwere versie van bepaalde software of zelfs naar een heel nieuw bestandsformaat. In andere gevallen zal gekozen worden om emulatiesoftware te ontwikkelen. Dit wordt digitale preservering genoemd.