content

Wat is het, waar dient het voor?

Het Stadsarchief Rotterdam heeft in samenwerking met het Nationaal Archief en de Archiefschool een E-depot ontwikkeld. E-depot is een andere naam voor een digitaal depot ook wel aangeduid met de term E-bewaarplaats.

Wat is het E-depot?

Onder het e-depot wordt verstaan: ‘het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Stadsarchief Rotterdam in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen’.
Dit filmpje laat zien hoe het E-depot eruit ziet en geeft verder een mooie figuurlijke weergave van de functie van het E-depot!
Volgens de Archiefwet moeten Gedeputeerde Staten de bouw en inrichting van een gemeentelijke archiefbewaarplaats goedkeuren. Dit geldt ook voor een digitale archiefbewaarplaats. De serverruimte van het Stadsarchief Rotterdam is inmiddels als eerste in Nederland officieel goedgekeurd als digitale archiefbewaarplaats. Voor het Stadsarchief Rotterdam is deze goedkeuring verleend door Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland.

Waarom is er besloten tot de ontwikkeling van een E-depot?

Het Stadsarchief Rotterdam kreeg steeds vaker te maken met "digital born" of ook wel "born digital" materiaal. Materiaal dat alleen maar bestaat in digitale vorm. Tot nu toe voornamelijk aangeleverd uit de particuliere archieven hoek, materiaal dat interessant is bezien vanuit een erfgoed perspectief. De overheid werkt echter ook steeds meer digitaal en daar komt ook voor de eerste digitale bestanden de termijn van twintig jaar in zicht waarna het materiaal naar het Stadsarchief dient te worden overgedragen, indien het materiaal na deze termijn nog bewaard moet blijven. Het Stadsarchief streeft ernaar om digitaal overheidsarchief eerder dan twintig jaar in het e-depot op te nemen, vanuit het oogpunt van openbaarheid van bestuur, maar ook omdat digitaal materiaal na twintig jaar, zonder maatregelen, niet meer raadpleegbaar is. Dit verzorgt het Stadsarchief vanuit haar archiefwettelijke taak. Het werd dus tijd om te voorzien in een opslagplaats waar digitale bestanden integer bewaard kunnen worden.

Waarom is een e-depot nodig?

Net als analoog materiaal, zoals bijvoorbeeld een papieren document, kan ook digitaal materiaal vergaan. Digitale informatie loopt zelfs al op een kortere termijn het risico te "vergaan" dan een gemiddeld papieren document. Bestandsformaten verouderen redelijk snel en kunnen in principe al binnen een aantal jaar niet meer leesbaar worden, doordat de software in onbruik raakt. Ook is het mogelijk dat door versiewijziging van de gebruikte software er al opmaakinformatie verloren gaat.

Om de digitale informatie toegankelijk en integer te houden, wordt deze in het e-depot opgenomen. Daar wordt zij actief gemonitord, en bij dreigende "veroudering" van de bestandsformaten wordt er ingegrepen. Dit kan betekenen dat het stadsarchief informatie overzet naar een nieuwere versie van bepaalde software of zelfs naar een heel nieuw bestandsformaat. In andere gevallen zal er gekozen worden om emulatiesoftware te ontwikkelen. Dit wordt digitale preservering genoemd.

Algemene informatie over digitale preservering:

noraonline

wikipedia

edavid