content

leidraad overbrenging

Volgens artikel 12 van de Archiefwet horen archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, te worden overgebracht naar een wettelijke archiefbewaarplaats. Voor de gemeente Rotterdam, gemeenten in de regio en enkele andere overheidsorganen is het Stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats.
De archiefbescheiden moeten binnen tien jaar na het verstrijken van de 20-jaartermijn worden overgebracht. Opschorting van die termijn is alleen mogelijk na machtiging van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.
Wanneer te bewaren archiefmateriaal niet meer nodig is voor de administratie, kan de gemeentearchivaris in bijzondere gevallen toestaan dat archiefbescheiden eerder dan na twintig jaar worden overgebracht.

Archiefbescheiden worden door overbrenging naar het Stadsarchief volledig openbaar, tenzij bij de overbrenging in overleg tussen de beheerder en het Stadsarchief beperkingen zijn gesteld aan de openbaarheid.

Archieven behoren geordend, voorzien van een beschrijving en op de juiste wijze verpakt te worden overgebracht. Het overbrengen van archieven gebeurt periodiek, in onderling overleg af te spreken tussen de instelling en het Stadsarchief. Voordat een archief kan worden overgebracht naar het Stadsarchief, moet het voldoen aan de normen gesteld in de Archiefregeling. In de praktijk zijn die vertaald met behulp van de zogenaamde LOPAI-normen:

1.    Het archief bevindt zich in goede, geordende en toegankelijke staat (zie de artikelen 16 tot en met 26 van de Archiefregeling), en bevat geen ordners, nietjes, paperclips, ander ijzerwerk, gele memobriefjes of plastic mapjes.
2.    De gebruikte materialen voldoen aan de normen en eisen, zoals gesteld in de artikelen 3 tot en met 15 van de Archiefregeling. Dit houdt onder meer in dat de gebruikte materialen, zoals (dossier)omslagen, bindmateriaal, eventuele scheidingsstroken, etiketten en archiefdozen (doos en etiket volgens model Stadsarchief) zuurvrij dienen te zijn.
3.    De overbrenging van digitale informatie naar het e-depot vindt in ieder geval plaats in een op lange termijn raadpleegbaar bestandsformaat dat in overleg met het Stadsarchief wordt bepaald en wordt uitgevoerd zoals beschreven in het overdrachtsprotocol. (link opnemen)
4.    Het archief is niet vermengd met archief van andere, opgeheven of overgenomen instellingen. Is dat wel het geval dan dienen de verschillende archieven van elkaar gescheiden te worden.
5.    Het archief bevat geen (op termijn) vernietigbare bescheiden.
6.    De verschillende archiefonderdelen zijn uniek genummerd (zonder a-, b- of subnummers) en beschreven in een inventaris.
7.    De inventaris geeft een logische en gestructureerde opsomming van de archiefonderdelen, vast te stellen in overleg met Stadsarchief.
8.    De inventaris bevat tevens een inleiding met een korte institutionele geschiedenis van de instelling.
9.    De inventarisnummering sluit aan op eventueel al bij het Stadsarchief aanwezige bescheiden.
10.    De inventaris wordt digitaal aangeleverd in Excel, volgens het door het Stadsarchief vastgestelde format beschrijving archieven. Dit format voor het beschrijven van de archiefbestanden is gemaakt om de toegangen op archieven op een eenvoudige wijze en zonder ingrijpende aanpassingen te kunnen importeren in het beheersysteem van het Stadsarchief. Het format bevat naast een leeg werkblad voor de beschrijving van het archief ook een toelichting op de minimale vereiste metadata en een ingevuld overzicht als voorbeeld
11.    Van de overbrenging is een verklaring van overbrenging (zie onderstaand model) in tweevoud opgesteld, ondertekend door het hoofd van de overbrengende instelling en door de gemeentearchivaris. De archiefinventaris is een bijlage bij de verklaring.
12.    De instelling en het Stadsarchief hebben afspraken gemaakt over de verhuizing. De kosten daarvan zijn voor rekening van de overbrengende partij.
Na overbrenging wordt uw digitale archief gepreserveerd. Wat dit inhoudt staat in ons preserveringsbeleid. Het aangeboden preserveringsbeleid uit 2012 is niet actueel meer en wordt op dit moment herzien. In de loop van 2017 is een nieuwe versie beschikbaar.

 

Model verklaring van overbrenging


Verklaring van overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 1995, nr. 671)

De eerste ondergetekende, directeur van het cluster/secretaris van de gemeente ……….,

verklaart te hebben overgedragen aan de tweede ondergetekende, gemeentearchivaris van Rotterdam, die hiermee verklaart in de archiefbewaarplaats te hebben opgenomen de archiefbescheiden afkomstig van:

…………

over de periode ….. t/m……., zoals beschreven in de bijlage bij deze verklaring.


Voorts verklaart de eerste ondergetekende dat de overgebrachte archiefbescheiden zonder beperkingen voor een ieder ter inzage zijn.


(plaats en datum)

 
    
(naam) …………                                                                                    Mw. drs. J. Steenhuis,

directeur van het cluster/secretaris van de gemeente…                           gemeentearchivaris