content

E-depot, wat betekent het voor mijn organisatie?

Als medewerker van het Concern Rotterdam, aangesloten gemeente, waterschap of regio-organisatie creëer en beheer je steeds meer digitale informatie, soms zelfs zonder er lang bij stil te staan. Processen worden gedigitaliseerd en brieven digitaal aangemaakt. Veel communicatie gaat via e-mail. Digitale informatie worden opgeslagen in mailboxen, op netwerkschijven of in backoffice applicaties.

Een Documentmanagementsysteem (DMS), alleen of samen met een Records Management Applicatie (RMA), is in veel organisatie in gebruik. Waarom dan nog gebruik maken van het E-depot? Digitale informatie is naast gebruiksvriendelijk en snel deelbaar, ook kwetsbaar!
Het E-depot is bedoeld om de digitale informatie van de aangesloten overheidsorganisaties niet alleen veilig op te slaan, maar ook om het actief te beheren. Dit houdt in dat er op tijd gesignaleerd wordt dat informatie ontoegankelijk dreigt te raken, waarna het overgezet kan worden naar bijv. een ander type bestandsformaat dat voorlopig wel weer enige tijd leesbaar blijft met de hard- en software die beschikbaar is. Dit is het grootste verschil met een RMA.

Welke functie vervult het E-depot voor mijn organisatie?

Hoe het E-depot functioneert in combinatie met reeds aanwezige opslagsystemen voor digitale informatie in een organisatie is kort weergegeven in de informatie life-cycle, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding.
 
afbeelding lifecycle

Verplichte overdracht van informatie

Alle digitale informatie van het Concern Rotterdam, die onder de Archiefwet valt en langer dan 20 jaar na creatie bewaard dient te worden, moet na deze 20 jaar verplicht worden overgedragen aan het Stadsarchief Rotterdam.
In beheer geven van informatie bij het E-depot
Een andere optie waar gebruik van gemaakt kan worden door archiefvormers, is het al eerder onderbrengen van digitale informatie in het E-depot, zonder daarmee ook de verantwoordelijkheid over de informatie over te dragen naar het Stadsarchief, alleen het beheer wordt overgedragen. Informatie wordt dus ook niet openbaar, alleen indien de archiefvormer aangeeft dat deling van de informatie binnen het Concern of eventueel met het publiek is toegestaan.

Het grote voordeel van deze optie ligt in het feit dat de overgebrachte digitale informatie actief beheerd wordt door het Stadsarchief. Indien monitoring aangeeft dat informatie ontoegankelijk dreigt te raken, wordt preservering toegepast. Dit voordeel werkt door op twee verschillende punten:
•    Digitale informatie die uiteindelijk wel verplicht overgedragen moet worden is in ieder geval in de tussenliggende periode niet vergaan, maar nog steeds toegankelijk
•    Archiefvormers hoeven niet ieder voor zich preservering in te richten, maar kunnen gezamenlijk gebruikmaken van de expertise op dit gebied van het Stadsarchief, die deze expertise sowieso nodig heeft voor de digitale informatie die vanuit de verplichte overdracht wordt overgedragen aan het E-depot.
Uiteraard wordt de in beheer gegeven informatie ter beschikking gesteld aan de archiefvormer en aan de geautoriseerde medewerkers van de archiefvormer.

Uitgangspunt om van deze optie gebruik te maken is dat informatie is vastgesteld en niet meer veranderd, dat bijvoorbeeld een zaak is afgesloten. Ook wordt het pas relevant voor informatie die langer dan 3 jaar bewaard moet worden. Het risico is namelijk betrekkelijk klein dat tijdens een korte opslagperiode van minder dan 3 jaar het opslagformaat niet meer leesbaar wordt, of de hardware uitgefaseerd raakt.

Vervroegde overdracht van informatie

Afgesloten zaken, informatie die niet meer veranderd, die wel langer dan 20 jaar bewaard moet, worden kan ook vervroegd worden overgedragen aan het Stadsarchief. Wel moet er dan rekening mee worden gehouden dat alle informatie waarvoor niet specifiek wordt aangegeven dat die niet openbaar mag worden gemaakt, openbaar wordt en toegankelijk is voor het publiek, o.a. te raadplegen via de digitale balie.