content

Inzien van niet-openbare archieven

Inleiding
Waarom is een archief niet openbaar?
Wat moet ik doen om inzage te krijgen?
Hoe gaat inzage in zijn werk?
Geen ontheffing, wat dan?

Inleiding

Het Stadsarchief Rotterdam is een openbare instelling waar iedereen kosteloos onderzoek kan komen doen in de aanwezige archieven en collecties. In principe zijn alle archieven openbaar: ze kunnen zonder beperkingen worden ingezien door wie dat maar wil. Inzage kan door een origineel archiefstuk aan te vragen en op de studiezaal te bekijken. Van veel stukken zijn reproducties (microfiches of scans) aanwezig die u zelf uit de lades kunt pakken of opzoeken op de terminals in de studiezaal. Alleen als het archiefstuk in een te slechte staat verkeert, kunt u het niet inzien.

Het kan voorkomen dat u een archiefstuk wilt zien uit een archief dat nog niet of maar ten dele openbaar is. Hieronder wordt uitgelegd waarom de openbaarheid van een archief soms beperkt is en wat het voor u betekent als u het toch wilt inzien.

Waarom is een archief (gedeeltelijk) niet openbaar?

Bij het Stadsarchief zijn er twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Beide kunnen een openbaarheidsbeperking hebben. Hieronder wordt uitgelegd hoe dat precies zit.

Overheidsarchieven zijn archieven van de Gemeente Rotterdam of van haar rechtsvoorgangers (instellingen waarvan de rechten op de Gemeente zijn overgegaan). De Gemeente is verplicht deze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren voor bewijs- en rechtzoekenden en voor historisch onderzoek.

Particuliere archieven zijn archieven van bedrijven, verenigingen, stichtingen, families en personen. Deze archieven zijn aan het Stadsarchief geschonken of in bewaring (in bruikleen) gegeven. Het Stadsarchief beheert deze archieven omdat ze een belangrijke waarde hebben voor de geschiedenis van Rotterdam en een aanvulling zijn op de overheidsarchieven.

Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Hierin staat onder meer dat zodra een archief naar het Stadsarchief wordt overgebracht, dit automatisch openbaar is. In artikel 15 van de Archiefwet worden drie gronden genoemd op basis waarvan die openbaarheid toch kan worden beperkt:

  • de bescherming van de privacy van personen;
  • het belang van de Staat;
  • onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties.

In principe is een overheidsarchief na 20 jaar openbaar. Afhankelijk van de inhoud van het archief kan die termijn worden opgerekt tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier. Alleen voor akten van de Burgerlijke Stand gelden langere wettelijke termijnen in verband met privacy.

Volgens artikel 16 van de Archiefwet is het daarnaast mogelijk om raadpleegbeperkingen vast te stellen voor particuliere archieven.

 

Wat moet ik doen om inzage te krijgen in een niet-openbaar archief?

De Archiefwet voorziet in de mogelijkheid om een niet-openbaar archief toch in te  zien. Dat kan als het belang van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger. Bij een openbaarheidsbeperking gaat het meestal om privacygevoelige informatie, van de persoon zelf maar in bepaalde gevallen ook die van de nabestaanden.
Soms kan het gaan om de belangen van andere (natuurlijke of rechts-) personen, bijv. wanneer er informatie aan de overheid is verstrekt op basis van een wettelijke verplichting.


Niet-openbaar overheidarchief
Neem contact met ons op met een verzoek tot inzage van een archiefstuk (ontheffing raadpleegbeperking). Vermeld hierbij welk archief u wilt inzien met redegeving. Na het eerste contact wordt u gevraagd een formulier te ondertekenen waarin enkele voorwaarden zijn opgenomen voordat de ontheffing kan worden verstrekt. De bevoegdheid om wel of geen inzage te verlenen, ligt bij de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris neemt op uw verzoek een formeel, schriftelijk besluit.

Niet-openbaar particulier archief
Bij particuliere archieven kunnen de afspraken over openbaarheid verschillen omdat deze per archief worden gemaakt. De Archiefwet laat hierbij meer ruimte dan bij overheidsarchieven. Het Stadsarchief legt in een contract met de eigenaar van het archief vast, hoe lang de openbaarheid eventueel is beperkt en wie bevoegd is om ontheffing te verlenen. Soms heeft de eigenaar (de bewaargever) die bevoegdheid aan de gemeentearchivaris overgedragen.
Ook voor ontheffing van de raadpleegbeperking op een particulier archief kunt u via een formulier een verzoek indienen. U vraagt dan toestemming aan de eigenaar of de bewaargever van het archief.
De medewerkers van de studiezaal beschikken over de gegevens van de eigenaar of bewaargever en helpen u graag met het invullen van het formulier. Als de bevoegheid tot het verlenen van een ontheffing niet bij de gemeentearchivaris berust, moet u uw verzoek indienen bij de eigenaar of bewaargever zelf.


Het kan voorkomen dat er openbaarheidsbeperkingen berusten op een particulier archief waarvoor geen ontheffing hoeft te worden gevraagd voor raadpleging. In die gevallen kan worden volstaan met het ondertekenen van een verklaring. Deze verklaring kunt u verkrijgen aan de balie in de studiezaal.

Hoe gaat de inzage van niet-openbaar archief in zijn werk?

De inzage van niet-openbaar archief gebeurt uitsluitend op afspraak. Bij uw bezoek aan het archief moet u de schriftelijk door de gemeentearchivaris verleende ontheffing (of schriftelijke toestemming van de eigenaar of bewaargever) overleggen.

Bij het invullen en ondertekenen van de aanvraag tot ontheffing bent u akkoord gegaan met de voorwaarden die op het inzien van niet-openbaar archief van toepassing zijn. Zo is de informatie die u onder ogen krijgt, voor persoonlijk gebruik en dus niet voor anderen bestemd. Van niet-openbare archieven krijgt u geen kopie├źn. Ook mag u deze zelf niet maken.
Mocht uw onderzoek uitmonden in een publicatie, dan heeft u zich ermee akkoord verklaard dat u relevante passages voorafgaand aan publicatie ter goedkeuring voorlegt aan de Stadsarchivaris, danwel de eigenaar of bewaargever.

Ik heb geen ontheffing gekregen, wat dan?

Wanneer u door de gemeentearchivaris geen ontheffing wordt verleend, dan kunt u op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht daartegen bezwaar maken bij de gemeentearchivaris. Wanneer deze het besluit niet herziet, kunt u in beroep gaan bij het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Rotterdam.

Wanneer de eigenaar of bewaargever geen toestemming voor inzage verleent, dan kunt u daar geen bezwaar tegen maken.  

Heeft u nog vragen? Stel ze gerust aan de studiezaalmedewerkers!