Orden en selecteer
Bij de meeste mensen zit al een ordening in hun archief. Het is vaak niet nodig om deze ordening te wijzigen. Na het maken van een overzicht moet worden beslist welke bestanden bewaard moeten blijven. Foto’s, dia's, geluidsopnamen en video’s die in opdracht van de organisatie of door medewerkers zijn gemaakt horen ook bij het archief.
Voor archieven van onder meer stichtingen en verenigingen staat onderaan deze pagina een vraag 'Wat moet bewaard, wat kan weg?'
Klik erop en er verschijnt een overzicht van wat weg kan en wat niet. Overleg bij twijfel met de experts van Stadsarchief Rotterdam.
Beschrijf de documenten
Na de selectie volgt de beschrijving. U beschrijft bestanddelen van het archief. Een bestanddeel kan bijvoorbeeld een dossier zijn, maar ook een serie jaarverslagen, een notulenboek, etc. Een enkele keer kan het voorkomen dat er maar één bestanddeel in een doos past, of dat het bestanddeel uit één vel papier bestaat. Als het bestanddeel niet in één doos past, moet u het óf in twee bestanddelen splitsen, óf verpakken in een grotere doos.
Ieder bestanddeel krijgt een eigen uniek nummer met een eigen beschrijving in de plaatsingslijst. Gebruik cijfers in een doorlopende reeks. Niet onderverdelen als: 1; 1a; 2; 2.1; 2.2; maar: 1; 2; 3; 4; etc. Ditzelfde nummer zet u op de map. Op de doos schrijft u later welke nummers erin zitten, maar u geeft de doos geen eigen nummer!
Een beschrijving bevat 4 elementen: wie, wat, waar, wanneer? Een goede beschrijving kan zijn: “Stukken betreffende het overleg voor de werving van nieuwe leden, 1965”. Een beschrijving als: “Nieuwe leden, 1965” geeft dan te weinig informatie.
Van elk document wordt één exemplaar bewaard. Twee bestanddelen krijgen nooit dezelfde beschrijving, omdat ze immers niet hetzelfde zijn. Soms is alleen de datering verschillend, maar dat is geen probleem. Vaak staan er teksten geschreven op de ordners of de dossiermappen, waarmee de inhoud aangegeven wordt. Als de teksten niet te summier zijn, kunt u gebruikmaken van die teksten voor het opstellen van de hieronder vermelde plaatsingslijst. Probeer aanduidingen als “varia” of “diversen” te vermijden, die geven geen informatie. Datering achteraan de beschrijving geeft u aan gedurende welke periode de documenten zijn geproduceerd. Het gaat hier dus niet om het onderwerp. Er is bijvoorbeeld in 1965 een artikel geschreven over de oprichting in 1920. De datum die u in dat geval noteert is: 1965. Soms is het niet mogelijk de datering exact te bepalen. U kunt het dan aangeven als: ca. 1950. Als u helemaal geen schatting kunt maken noteert u: z.j. (zonder jaar).
Stel een plaatsingslijst op
In de plaatsingslijst worden de afzonderlijke bestanddelen beschreven. Daarnaast dient deze lijst als bijlage bij de overeenkomst van schenking of inbewaargeving. Zo is duidelijk welke documenten er zijn overgedragen. U wilt wellicht later iets nazoeken, of u hebt één van de documenten nodig.
Bij Stadsarchief Rotterdam zullen onderzoekers onderzoek kunnen doen in uw archief. Met behulp van de plaatsingslijst kunnen bezoekers een keuze maken uit de documenten die zij willen zien.
Indeling van de plaatsingslijst
De plaatsingslijst wordt in kolommen ingedeeld. Meest links staat een nummer, in de tweede kolom de beschrijving en in de derde kolom de datum. Bij een omvangrijk archief is het overzichtelijker om rubrieken in de plaatsingslijst aan te brengen. Zie onderaan deze pagina 'Voorbeeld van een plaatsingslijst'.
Volgorde van de plaatsingslijst
De belangrijkste documenten horen vooraan. Dit zijn jaarverslagen, verslagen van vergaderingen van besturen, directie, commissarissen, e.d.
Daarna de documenten waar informatie over veel onderwerpen te vinden is: correspondentie van het bestuur of de directie, algemene correspondentie, e.d. Vervolgens documenten die over bepaalde onderwerpen gaan: correspondentie met bepaalde instanties of personen, dossiers over de producten, de activiteiten, de financiën, het gebouw, het personeel, de reclame, e.d. Achteraan komen eventueel foto’s, geluidsbanden, video’s etc.
Voor de verdere verwerking van de plaatsingslijst door het Stadsarchief is het noodzakelijk, dat deze digitaal wordt aangeleverd in Excel.
Stel een toelichting op
Voor toekomstig gebruik van de archiefstukken is het nuttig om extra informatie te hebben over het archief en de organisatie en/of de personen die het archief gevormd hebben. De plaatsingslijst wordt daarom vergezeld van een toelichting. Het gaat hierbij om:
- De officiële naam, de functie, de taken of het soort organisatie.
- Een korte geschiedenis.
- De oprichtingsdatum en eventuele voorgangers, fusies, afsplitsingen.
- Is het archief volledig? Zo nee, wat ontbreekt er en wat is de reden daarvan?
- Zit er privacygevoelig materiaal in het archief (i.v.m. de openbaarheid)? Zo ja, welke nummers zijn dat?
Wanneer u in beschrijvingen een afkorting of een bijnaam gebruikt die in zwang is in uw organisatie, vertaal die dan voor de lezer. Probeer tot slot de plaatsingslijst te lezen met de ogen van een buitenstaander. Zal die begrijpen wat u bedoelt?
De toelichting is verdeeld over vijf velden, die het liefst allemaal door u worden ingevuld. Ga voor een voorbeeld naar Uitleg over de toelichting.
Verzorging
Om de archiefstukken bij het Stadsarchief duurzaam te kunnen bewaren moet het archief materieel verzorgd worden overgedragen. Wat moet u doen bij de materiële verzorging?
- Stofvrij maken.
- Verwijderen van alle ijzerwerk, karton, ordners, memobriefjes, plastic hoesjes en mapjes en elastiekjes. Let ook op nietjes die in brochures zitten!
- Controleren op schimmel, aantasting door ongedierte, verzuring en ernstige beschadigingen.
- Verpakken in zuurvrije mappen of voorzien van zuurvrije stroken.
- Verpakken in zuurvrije dozen. Het verpakkingsmateriaal is verkrijgbaar bij het Stadsarchief.
Het archief wordt overgedragen in archiefdozen en verpakt in zuurvrije mappen, volgens de richtlijnen van het Stadsarchief. U krijgt een demonstratie ‘verpakken’ op het moment dat het verpakkingsmateriaal verstrekt wordt.
Bij constatering van schimmel en/of ongedierte kunt u uw contactpersoon van het Stadsarchief waarschuwen. U kunt hetzelfde te doen als u in het archief bijvoorbeeld beeld en geluid aantreft, dat zich nog op niet digitale, dus verouderde dragers bevindt.
Als ordening niet lukt
Krijgt u het niet geheel voor elkaar om het archief op orde te krijgen voor de overdracht aan het Stadsarchief, dan kunt u in overleg met onze medewerkers ervoor kiezen (een deel van) de bewerking van het archief uit te besteden aan het Stadsarchief. Wij kunnen u dan informeren over de kosten daarvan en de prijzen van het verpakkingsmateriaal.