content

selectie en vernietiging

Wetten en regels

In de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 zijn de regels met betrekking tot archief- en informatiebeheer voor de overheid vastgelegd. In 2010 is de Archiefregeling in werking getreden.
In de Archiefverordening Rotterdam 2017 en het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 zijn de taken van de hoofden van de beheerseenheden op het gebied van archief- en informatiebeheer vastgelegd.

De gemeentearchivaris van Rotterdam is door een aantal gemeentebesturen in de regio en de besturen van enkele gemeenschappelijke regelingen benoemd tot archivaris. Die organisaties hebben de zaken rondom archiefbeheer vastgelegd in afzonderlijke verordeningen.

Wat zijn archiefbescheiden?

Artikel 1 van de Archiefwet 1995 geeft aan wat onder archiefbescheiden wordt verstaan, kortweg: "bescheiden", ongeacht hun vorm, door een overheidsorgaan ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
Concreet kunnen archiefbescheiden bestaan in papieren vorm, zoals brieven, rapporten, kaarten, kaartsystemen of in digitale vorm zoals e-mail, een databestand of gescande documenten.
Foto's, films en geluidsbanden kunnen ook archiefbescheiden zijn. Bepalend is of de informatie ontvangen of opgemaakt is door de desbetreffende organisatie bij de uitvoering van een taak, en dat de informatie bijdraagt aan kennis over die organisatie of vastlegging van rechten en plichten.

Selecteren en vernietigen, wat en hoe

In het ideale geval zijn voor vernietiging vatbare bescheiden al direct bij opmaak of ontvangst onderscheiden van het te bewaren materiaal. De praktijk is weerbarstiger en vaak zal een inhaalslag (selectie) moeten worden gemaakt. Voor overzichten van vernitigbare categorie├źn archiefbescheiden zijn drie lijsten beschikbaar:

  • voor archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt tot en met 1995, geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (Staatscourant 20-12-1983, nr. 247)
  • voor de archiefbescheiden die vanaf 1 januari 1996 zijn ontstaan is de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen van toepassing (aangepast juni 2012)
  • voor personeelsbescheiden kent Rotterdam een aparte lijst: lijst bewaartermijnen personeelsbescheiden Rotterdam
  • voor archiefbescheiden van na 1 januari 2017 geldt de Selectielijst 2017. Hierbij is een handleiding en een selectietool beschikbaar.


Op grond van artikel 9 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 behoeft het overzicht van de categorie├źn informatie met bewaartermijnen in het informatiebeheerplan goedkeuring van de gemeentearchivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.