content

Elektronische depot is klaar om gevuld te worden

8 juni 2017

De gemeente Rotterdam heeft dankzij het Stadsarchief een belangrijke mijlpaal bereikt op gebied van informatiebeheer. Het systeem waarmee alle digitale informatie van vroeger, nu en de toekomst kan worden opgeslagen is klaar om grote hoeveelheden ‘data’ op te nemen. Het E-depot is bedoeld om de digitale informatie van de aangesloten overheidsorganisaties niet alleen veilig op te slaan, maar ook om deze actief te beheren.

Het Stadsarchief Rotterdam beschikt over een werkend elektronisch depot (e-depot) voor de opslag van digitale informatie. Belangrijk? Wie kent niet de tekening van Peter van Straaten ‘Blijf even aan de lijn Herman, dan zoek ik het op in het archief’ (man rommelt in prullenbak). Informatie wordt te gemakkelijk weggegooid. Bewaren is een vak, zeker als het gaat om digitaal geboren of gedigitaliseerde informatie. Informatie moet worden voorzien van de juiste labels (vindbaarheid), moet niet kunnen worden gewijzigd (betrouwbaarheid) en moet niet vergaan (duurzaamheid).

Wat is een e-depot?
Het lijkt misschien allemaal van zelf te gaan. Bestanden die we creëren in allerlei programma’s worden opgeslagen op een server. Daarna kunnen we ze altijd weer openen. Of toch niet?
Door technische verbeteringen komen er vaak nieuwere versies van programma’s, of er komt een heel nieuw pakket voor in de plaats. Vaak kunnen de nieuwere versies niet uit de voeten met de bestanden van de oudere versies. Bovendien wordt er met honderden verschillende programma’s gewerkt binnen de gemeente. Omdat de gemeente een wettelijke verplichting heeft om informatie beschikbaar te stellen, is er een slim systeem nodig. Een programma dat het mogelijk maakt om al die verschillende bestandtypes op één plek op te slaan en te bekijken. Het e-depot is de digitale bewaarplaats waar bestanden duurzaam worden geconserveerd.

E-depot klaar? Vullen maar!
Het e-depot is er klaar voor om de bestanden uit al die verschillende systemen op te nemen. De voorwaarde is wel dat deze zich in ‘geordende en toegankelijke staat’ bevinden, dat wil zeggen bestaan uit standaard (archiefwaardige) bestandsformaten voorzien van de juiste naamgeving. De komende periode gaat de gemeente Rotterdam aan de slag om de gemeentelijke data die daarvoor gereed zijn in het e-depot te plaatsen.

Voor wie doen we het?
Niet voor onszelf. De door de overheid gevormde en bewaarde informatie is van de burger die recht heeft op openbaarheid van gegevens of zelfs recht op inzage. Voor de medewerkers van de gemeente vormt de informatie een bruikbare geheugenbank. Het kost enige inspanning, maar dan heb je ook wat.

e-depot