content

Informatiebeheer

Op het gebied van informatiebeheer heeft het Stadsarchief instrumenten beschikbaar die we graag delen.

wet- en regelgeving

Zonder goede informatievoorziening kunnen overheidsorganisaties niet functioneren. Zij produceren informatie bij het uitvoeren van hun taken en gebruiken deze weer voor uiteenlopende doeleinden: als ondersteuning bij het werk, als bewijs, ter verantwoording van hun handelen ten overstaan van de burgers en – op langere termijn – als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving.
Een goed beheer van deze informatie is dus van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van de overheid. De archiefwet- en regelgeving vormt het kader van dit beheer. Hier treft u de belangrijkste wetten op het gebied van informatiebeheer aan.

wet- en regelgeving

normen en standaarden

Dit is een overzicht van de meest gebruikte normen, standaarden en referentiemodellen op het gebied van informatiebeheer. Ook vindt u hier algemeen bruikbare instrumenten om de kwaliteit van uw informatiebeheer te beoordelen en te beheersen.

normen en standaarden

instrumenten voor een goed informatiebeheer

Om uw informatiehuishouding op orde te brengen, of te controleren wat de staat van de informatiehuishouding is, zijn er verschillende instrumenten beschikbaar.

risicotool

zelfevaluatie informatiehuishouding

informatiebeheerplan

vervanging

Vervanging van informatie betekent volgens de Archiefwet 1995 dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd en de reproducties de status van origineel krijgen. Voor vervanging is toestemming nodig van de gemeentearchivaris.

leidraad vervanging

informatie bij organisatieverandering

In speciale omstandigheden vraagt de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer extra aandacht, zoals bij: gemeenschappelijke regelingen, uitbesteding aan of overkomst van taken van andere organisaties, keteninformatie en verzelfstandiging van organisatieonderdelen.

leidraad informatie bij organisatieverandering

selectie en vernietiging

Onderdeel van een goed informatiebeheer is tijdig uitvoeren van selectie en vernietiging.

leidraad selectie en vernietiging

overbrenging

Na selectie en vernietiging vindt na 20 jaar overbrenging van archiefbescheiden plaats.

leidraad overbrenging

Of en hoe websites voor archivering in aanmerking komen staat in het Handboek archivering websites.

Om de toegangen op archieven op een eenvoudige wijze en zonder ingrijpende aanpassingen te kunnen importeren in het beheersysteem van het Stadsarchief is een format ontwikkeld voor het beschrijven van de archiefbestanden. Het format bevat naast een leeg werkblad voor de beschrijving van het archief ook een toelichting op de minimale vereiste metadata en een ingevuld overzicht als voorbeeld

format beschrijving archieven

archief- en serverruimte

Archiefdepots, archiefruimten en ruimten voor serverruimten horen op grond van de Archiefregeling te voldoen aan bepaalde eisen. Deze eisen zijn opgenomen in:

checklist voor de bouw en inrichting van een archiefruimte
checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte

Wilt u uw archief elders opslaan, raadpleeg dan de leidraad voor externe opslag van archiefbescheiden