content

Aansluiting op het E-depot, hoe doe ik dat?

Aansluiting is nodig om gebruik te kunnen maken van het E-depot als opslag voor digitale informatie. Hoe aansluiting in zijn werk gaat zal verschillen per organisatie, door verschil in:
•    grootte van de organisatie
•    gewenste functie
•    hoeveelheid digitale informatie
•    reeds gebruikte opslagsystemen
•    overzicht van de eigen processen en daarmee samenhangend de toegekende metadata
Net als bij de overdracht van papieren informatie, moet voor de overdracht van digitale informatie een verklaring worden opgesteld waarin zowel de archiefvormer als het Stadsarchief Rotterdam aangeven welke afspraken er zijn gemaakt over bijvoorbeeld het formaat van de bestanden, tijdstip(pen) van aanleveren van de informatie en de manier waarop, en bijvoorbeeld of de gegevens wel of niet openbaar zijn na plaatsing in het E-depot.
Deze verklaring is, net als bij de papieren situatie, de afsluiting van een korter of langer voorafgaand traject!

Waar in de papieren situatie de nadruk ligt op een goed beschreven inventaris en dat het materiaal in de juiste staat wordt aangeleverd (zonder nietjes!) is dat voor de digitale situatie eigenlijk niet wezenlijk anders. Alleen wordt de functie van inventaris overgenomen door de metadata, en zijn nietjes niet meer in beeld, maar standaard (archiefwaardige) bestandsformaten wel!
Voor een goed aansluittraject is het van belang dat de aan te sluiten gemeente, waterschap of regio-organisatie,  gezamenlijk met het Stadsarchief een aantal onderwerpen rond de aansluiting heeft nagelopen én dat er naar aanleiding van dit onderzoek afspraken voor de overdracht worden vastgelegd.


Aansluiten – Metadata

Metadata is informatie die een beschrijving geeft over andere informatie. Metadata vergemakkelijkt het zoeken naar informatie die eerder is gecreëerd en opgeslagen, maar metadata kan ook helpen om na te gaan wie allemaal een bepaalde bewerkingsstap op een bepaald document hebben uitgevoerd, of wie wanneer informatie officieel heeft vastgesteld. Dit laatste is met name van belang als er op een bepaald moment in de toekomst verantwoording moet worden afgelegd over de correctheid van een besluitvormingsproces. Daarnaast wordt in metadata vastgelegd wanneer informatie vernietigd mag worden (als dat nog niet gebeurd is) en of en zo ja welke beperkingen aan de raadpleging er gelden en tot wanneer. Dat is van groot belang voor beheer en beschikbaarstelling door het stadsarchief.
Metadata kan tevoren worden bepaald en kan op verschillende momenten worden toegevoegd. Dit is en blijft de komende tijd mensenwerk. Hoe meer echter een proces gestructureerd is, hoe meer metadata automatisch al bij digitale creatie van informatie kan worden toegevoegd.
Ook bij niet digitale informatie wordt al eeuwenlang metadata meegegeven. Er wordt bijv. in een inventaris bijgehouden wie de auteur van bepaalde informatie is, waar de informatie uitgegeven is, welk jaartal van ontstaan er bekend is etc.

Metadata vormen de ontsluiting tot de informatie die in beheer wordt gegeven of wordt overgebracht. Om in de basisbehoefte te voorzien heeft het Stadsarchief een lijst met metadata waarvan is afgesproken dat die minimaal aangeleverd moeten worden om zinvolle toegang tot de informatie te kunnen garanderen, het zogenaamde Metadatamodel. Deze metadata worden, bij opname in het E-depot, vastgelegd in een SIP, een Submission Information Package. Dit is een set digitale archiefdocumenten met bijhorende inhoudelijke en technische metadata, bedoeld voor opname in een E-depot. Naast de oorspronkelijke informatie en de daarbij behorende metadata omvat een SIP ook metadata uit de overdrachtsovereenkomst, die is opgesteld tussen archiefvormer en het Stadsarchief. De metadata in de SIP worden aangeleverd als XML bestand. Om dit XML bestand te maken bestaan verschillende tools. Het E-depot werkt op dit moment met de RAW ingest tool of de SIP creator, maar er zijn ook goede open source varianten beschikbaar.

In het aansluittraject is het van belang om als aan te sluiten partij in een vroeg stadium al naar het metadatamodel te kijken. Mogelijk staan er metadata op die niet aangeleverd kunnen worden (omdat dat kenmerk nog niet vastgelegd wordt in een systeem bijv.). Hoe eerder je dit soort punten ontdekt des te sneller kunnen de metadata aangepast worden om te zorgen dat het kenmerk wel in het systeem komt. Het is handig om in een vroeg stadium met het Stadsarchief te overleggen over de impact van de ontbrekende gegevens op de definitieve aansluiting.

Maar het kan ook heel goed zijn dat er meer metadata vastgelegd moet worden dan op de lijst staan, zoals:
•    Procesmetadata: wanneer informatie is goedgekeurd/vrijgegeven, door wie, volgens welk beschreven proces is de informatie behandeld? Als een proces beschrijving wijzigt kan het nodig zijn om hier onderscheid in aan te brengen.
•    Geometadata: geografische coördinaten
•    Metadata omtrent personen: bijv de naam van een architect bij bouwtekeningen.

De metadata die niet in het metadatamodel staan, maar voor een organisatie wel nodig zijn om hun informatie toegankelijk te houden noemt het Stadsarchief "agency specifiek" metadata.

Ook over deze metadata moeten afspraken met het Stadsarchief worden vastgelegd.

