content

Leidraad informatie bij organisatieverandering

Volgens het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 artikel 9 lid 1 is het hoofd van de beheerseenheid (over het algemeen een cluster) belast met de informatiehuishouding voor de onder hem ressorterende taken en met het beheer van informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De uitvoering van het informatiebeheer geschiedt in het algemeen door de afdeling Informatiebeheer van de BCO/IIFO.

In speciale omstandigheden vraagt de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer extra aandacht, zoals bij: gemeenschappelijke regelingen, uitbesteding aan of overkomst van taken van andere organisaties, keteninformatie en verzelfstandiging van organisatieonderdelen.
•    Wanneer (de verantwoordelijkheid voor) het beheer niet goed geregeld is, ontstaan er risico’s: Informatie raakt tussen de wal en het schip: de informatie is niet meer te vinden waardoor het verloop een zaak moeilijk is te reconstrueren of de basis ontbreekt van een genomen beslissing.
•    De gemeente kan niet meer aan haar bewijs- en verantwoordingsplicht voldoen, ten opzichte van burgers of controlerende instanties.

Onderstaand wordt per verandering van verantwoordelijkheid aangegeven wat de aandachtspunten zijn.

gemeenschappelijke regelingen

Rotterdam neemt deel aan verschillende gemeenschappelijke regelingen, zoals de Veiligheidsregio, de DCMR en de Metropoolregio. Artikel 40 van de Archiefwet 1995 schrijft voor dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening in behoort te houden omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen en dat deze voorziening zoveel mogelijk dient te worden getroffen in lijn met de bepalingen in de Archiefwet.

In de notitie Verbonden partijen van de VNG is een Model archiefparagraaf gemeenschappelijke regeling opgenomen.

keteninformatie

Bij keteninformatie wordt de informatie gedeeld, maar kan ook worden aangevuld of bewerkt door gebruikers van meerdere organisatieonderdelen, zowel van binnen als buiten de gemeente.

Het is van groot belang om met de deelnemers in de samenwerkingsketen af te spreken welke partner met de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie belast is. Hieronder wordt ook de vernietiging van de informatie begrepen.

Over keteninformatie zegt het Besluit Informatiebeheer 2013 in lid 2 van artikel 9 dat in geval van een cluster overstijgend ketenproces of programma de verantwoordelijke concerndirecteur belast is met de informatiehuishouding van het betreffende ketenproces. Reikt de keten buiten de gemeentelijke organisatie, dan is het nodig dat afspraken met de betreffende organisaties in een overeenkomst worden vastgelegd.

uitbesteding aan of overkomst van taken

Verantwoordelijkheden behoren ook te worden vastgelegd in het geval van:
•    uitbesteding aan andere organisaties, van taken maar ook van informatiebeheer, denk maar aan plaatsing van informatie in de cloud, immers het opdracht gevende organisatieonderdeel blijft verantwoordelijk voor de naleving van de archiefwettelijke eisen
•    overkomst van taken van andere organisaties, zoals de decentralisaties vanuit het Rijk van jeugdzorg, werk en inkomen en zorg voor langdurig zieken en ouderen, de 3D-verzelfstandiging

verzelfstandiging van gemeentelijke organisatieonderdelen

Zie hiervoor ook de Richtlijn Verzelfstandiging in het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) van de gemeente Rotterdam
In deze gevallen behoren de afspraken vastgelegd te worden in een contract of dienstverleningsovereenkomst. Hierbij  zijn onderstaande punten van belang die gelden voor zowel de papieren als de digitale informatie:
1.    Bepaal welke informatie voortvloeit uit de verandering in beheersverantwoordelijkheid.
2.    Breng indien nodig een scheiding aan in het reeds aanwezige archief:
       a.    De latende archiefvormer sluit het archief betreffende afgehandelde zaken af (administratief en fysiek), de nieuwe organisatie begint met het opnieuw vormen van het archief. Dossiers van lopende zaken gaan over naar de nieuwe organisatie. Een overzicht hiervan wordt als bijlage bij de overeenkomst gevoegd.
       b.    Het afgesloten archief kan voor een periode van maximaal vijf jaar ter beschikking worden gesteld aan de nieuwe organisatie.
       c.    Indien noodzakelijk voor de verdere taakuitoefening, wordt (een kopie van) het informatiesysteem meegeleverd.
       d.    Bij een externe organisatieverandering (uitgezonderd privatisering), gaat de taakoverdracht gepaard met de overdracht van bevoegdheden en dus met overdracht van de archiefwettelijke zorg. In dat geval wordt het archief vervreemd waarvoor bij de minister van OC&W een machtiging voor vervreemding van archiefbescheiden moet worden aangevraagd (behalve als de vervreemding plaatsvindt in het kader van een wettelijk voorschrift). Vervreemding van informatie kan uitsluitend samen met de stadsarchivaris geregeld worden.
3.    Maak afspraken over de bestemming van de informatie na opheffing van de beherende organisatie. Dit geldt met name als deze een tijdelijk karakter heeft, zoals een concernbrede projectorganisatie.
4.    Maak afspraken over waar de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie bewaard blijft (overbrenging).
5.    Maak afspraken over (de uitvoering van) vernietiging van fysieke en digitale informatie, ook over de informatie die is ontstaan vóór de overgang van verantwoordelijkheid.
6.    Leg deze afspraken vast in een overeenkomst tussen de betrokken organisaties of neem deze op in het document waarin de toedeling van de taken en het eigendom van de informatie wordt geregeld (dienstverleningsovereenkomst, mandaatbesluit).
7.    Neem de beheersinformatie op in het Informatiebeheerplan van de organisatie.
8.    Zorg dat de informatiebeveiliging de nodige procedurele en technische voorzieningen omvat voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
9.    Maak afspraken over de wijze waarop de latende archiefvormende organisaties toegang krijgen tot de informatie die bij de beherende organisatie berust. Dit kan in de vorm van het toezenden van kopieën (scans) ter kennisneming en/of uitlening van originelen wanneer dit nodig is. Let hierbij ook op de status van de informatie, zodat niet bij twee organisaties (hetzelfde) archief wordt opgebouwd.
10.    Regel dat de uitlening en tijdige terugbezorging van fysieke documenten wordt bijgehouden.
11.    Regel dat de toegang tot de informatie is voorbehouden aan geautoriseerde personen.
12.    Betrek bij het vastleggen van de afspraken in ieder geval de volgende onderdelen van de organisatie: de betrokken lijnmanager of proceseigenaar, de informatiemanager, ICT en Juridische zaken.

Tot slot: betrek de afdeling Archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam bij het maken van de afspraken rondom verandering van de beheersverantwoordelijkheid, zoals het maken van een verklaring van overdracht. Wij kunnen u hierbij van dienst zijn.