content

wet- en regelgeving

Zonder goede informatievoorziening kunnen overheidsorganisaties niet functioneren. Zij produceren informatie bij het uitvoeren van hun taken en gebruiken deze weer voor uiteenlopende doeleinden: als ondersteuning bij het werk, als bewijs, ter verantwoording van hun handelen ten overstaan van de burgers en – op langere termijn – als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving.
Een goed beheer van deze informatie is dus van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van de overheid. De archiefwet- en regelgeving vormt het kader van dit beheer. Hieronder treft u de belangrijkste wetten op het gebied van informatiebeheer aan, gevolgd door een overzicht van normen, standaarden en referentiemodellen.

 
In Rotterdam regelen de Archiefverordening Rotterdam 2017 en het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 de zorg voor het beheer van informatie binnen de gemeente.


Landelijk zijn de onderstaande wetten geldig.


Archiefwet 1995

De Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van informatie van overheidsorganen en extra eisen aan informatie die blijvend bewaard wordt. Ook regelt de wet dat deze informatie na twintig jaar naar openbare archiefbewaarplaatsen wordt overgebracht en daar in beginsel openbaar is en kosteloos geraadpleegd kan worden door iedere burger. De wet schrijft voor, dat informatie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ gebracht en bewaard moet worden. Dit basisprincipe wordt uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling

Gemeentewet

De Gemeentewet regelt de hele institutionele inrichting van de gemeente, haar organen en belangrijkste functionarissen en plichten en bevoegdheden. De wet bevat daarnaast ook voorschriften voor de begroting, het jaarverslag en het financiële beheer van de gemeentelijke overheid. De wet is vooral gericht op het verantwoordingsbelang.

Algemene wet bestuursrecht (inclusief de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer)

De AWB regelt de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en andere instellingen. De AWB bevat bepalingen over de zorgvuldige omgang van de overheid met vertrouwelijke informatie, over de transparante voorbereiding van besluiten, beschikkingen, subsidieverstrekkingen en beleidsregels, over redelijke afdoeningstermijnen van besluiten en beschikkingen op aanvraag, over de informatieverstrekking naar de burger, over de noodzaak van samenhangende besluitvorming van verschillende bestuursorganen (ketenprocessen), over beroep, bezwaar en klachtenbehandeling en dus indirect over de manier waarop de overheid zijn eigen verantwoording en bewijsvoering dient te organiseren. Onderdeel van de AWB is de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, die de betrouwbaarheid regelt van elektronisch verkeer tussen bestuursorganen en burgers/bedrijven en tussen bestuursorganen onderling.

Auteurswet  en Databankenwet

Deze wetgeving is van belang voor zover zij van invloed is op de vrije beschikbaarheid van overheidsinformatie. Werken van 'de openbare macht’ vallen in principe niet onder het Auteursrecht, maar databanken van de overheid kunnen wel beschermd worden door het databankenrecht. Een en ander kan van invloed zijn op de inrichting en het beheer van gegevensbestanden van de overheid.

Wet bescherming persoonsgegevens 

De WBP geeft regels die een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens borgen. De wet bepaalt wat de rechten zijn van personen van wie gegevens worden verwerkt en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die gegevens verwerken. De WBP vereist dat de omgang met en verwerking van persoonsgegevens transparant is, dat de rechten van de betrokkenen worden gerespecteerd en dat de vastlegging van persoonsgegevens alleen geoorloofd is als en voor zolang die een vooraf vastgelegd en specifiek omschreven doel dient.

Wet elektronische handtekeningen

Een handtekening geeft waarborg en rechtskracht aan een document. Ook in een digitale wereld blijft een vorm van waarmerking noodzakelijk. De Wet elektronische handtekeningen onderscheidt verschillende soorten digitale handtekeningen en geeft aan welke niveaus van borging deze garanderen.

Wet openbaarheid van bestuur

Het uitgangspunt van deze wet is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te worden gemaakt. De WOB geeft iedere burger de gelegenheid meer inzicht te krijgen in het overheidshandelen en zo deel te nemen aan de democratie en de overheidsbesluitvorming. De wet is van toepassing op informatie van bestuursorganen die nog niet formeel is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Op overheidsinformatie die wel is overgebracht, is het ruimere openbaarheidsregime van de Archiefwet 1995 van toepassing.
De verschillende wetten zijn onderling niet altijd consistent. De specifieke doelstelling van de ene wet kan op gespannen voet staan met die van een andere wet, zoals in het geval van de WOB met de WBP. Niettemin zijn de basisprincipes die uit al deze wetten kunnen worden gedestilleerd helder en redelijk eenduidig.

Wet dualisering gemeentebestuur

Sinds de invoering van deze wet zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden en beschikken beide organen over een eigen ambtelijke organisatie ter ondersteuning. Met de komst van deze wet is de verantwoordelijkheid voor de archivering van raads- en bestuursstukken veranderd.