Deel 1: Inleiding, begripsbepaling en kaders

1. Inleiding

Om digitale informatie door de tijd heen toegankelijk te houden is het nodig om preservering uit te voeren. Onder preservering wordt verstaan het geheel van activiteiten gericht op de zorg voor de technische en intellectuele behoud van digitale informatie. Preservering omvat activiteiten zoals opslag, bewaring, conservering, restauratie, conversie en migratie. Preservering is een activiteit die alle afdelingen binnen het archief raakt en daar om is het noodzakelijk om op strategisch niveau beleid vast te leggen.

Op de webpagina vindt u een beleidsplan dat aangeeft hoe het Stadsarchief Rotterdam de digitale informatie die het beheert, authentiek en bruikbaar houdt. Daarnaast staan er voorwaarden in voor producenten van digitale informatie die - bij vroegtijdige implementatie in de eigen informatiesystemen - helpen om de informatie efficiënter en effectiever door de tijd heen mee te nemen, zodat ook de (toekomstige) gebruiker over deze informatie kan beschikken. Het preserveringsbeleid schetst de strategische uitgangspunten voor het beheer van digitale informatie en biedt handreikingen voor het opstellen van preserveringsplannen overdrachtsdocumenten, kostenmodellen  etc., maar werkt deze niet uit. Deze documenten zullen in een latere fase worden opgesteld.
 

1.1 Aanleiding

In het kader van de concern ontwikkelingen rond Het Nieuwe Werken en het digitaal inrichten van processen en het programma Digitaal 2017 van de Nederlandse Overheid, zijn er flinke stappen gezet in de realisering van digitale duurzaamheid. Het E-depot wordt in 2017 operationeel en gaat de digitale informatie van het concern Rotterdam duurzaam beheren. Daarom is het van belang om het bestaande preserveringsbeleid onder de loep te nemen en aan te scherpen.

Dit document legt, evenals het preserveringsbeleid dat in 2012 werd opgesteld, de nadruk op de diverse functies binnen preservering en de rollen en verantwoordelijkheden. Verder worden er op het vlak van preserveringsplanning kaders en richtlijnen aangereikt. In het huidige preserveringsbeleid wordt nadrukkelijker dan in het oude preserveringsbeleid aangehaakt bij het OAIS model* voor de inrichting van de preservering, terwijl het INK model** wordt geïntroduceerd als kwaliteitsnorm voor preservering.

*  Voor iedereen die zich met het toegankelijk houden van digitaal materiaal bezighoudt, is OAIS een standaardbegrip. OAIS, of volledig ‘REFERENCE MODEL FOR AN OPEN ARCHIVAL INFORMA-
TION SYSTEM’ is ontstaan onder auspiciën van The Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) in de Verenigde Staten. Dit is een internationale groep ruimtevaartorganisaties. Het resultaat van
hun werk is ondergebracht bij de International Standards Organisation (ISO) en bekend als standaard ISO 14721:2003. Het OAIS Reference Model geeft aanbevelingen bij het inrichten van een archief, dat gericht is op lange termijnbewaring van en toegang geven tot informatie, met name digitale informatie. Het biedt een
samenhangend geheel van uitgangspunten en terminologie. (Barbara Sierman, Het OAIS model, leidraad voor duurzame toegankelijkheid, Handboek Informatiewetenschap, Vol. 62 (2012))

**Het INK-managementmodel is ontwikkeld door het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK), een instituut dat tot doel heeft bedrijven en organisaties te ondersteunen bij het vergroten van hun kwaliteit. Het Nederlandse model is afgeleid van de Europese versie, het EFQM Excellence Model.

1.2 Digitale informatie en preservering

Digitale informatie is een breed begrip. Niet alleen in termen van collecties, maar ook als het gaat om materialen en dragers. Daarnaast varieert de mate van invloed die deskundigen in archiefbeheer en preservering hebben bij de creatie van digitale informatie.