Als geïnventariseerd is welke metadata in de SIP moeten worden opgenomen, is meestal ook wel duidelijk waar in welk systeem de metadata zijn vastgelegd.
Om de metadata in de SIP te krijgen, kan gebruik worden gemaakt van een tools, de zogenaamde Raw Ingest Tool of RIT en de SIP creator.

Het Metadatamodel dat het Stadsarchief hanteert is opgesteld op basis van het model van het Nationaal Archief, MeDuSa. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van TMLO, het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. In de SIP wordt de metadata van de informatie mee overgebracht naar het E-depot. Deze metadata kan uit verschillende bronsystemen afkomstig zijn, eventueel handmatig aangevuld, maar wordt in één pakketje aangeleverd aan het E-depot.

Als uw organisatie van plan is om digitale informatie naar het e-depot over te brengen, kunt u contact opnemen met de afdeling Archieven. Hoe eerder u contact opneemt, hoe beter.

Meer informatie is te vinden op:

toepassingsprofiel SIP revisie 2016
het nationaal archief
archief 2020


Aansluiten – Organisatie

Om tot een succesvolle aansluiting op het E-depot te komen is het voor de aan te sluiten organisatie van groot belang een aantal punten, op organisatorisch gebied, goed vast te stellen:

Doel van de aansluiting
•    Routinematig overbrengen van digitale informatie na afsluiten van een zaak/dossier
•    Overbrenging van digitale informatie die 20 jaar of ouder is, in het kader van de archiefwetgeving
•    Vervroegde overdracht van digitale informatie
•    Veilig stellen van digitale informatie die nu op dragers als cd-rom of dvd aanwezig is
•    Overbrenging van digitale informatie van een organisatie die ophoudt te bestaan en geen taakopvolgers heeft.

Huidige status van digitaal werken/procesondersteuning & toekomstige plannen
•    Op dit moment kan de situatie anders zijn qua digitalisering bij de eigen organisatie dan een geplande situatie volgend jaar, houd hier vast rekening mee bij gesprekken rondom aansluiting
•    Bij plannen voor de toekomst is het handig om alvast te onderzoeken hoe aansluiting op het e-depot nuttig kan zijn en ook per wanneer een aansluiting daadwerkelijk gerealiseerd kan zijn. Dit laatste punt is vooral van belang als overbrengen van digitale informatie een laatste stap is in een groter werkproces

Kennis en ervaring van de eigen medewerkers, maar vooral ook het management
•    Belangrijk om informatie op te doen, samen met het Stadsarchief (ontwikkeltraject!)

Is het wel aan ons om te beslissen over de informatie?
•    Zeker bij digitale processen verwerk je vaak digitale informatie die niet, of niet alleen, van de organisatie is
•    Ga bij ketenprocessen na wie betrokken moet worden in een aansluittraject

Het is voor de aan te sluiten organisatie zinvol en nodig om zelf helderheid te krijgen op bovenstaande punten voorafgaand of tijdens de eerste fase van het aansluittraject. Een organisatie hoeft dit niet zelfstandig en op eigen houtje uit te zoeken. Onderzoek op bovenstaande punten kan juist heel goed samen met betrokkenen vanuit het Stadsarchief, zoals de relatiemanager, senior medewerker preservering, etc en eventueel externe deskundigen van binnen of buiten het concern.

Aansluiten – Techniek

Om te kunnen aansluiten op het E-depot moet informatie aan bepaalde standaarden voldoen, omdat het ondoenlijk is om alle formaten van de gebruikelijke tot de meest exotische software te kunnen beheren.
In principe kunnen alle formaten, die binnen het Concern Rotterdam als onderdeel van het standaard applicatielandschap zijn toegestaan, worden beheerd in het E-depot. Deze formaten zijn niet per definitie archiefwaardige formaten, maar kunnen wel met eenvoudige hulpmiddelen naar een archiefwaardig formaat worden gemigreerd, waardoor zij makkelijker te beheren zijn.
Wanneer bestandsformaten afwijken van de geformuleerde standaarden, dan is het ook mogelijk deze op te nemen in het E-depot. In dat geval moeten speciale afspraken over het beheer en de aanlevering worden gemaakt met de E-conservatoren.
Wanneer bestanden worden aangeleverd voor opname in het E-depot, wordt een overeenkomst opgesteld tussen de archiefvormers en het Stadsarchief. In deze overeenkomst wordt informatie over de archiefvormer vastgelegd en worden afspraken gemaakt over de omvang van de aan te leveren bestanden, de bestandsformaten en de wijze waarop de bestanden worden aangeleverd.
Het E-depot is in staat om grote hoeveelheden data ineens te verwerken, maar het is wel belangrijk in verband met planning van opslagcapaciteit om vooraf een schatting van de benodigde capaciteit te kunnen maken.
Vooralsnog zal vaak aanlevering van de bestanden plaatsvinden door plaatsing op een daarvoor gereserveerde netwerkschijf, of door de aanlevering op harde schijf of USB. In de toekomst wordt ook de mogelijkheid van FTP upload geboden
De aanlevering van bestanden gebeurt door levering van een SIP . Deze SIP bestaat uit het oorspronkelijke informatiebestand en de daarbij horende metadata. Om deze SIP te kunnen maken zijn tools beschikbaar. Dit zijn de SIP creator en de Raw Ingest Tool of RIT, die in staat zijn metadata in een XML bestand samen te voegen met het informatieobject, daarnaast zijn ook diverse open source tools te vinden.

Meer informatie over de SIP tool opensource.