content

leidraad vervanging


Met ‘informatie’ wordt bedoeld hetgeen de Archiefwet 1995 verstaat onder ‘archiefbescheiden’: alle informatie die een organisatie ontvangt of produceert in het kader van zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ongeacht de vorm, vanaf het moment van ontvangst of vaststelling.
Vervanging komt in diverse vormen voor: van papier naar digitaal, van papier naar film, van film naar digitaal, etc. Onder vervanging wordt niet begrepen verandering van het bestandsformaat (conversie), of overzetten naar een nieuw systeem of beheeromgeving (migratie).

Bij vervanging ligt het accent op het kunnen aantonen van de juiste en volledige weergave van de gegevens uit de oorspronkelijke informatie. Uiteraard moet de digitale beheeromgeving op orde zijn omdat anders de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de vervangen informatie (evenals die van de originele digitale informatie!) niet gegarandeerd kunnen worden.
Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, is in het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 geregeld dat pas mag worden overgegaan tot vervanging na toestemming van de archivaris en dat deze toestemming van toepassing is op te bewaren, maar ook op te vernietigen informatie.

Voor Rotterdam is de procedure van vervanging van papieren informatie door digitale door het Expertisecentrum Informatiebeheer beschreven in het handboek vervanging. Voor organisatieonderdelen die willen overgaan op vervanging is een stappenplan opgesteld.
Voor organisaties buiten de gemeente Rotterdam is de procedure dat de zorgdrager (het college van burgemeester en wethouders of het dagelijks bestuur van het waterschap of een Gemeenschappelijke Regeling) een besluit neemt tot vervanging, nadat hiervoor toestemming is verkregen van de archivaris. Deze toestemming geldt ook als machtiging voor het vernietigen van de oorspronkelijke informatie.

De toestemming van de archivaris volgt op een verzoek met de volgende bijlagen:
o    Een door het hoofd van de beheerseenheid opgesteld besluit met specificaties inzake het vervangingsproces;
o    De concepttekst van de te publiceren bekendmakingadvertentie in het officiële publicatiekanaal van de beheerseenheid.

Voor tot vervanging wordt overgegaan, maakt de zorgdrager het besluit tot vervanging bekend. Daarbij wordt vermeld hoe rekening is gehouden met:
a. de waarde van de informatie als onderdeel van het cultureel erfgoed
b. het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Na de bekendmaking zorgt de organisatie dat de feitelijke vervanging (en dus ook vernietiging) wordt uitgevoerd. Er wordt een verklaring opgemaakt waarin vastgelegd wordt dat de informatie, waarvoor toestemming is verkregen, vervangen is en op welke wijze. Deze verklaring wordt bewaard in het archief van de organisatie.
Voor een nadere (landelijke) uitleg over alle aandachtspunten en afwegingen die gemaakt kunnen worden in het totale proces van vervanging, zie de Handreiking Vervanging op de website van het Nationaal Archief.