Digitale informatie duurzaam toegankelijk maken én houden kent grote uitdagingen:

  • De voortdurende veranderingen in media en technologie.
  • De grote variatie aan gebruikte softwareformaten en informatiedragers.
  • De steeds snellere groei van digitale informatie.
  • De mix van informatie die bewaard moet blijven, en informatie die na verloop van tijd vernietigd moet worden.
  • Complexe informatieobjecten in vorm, structuur, samenhang en afhankelijkheid.
  • Het bieden van toegang tot informatieobjecten met relevante contextinformatie

Met dit preserveringsbeleid wil het Stadsarchief Rotterdam een gedeelte van die uitdagingen oppakken. Het beleid is gebaseerd op internationale standaarden en ‘best practices’ en probeert op die wijze zo veel mogelijk garanties te bieden bij de preservering van digitale informatie. Omdat elke manipulatie van een informatieobject risico’s op verlies met zich brengt, stelt dit preserveringsbeleid kaders om die risico’s zo klein mogelijk te maken.

Daarnaast wil het Stadsarchief Rotterdam hiermee verantwoording af te leggen over wat zij verstaat onder preservering, en hoe dit in de praktijk wordt gebracht. Niet alleen richting interne medewerkers, maar ook naar de buitenwereld, zoals bestuurders, klanten, burgers, partners en certificeerders. In dit plan geven wij aan hoe wij de digitale informatie die we beheren, authentiek en bruikbaar houden.

Tot slot bepaalt dit plan de voorwaarden voor archiefvormers (producenten van informatie) en de voorwaarden voor koppelingen naar gebruikers. Het beleidsplan geeft bovendien aan waar de verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie van het Stadsarchief Rotterdam.

1.3 Over welke informatie gaat het preserveringsbeleid?

Het preserveringsbeleid van het Stadsarchief Rotterdam gaat over alle digitale informatie die het Stadsarchief Rotterdam in beheer heeft en in beheer neemt. Deze informatie kan zich bevinden in archieven en collecties. Voor archieven maken wij daarbij onderscheid tussen  uitgeplaatste en overgebrachte (inclusief gedigitaliseerde) archieven:

  • Uitgeplaatste archieven zijn archieven die in beheer worden gegeven, zonder dat overbrenging cf de Archiefwet 1995 heeft plaatsgevonden; dit impliceert dat ten minste een deel van de verantwoordelijkheid voor het beheer bij de archiefvormer berust Uitgeplaatste archieven bestaan uit afgesloten dossiers, die zijn opgeslagen bij het Stadsarchief Rotterdam.
  • Overgebrachte archieven zijn archieven die cf de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het beheer gaat naar het Stadsarchief Rotterdam.

Overigens is het onderscheid tussen uitgeplaatst en overgebracht niet van belang voor de functie van preservering op zich. Mogelijk vraagt het wel om andere functionaliteiten voor het vernietigen van objecten, het synchroniseren van metadata en de eisen voor de toegang.

Het preserveringsbeleid gaat niet over de tot nu toe overgebrachte papieren archieven waaraan draagbare digitale media (zoals CD-roms en diskettes) zijn toegevoegd. De digital curation* die daarvoor nodig is, zal onderdeel worden van een geïntegreerde aanpak voor de verwerking van de digitale erfenis uit de periode 1985-2015. Digital curation komt eventueel later in de producten- en diensten catalogus (PDC) van het Stadsarchief Rotterdam.

Dit beleidsplan beperkt zich tot de custodial status** van digitaal archief. Dat wil zeggen: vanuit één plek in beheer. Op termijn zal het beleid ook gaan over non-custodial*** -oplossingen voor duurzame toegankelijkheid, of over preservering ter plaatse, het preserveren van informatie in de oorspronkelijke bronsystemen. Dat gebeurt dan in navolging van de ontwikkelingen op het vlak van de digitale overheid.

*Digital curation is de selectie en preservering en het onderhoud, verzamelen en archiveren van digitale informatie, ongeacht de drager.  Digital curation beperkt de veroudering van data en houdt de informatie toegankelijk voor toekomstig gebruik.

**Custodial status wil zeggen dat het Stadsarchief de (gedelegeerde) verantwoordelijkheid heeft voor beheer, behoud en beschikbaarstelling van het digitale archief dat is overgebracht of uitgeplaatst naar de archief bewaarplaats.

