content

Normen en standaarden

Dit is een overzicht van de meest gebruikte normen, standaarden en referentiemodellen op het gebied van informatiebeheer.

NEN- en ISO-normen 

ISO 14721 biedt een referentiemodel voor een Open Archival Information System (OAIS). Het OAIS-model is geen model archiveringssysteem dat meteen geïmplementeerd kan worden, maar een  referentiemodel. Het biedt een kader waarbinnen procedures voor de lange termijnarchivering van digitale informatie worden uitgewerkt.

NEN 2082 geeft eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. NEN 2082 is de opvolger van ReMANO en geïnspireerd op internationale standaarden (MoReq, DoD 5015.2). NEN 2082 richt zich niet meer exclusief op specifiek voor archiefbeheer ingerichte applicaties (RMA’s). De norm geeft aan welke functionaliteiten nodig zijn om optimale kwaliteit van records management (RMA-software) binnen een organisatie te kunnen bereiken. Softwarefabrikanten kunnen zich op basis hiervan laten certificeren door het ECB (European Certification Bureau). Een internationaal alternatief voor deze norm is ISO 16175. Deze is opgesteld door de International Council on Archives (ICA) en vervolgens door ISO opgenomen in de normenverzameling. Deze norm heeft een speciaal katern voor records managementfunctionaliteit in business applicaties.

NEN-ISO 15489 vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement en omvat de totale informatiehuishouding van een organisatie. De norm bestaat uit 2 delen. Het eerste is het algemene deel en geeft advies over het beheer van informatie van archiefvormende organisaties, publiek- en privaatrechtelijk, voor interne of externe gebruikers. Het tweede deel bevat praktische richtlijnen en vormt een implementatiegids voor het eerste deel.

ISO 30300 biedt een model voor een management system voor archief- en informatiebeheer, waarmee een organisatie kan aantonen in staat te zijn bewijs van haar business transacties te creëren en te beheren zo lang zij nodig zijn. De doelgroep is het hogere management. De norm is daarom niet vakinhoudelijk, zoals NEN ISO 15489. Er zijn nu twee delen verschenen. Deel 1 gaat over de grondslagen en definities, deel 2 over de requirements.

NEN-ISO 23081 is de Nederlandse vertaling van de internationale ISO norm 23081 en bestaat uit 2 delen. Het eerste deel behandelt de principes die metagegevens voor informatie- en archiefmanagement bepalen. Het tweede deel richt zich op het definiëren van metagegevenselementen voor het beheren van informatie.

NEN-ISO/IEC 27001 is een internationale norm, opgesteld om te voorzien in eisen voor het vaststellen, implementeren, bijhouden en continu verbeteren van een managementsysteem voor informatiebeveiliging.
NEN-ISO/IEC 27002 geeft richtlijnen voor informatiebeveiligingsnormen voor organisaties en toepassingen inzake informatiebeveiligingsbeheer, waaronder de selectie, implementatie en het beheer van beheersmaatregelen die rekening houden met de omgeving(en) waarin de informatiebeveiligingsrisico’s van de organisatie gelden.


normen van de e-overheid

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid.

NORA, inclusief de hieronder gemelde NORA-familie, is raadpleegbaar via de website van de e-overheid

Tot de NORA-familie behoren: MARIJ-EAR (domein van de Rijksdiensten), PETRA (provinciaal domein), WILMA (domein van de Waterschappen) en GEMMA (gemeentelijk domein).

Het Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA) vormt de domeinarchitectuur voor gemeenten. Zij geeft richting aan het realiseren van de elektronische overheid en bestaat uit begrippen, modellen, architectuurprincipes, standaarden en handleidingen. Belangrijke onderdelen van GEMMA zijn
•    Het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). Dit richt zich op iedereen die zich beroepsmatig bezighoudt met (het structureren van) de gemeentelijke informatievoorziening, het zaakgericht werken en/of het tot stand brengen en beheren van gegevensuitwisseling ten behoeve van het zaakgericht werken. Het is opgebouwd overeenkomstig de gebruikelijke indeling van catalogi voor basisregistraties. De GEMMA zaaktypencatalogus (ZTC 2.0) geldt als verdere invulling (op het niveau van het zaaktype) van het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ)
•    Het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB). Dit ondersteunt gemeenten bij het stroomlijnen van hun informatiehuishouding en de daarop gerichte processen voor beheer en gebruik. Ook voorziet het in standaarden voor gegevensuitwisseling, zodat gemeenten een samenhangende informatievoorziening kunnen opzetten.
•    De specificatie voor Zaak- en Documentservices, dat het koppelvlak tussen een zaaksysteem en een DMS beschrijft.
http://www.gemmaonline.nl/index.php/GEMMA_Standaarden

overig

ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot (2008) is een toetsingskader voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. Blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie wordt overgebracht naar een digitaal depot (E-depot). Tot nu toe ontbreekt echter op de Archiefwet gebaseerde regelgeving gericht op E-depots, zoals die wel bestaat voor analoge archiefbewaarplaatsen. In afwachting van nieuwe regelgeving op dit gebied heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) een toetsingskader ontwikkeld.

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is ontwikkeld door de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie en is bedoeld als een samenvatting van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaarden. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale informatie duurzaam en toegankelijk wordt beheerd.

Toepassingsprofiel Metagegevens Lagere Overheden (TMLO) is een uitwerking van de NEN-ISO 23081 (zie boven), bedoeld voor de lagere overheden (provincies, gemeenten, waterschappen) in Nederland. Het toepassingsprofiel specificeert de minimaal verplichte metagegevens. Daarnaast wordt kort ingegaan op de toepassing ervan binnen het records management en op de stappen die organisaties moeten zetten om een eigen, organisatie specifiek toepassingsprofiel te maken.

De VNG heeft een handreiking ontwikkeld voor de horizontale verantwoording van de uitvoering van de Archiefwet 1995. Het gaat om de verantwoording via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)  die als kapstok voor het verslag aan de gemeenteraad kunnen dienen. Uit beantwoording van de KPI’s blijkt of een gemeente voldoet aan de archiefwet- en regelgeving.