content

Informatiebeheerplan

Een informatiebeheerplan, het waarom, wat, voor en door wie, wanneer en hoe…….

Voor elke soort procesgebonden informatie die door een organisatie ontvangen, gecreëerd en verzonden wordt, worden metadata en beheerafspraken vastgelegd in een Informatiebeheerplan (IBP). Het waarom, wat, voor en door wie, wanneer en hoe wordt hier uitgelegd.

Waarom
Een organisatie(onderdeel) heeft met een IBP een belangrijk management-, beheers- en kwaliteitsinstrument in handen waarbij de beschreven werkprocessen een belangrijk onderdeel zijn.
 
Wat

Het IBP:

  • geeft inzicht in alle informatie die bij het uitvoeren van taken ontstaat
  • beschrijft de wijze en omstandigheden (context) van vastlegging
  • helpt bij de inrichting van een DMS bijvoorbeeld voor het uniformeren van veldnamen
  • geeft de vindplaats aan van de informatie en de rol van de medewerkers
  • verkleint het risico op verlies van informatie en het zich niet kunnen verantwoorden
  • voorkomt dubbele opslag oftewel redundantie van informatie per werkproces
  • is een instrument voor het beheer en de periodieke toetsing van de kwaliteit van informatie


Voor en door wie
Voor wie:
Medewerkers en management hebben mede door een IBP inzicht in welke informatie zich waar bevindt, wat belangrijk is voor de uitvoering van de taken.

Door wie
Het aanleggen en onderhouden van een IBP is verplicht. In het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2013 in de artikelen 15 en 16 wordt dit in grote lijnen beschreven.

Het IBP wordt voor het concern Rotterdam opgesteld en zo mogelijk jaarlijks bijgehouden door het expertisecentrum Informatiebeheer. Uiteraard hebben zij bij het opstellen van het IBP input nodig van de proceseigenaren vanuit de clusters.

Het IBP wordt op managementniveau vastgesteld en daarna ter kennisname aangeboden aan de gemeentearchivaris.

Wanneer
Het expertisecentrum heeft periodiek overleg met de proceseigenaren van de clusters. Bij de oprichting van een nieuwe organisatie of veranderingen in de organisatiestructuur, wet- en regelgeving, processen en systemen die gevolgen hebben voor het beheer van informatie, wordt het IBP door de records manager opgesteld  c.q. aangepast.

Hoe
De inhoud van een IBP wordt conform onderstaand format beschreven:

1. Inleiding
Hier wordt beschreven wie het document heeft opgesteld en wie verantwoordelijk is voor het IBP. Verder komen de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie van het IBP aan de orde: denk hierbij aan specifieke wet- en regelgeving en procedures. Deze worden per proces beschreven.

Als nieuw onderdeel van het IBP wordt er aan ieder werkproces een risicoklasse toegekend, die de beheermaatregelen per proces bepaalt. Met andere woorden: de toegekende risicoklasse bepaalt voor een deel op welke wijze de informatie moet worden vastgelegd. Risicowaardering is een goede methode om te bepalen welk kwaliteitsniveau voor welke procesinformatie vereist is. Op grond van de risicoklasse kan vervolgens een passend beheerregime worden bepaald. Hierbij wordt uitgegaan van de criteria: authenticiteit en integriteit, vindbaarheid, raadpleegbaarheid en interpreteerbaarheid van informatieobjecten.

Deze aanpak is ontleend aan de risicoklassering voor informatiebeveiliging die binnen de gemeente Rotterdam ontwikkeld is. Het risicomodel staat niet op zichzelf. Het is onderdeel van de governance van de gemeente Rotterdam op het gebied van informatiebeheer.

2. Context per vakeenheid
2.1 Het ontstaan, de organisatieveranderingen
Hier wordt de informatie over het ontstaan en organisatieveranderingen van de organisatie met data, beschreven.

2.2 Taken en bevoegdheden
De taken en bevoegdheden voor het informatiebeheer worden onderstaand beschreven:
- de proceseigenaar is verantwoordelijk voor het vastleggen van informatie van het betreffende proces
- de concernproceseigenaar Informatiebeheer formuleert de kaders voor het informatiebeheer
- het hoofd van de beheerseenheid (directeur van het concern) is eindverantwoordelijke voor het vastleggen van de procesgebonden informatie binnen haar organisatie/vakeenheid
- de concerndirectie is eindverantwoordelijke en stelt de kaders vast van het informatiebeheer

Organogrammen en overige relevante informatie kunnen als verwijzing of bijlage worden toegevoegd aan het informatiebeheerplan.

3. Algemene uitgangspunten van informatiebeheer
In dit hoofdstuk worden uitgangspunten met betrekking tot het beheren van informatieobjecten beschreven:

- informatie die digitaal is gecreëerd of ontvangen, blijft digitaal
- het vervangen van fysieke originelen is wel/niet toegestaan conform het vervangingsbesluit
- processen en informatie worden integraal benaderd
- het DMS is leidend voor de opslag van procesgebonden informatie vanaf risicoklasse 2
- benoemen van uitgangspunten m.b.t. het beheren van fysieke informatie, bijvoorbeeld:

      - er wordt een fysiek archief aangemaakt
      - het archief is ontsloten m.b.v. een inventaris
      - opvragen van fysieke stukken gebeurt zo….
      - het overbrengen van fysiek archief gebeurt zo….