***Non-custodial wil zeggen dat het Stadsarchief toezicht houdt op digitale archieven, die zich bevinden in de oorspronkelijke vak applicaties of systemen die daar nauw mee verbonden zijn. Deze archieven zijn/worden niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

1.4 Ontwikkeling, verantwoording, audit en review

Dit document is opgesteld door de senior medewerker preservering, is afgestemd met de afdeling Inspectie en de werkgroep preservering en vastgesteld door het MT van het Stadsarchief Rotterdam. Het preserveringsbeleid sluit aan op de volgende beleidslijnen van het Stadsarchief Rotterdam:

  • Het informatiebeleid, inclusief enterprise-architectuur, aansluitvoorwaarden en koppelingen voor toegankelijkheid.
  • Het informatiebeveiligingsbeleid dat ervoor zorgt dat informatie alleen beschikbaar is voor geautoriseerde personen, inclusief uitwijk, back-up enzovoort.
  • Het acquisitiebeleid.
  • Het beleid op open data.

Het preserveringsbeleid wordt regelmatig herzien en verder ontwikkeld. Dat gebeurt als onderdeel van de beleidscyclus van het Stadsarchief Rotterdam.

1.5 Leeswijzer

De opbouw van dit plan is als volgt.

  • Hoofdstuk 2 geeft inzicht in de vraag wat het Stadsarchief Rotterdam verstaat onder het begrip ‘preservering’.
  • Hoofdstuk 3 beschrijft op welke standaarden en archiefwet- en regelgeving het preserveringsbeleid aansluit. Ook wordt aangegeven wat de verantwoordelijkheden zijn van het Stadsarchief Rotterdam als beheerder van digitale informatie.
  • Hoofdstuk 4 beschrijft hoe het Stadsarchief Rotterdam het preserveringsbeleid implementeert in de eigen organisatie.
  • De bijlagen geven definities en aanvullende informatie.
     

2. Wat verstaat het Stadsarchief Rotterdam onder preservering?

Het is van belang om het begrip ‘preservering’ goed te omschrijven. Op die manier kan de reikwijdte worden bepaald en kunnen de verantwoordelijkheden worden benoemd. Waarna de noodzakelijke activiteiten in preservering kunnen worden vastgesteld.

2.1 Begripsbepaling

Het Stadsarchief Rotterdam definieert digitale preservering als volgt:

Het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie (in de brede zin van het woord), dat deze blijvend raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek is.

Aan de basis van deze definitie staat het referentiemodel voor een Open Archival Information System Reference Model (OAIS)*. Deze ISO standaard definieert de kaders en procedures voor het bewaren van digitale informatie**. Het OAIS is in 2002 ontwikkeld om de functies te benoemen die nodig zijn voor duurzaam beheer van digitale informatie en daarvoor een gemeenschappelijke terminologie te ontwerpen.

*OAIS: Open Archival Information System zoals bepaald in ISO 14721:2012.

**Dit document spreekt over digitale informatie (objecten) die onder de archiefwet val(len)t om het geheel van interpretaties van archiefbescheiden, records, digitale documenten te vatten.

2.2 Functies voor duurzaam beheer

  • ingest, het binnenhalen van de gegevens (digitale objecten)
  • data management, het beheer van de metadata van de digitale objecten en het uitvoeren van controles
  • archival storage, het opslaan van de digitale objecten
  • administration, het coördineren van de activiteiten van de andere functies
  • preservation planning, het plannen van het duurzaam beheer van de digitale objecten
  • access, het toegang geven tot informatie aan gebruikers

In dit model ontbreekt de preservering zelf. Dat heeft te maken met het feit dat het OAIS model een conceptueel beeld schetst van de functionele componenten van een E-depot, de omgeving waarin dit functioneert en de informatieobjecten die er worden beheerd. Het is een model waar binnen nagedacht kan worden over de relevante processen rond preservering, zonder de details van uitvoering en implementatie. Het OAIS model kan ingezet worden om beslissingen met betrekking tot de daadwerkelijke uitvoering van handelingen in kaart te brengen.

2.3 Archival Information Package (AIP)

Bovengenoemde functies kunnen alleen worden uitgevoerd met respect voor en met een goed begrip van het Archival Information Package (AIP), zie figuur 2. Dit ‘pakket’ bestaat uit twee typen informatie: Content Information en Preservation Description Information (PDI) die op hun beurt zijn ingekapseld door de Packaging Information.