4. Ordening van informatie
In een IBP worden per werkproces (afgeleid van de taken van een vakeenheid/organisatie) de informatieobjecten, specifieke wet- en regelgeving, procedures, proceseigenaar, o.a. relaties gelegd tussen de (wettelijke) taken die de organisatie uitvoert, de werkprocessen die nodig zijn voor de uitvoering van die taken en de informatieobjecten die (altijd) voorkomen bij de uitvoering van een werkproces. Met het werkproces als uitgangspunt worden vervolgens selectiegrondslagen bepaald en bewaartermijnen gekoppeld aan het werkproces. In een digitale situatie kan dan een dossier of zaak aangemaakt worden onder een werkproces en krijgt het dossier of de zaak de kenmerken van het werkproces mee. Wanneer het dossier of de zaak wordt afgesloten dan wordt er automatisch een bewaartermijn aan het dossier of de zaak gekoppeld.

Naast bovenstaande metadata worden er ook per vakeenheid specifieke metadata per werkproces beschreven, zoals proceseigenaar, van toepassing zijnde instructies of procedures en wet- en regelgeving enz. Het resultaat is een herkenbare structuur voor het beheren van informatie en een duidelijke werkwijze voor medewerkers in de vakeenheid.


Het expertisecentrum Informatiebeheer maakt tijdens het opstellen van het informatiebeheerplan gebruik van een database. Hieronder worden de veldnamen toegelicht die in de database gebruikt worden.

1

Cluster

Het cluster wordt gevormd uit (onderdelen van) diensten (vakeenheden) die raakvlakken hebben in hun werkterrein.

2

Directie/vakeenheid

De vakeenheid voert de onder zijn onderdeel vastgelegde taken uit.

3

Taak

Een overheidsorganisatie voert taken uit die zijn vastgelegd in de wet en (decentrale) besluitvorming.

4

Werkproces

Voor de uitvoering van de taken zijn werkprocessen nodig. Deze worden beschreven met de volgende elementen: “Het (handeling) van (onderwerp) betreffende (lijdend voorwerp).” Bijvoorbeeld: Het verlenen van een vergunning voor het kappen van bomen.

5

Proceseigenaar

Het benoemen van de verantwoordelijken voor het vastleggen en opslaan van informatie.

6

Documenttype(s)

De eenmalige uitvoering van een werkproces gebeurt vaak gestandaardiseerd met steeds terugkerende soorten informatieobjecten. Het verlenen van een vergunning kent bijvoorbeeld altijd een aanvraag en een besluit/beschikking.

7

Risicoklasse

De informatie die ontstaat bij de uitvoering van een werkproces zal beheerd moeten worden. De vraag ontstaat hoe zwaar dit beheer kan/moet zijn. Door het toepassen van het risicomodel informatiebeheer kan per proces bepaald worden wat de risicoklasse is en welke mate van beheer vervolgens nodig zal zijn.

8

Periode

De genoemde periode waarop de informatie van het werkproces betrekking op heeft.

9

Selectiecategorie

Per werkproces kunnen er verschillende selectiegrondslagen gelden, omdat er verschillende documentsoorten in een werkproces voorkomen. omdat de uitkomst van een werkproces bepalend is voor de selectiegrondslag wordt een selectiegrondslag per werkproces toegekend. Het informatieobject met de langste bewaartermijn is bepalend. Een niet toegekende WABO vergunning heeft bijvoorbeeld een andere selectiegrondslag dan een wel toegekende vergunning.

10

Bewaartermijn

Per selectiegrondslag kan een bewaartermijn afgeleid worden. Een zaak of dossier (eenmalige uitvoering werkproces) kan verschillende bewaartermijnen krijgen bij afsluiting, afhankelijk van de uitkomst van het werkproces.

11

Openbaarheid

Het bepalen van de wijze van openbaarheid van informatie is afhankelijk van de vertrouwelijkheid en het verband met auteursrechten en andere eigendomsrechten.

12

Vertrouwelijkheid

De classificatie voor vertrouwelijkheid bepaalt wie er allemaal mag beschikken over de informatie.

13

Toegang

Bepaalde processen hebben specifieke zoekingangen nodig. Dit wordt in dit veld aangegeven.

14

Vindplaats (locatie)

De fysieke locatie (adres) waar de informatie is opgeslagen.

15

Vindplaats (applicatie)

De virtuele locatie beperkt zich tot de applicatie waarin de informatie is ontstaan en opgeslagen.

16

Overbrengen voor

De termijn wanneer de informatie overgebracht dient te worden naar het Stadsarchief.

17

Procedure(s)

Per werkproces kunnen er werkinstructies, handleidingen en/of procedures zijn ontwikkeld. Deze worden in dit veld handmatig ingevuld.

18

Wet- en regelgeving

Werkprocessen hebben vaak specifieke wet- en regelgeving waarvan zij afgeleid zijn. Daarnaast is er vaak wet- en regelgeving die bepalend is voor de uitvoering van een werkproces, bijvoorbeeld op het gebied van afhandelingtermijnen, voorwaarden voor verlening van een product. De wetgeving is per categorie aangegeven en kan door middel van een keuzemenu worden ingevuld.