Vrij vertaald zijn deze aspecten belangrijk bij preservering:

  • de aangeleverde informatie;
  • de gebruikte vorm en structuur van het informatieobject;
  • de gebruikte techniek (soft- en hardware);
  • de kenmerken die zijn meegegeven aan de informatie;
  • de gewenste wijze van beschikbaar stellen.
     

3. Standaarden, wettelijke kaders en verantwoordelijkheden

Het preserveringsbeleid van het Stadsarchief Rotterdam baseert zich op een aantal standaarden. Het beleid is vormgegeven binnen de kaders van de Archiefwet, en gaat over alle digitale informatie die door het Stadsarchief Rotterdam in beheer wordt genomen.
 

3.1 Standaarden

Bij de ontwikkeling van het preserveringsbeleid is uitgegaan van de volgende standaarden, normen en richtlijnen:

  • ISO 14721 Space data and information transfer systems
    - Open archival information system (OAIS) - Reference model.
  • ISO 16363 Space data and information transfer systems
    - Audit and certification of trustworthy digital repositories.
  • 13008:2102 Information and documentation
    - Digital records conversion and migration process.
  • NEN-ISO 23081 Standaard voor metadata.
  • NEN-ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement.
  • NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.
  • Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO, 1 mei 2014)

3.2 Verantwoordelijkheden van de beheerder

Als beheerder van digitale informatieobjecten* heeft het Stadsarchief Rotterdam de volgende zes verantwoordelijkheden:

  1. Afspraken maken over aanlevering. Het Stadsarchief Rotterdam maakt afspraken met de archiefvormer - de leverancier van de digitale informatie. Die afspraken moeten gaan over de vorm waarin informatie wordt aangeleverd, en over de manier waarop. De afspraken tussen de archiefinstelling en de archiefvormer worden vastgelegd in een overdrachtsdocument**.
  2. Rechten regelen. Er wordt een overdrachtsdocument opgesteld. Daarin worden de rechten deels of helemaal aan het Stadsarchief Rotterdam overgedragen. Worden de rechten deels overgedragen, dan staat in het overdrachtsdocument welke rechten wel, en welke rechten niet worden overgedragen. Het Stadsarchief Rotterdam moet acties kunnen uitvoeren om de digitale informatieobjecten duurzaam toegankelijk te kunnen houden en te bewaren. De archiefvormer moet daar toestemming voor geven.
  3. Gebruikers bepalen. Het Stadsarchief Rotterdam bepaalt aan de hand van openbaarheidscriteria de designated community – de beoogde huidige en toekomstige gebruikers – bij overdracht van de digitale informatieobjecten en stemt dit af met de archiefvormer.
  4. Informatie bruikbaar en begrijpelijk maken. Het Stadsarchief Rotterdam zorgt dat de informatie die beschikbaar wordt gesteld betekenisvol en te gebruiken is, zonder dat daar toelichting op of assistentie bij nodig is.
  5. Integriteit*** waarborgen. Het Stadsarchief Rotterdam ontwerpt en werkt volgens processen die moeten zorgen dat digitale informatie niet beschadigd raakt, of verdwijnt. Het verwijderen van informatie kan slechts als onderdeel van een vastgesteld vernietigingsplan. Mocht het Stadsarchief Rotterdam als organisatie ophouden te bestaan, dan worden maatregelen getroffen om de informatie veilig te stellen.
  6. Authenticiteit**** garanderen. Het Stadsarchief Rotterdam garandeert vanaf het moment van opname dat de digitale informatie is wat het behoort te zijn.

*B. SIERMAN. “Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid. Handboek Informatiewetenschap, Vol. 62 (2012)

**Het overdrachtsdocument bevat onder meer afspraken over toegangsrechten en preserveringsrechten, het tijdschema en de wijze van levering en een detailbeschrijving van de structuur van de aan te leveren SIP.

***De kenmerken van Integriteit worden beschreven door ISO 15489-1, Section 7.2.4:
The integrity of a record refers to its being complete and unaltered. It is necessary that a record be protected against unauthorized alteration. . . .

****De kenmerken van Authenticiteit worden beschreven door ISO 15489-1, Section 7.2.2:
. . . To ensure the authenticity of records, organizations should . . . . ensure . . . . that records are protected against unauthorized addition, deletion, alteration, use and concealment.
 

3.3 (Wettelijke) kaders

Authenticiteit is belangrijk bij preservering. Vanuit dat oogpunt is vooral de Archiefregeling 2009 van belang. Het Stadsarchief Rotterdam baseert haar preserveringsbeleid op deze regeling. Voor het in geordende en toegankelijke staat bewaren van digitale archiefbescheiden stelt de Archiefregeling kwaliteitseisen aan:

  • het gedrag van digitale informatieobjecten;
  • de inhoud, structuur en verschijningsvorm van het digitale informatieobject;
  • de functionele eisen van het object;
  • het overzicht van digitale informatieobjecten dat actueel, compleet en logisch samenhangend moet zijn;
  • de identificatie van alle relevante digitale bestanden;
  • de koppeling met metagegevens;
  • de conversie, migratie of emulatie;
  • de bestandsformaten: die moeten betrouwbaar, volledig gedocumenteerd en open zijn;
  • de encryptietechniek;
  • de compressietechniek.

Daarnaast zijn uiteraard van belang de Archiefwet en het Archiefbesluit, de Baseline Informatiebeveiliging Rijksoverheid (BIR, 2012) en het daaruit voortvloeiende Concern Informatie beveiligingsbeleid 2014 en het Concern Informatiebeheer beleid 2014, DUTO 2016 (duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie).

Deel 2: Het preserveringsbeleid van het Stadsarchief Rotterdam

4. INK en Preserveringsbeleid

Dit deel van het beleidsplan is een uitwerking van de wettelijke kaders en verantwoordelijkheden van het Stadsarchief Rotterdam. Het INK-managementmodel  wordt gebruikt als basis voor uitgangspunten en te nemen maatregelen.

Het INK-managementmodel kent drie onderdelen:

  • Richten: welke koers volgt de organisatie op basis van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie?
  • Inrichten: welke strategie en welk beleid volgen uit deze koers?
  • Verrichten: welke hoofdprocessen volgen daaruit, en wat zijn de resultaten voor de diverse stakeholders?

4.1 Richten

4.1.1 Toepassen OAIS-model

In het preserveringsbeleid volgt het Stadsarchief Rotterdam het OAIS-model. Dit model wordt gebruikt om een omgeving te scheppen die de garantie biedt voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie aan een zo breed mogelijk publiek. Het OAIS-model benoemt de functies die nodig zijn voor duurzaam beheer, en geeft een gemeenschappelijke terminologie.

4.1.2 Kwaliteit

Basis van de functie preservering is bit preservering. Dat wil zeggen dat er een bit stream is die te allen tijde een bit-perfecte kopie oplevert. Het Stadsarchief Rotterdam draagt uiteraard zorg voor deze bit-perfecte kopie, maar zorgt er ook voor dat de informatie in de toekomst authentiek en betrouwbaar beschikbaar gesteld kan worden.

Dit laatste vraagt om méér dan alleen bit stream preservering.

Daarom moeten preserveringsplannen worden opgesteld. Deze plannen bevatten uitgangspunten om te kunnen anticiperen op veranderingen, om de gevolgen van die veranderingen te kunnen bepalen en om te kunnen ingrijpen als de goede, geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten wordt bedreigd (volgens het ‘just in time’ concept).

4.1.3 Kostenmodel

Het Stadsarchief Rotterdam stelt een kostenmodel op voor preservering. Dit wordt ontwikkeld samen met de NCDD/NDE . Het kostenmodel geeft de archiefvormer inzicht in de kosten van duurzaam digitale toegankelijkheid. Zo kunnen de kosten van preservering (in tijd en geld) afgewogen worden tegen de baten - de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie die authentiek en betrouwbaar is.

4.1.4 Certificering Trustworthy (Digital) Repository

Het Stadsarchief Rotterdam start een certificeringstraject voor Trustworthy (Digital) Repository. Certificering zorgt voor extra (h)erkenning. Ook draagt het bij aan de interne kwaliteitscyclus van het Stadsarchief Rotterdam.

4.1.5 Bestaan en continuïteit

Het bestaan van het Stadsarchief Rotterdam en andere archiefbewaarplaatsen is bij wet vastgelegd. Toch is het nodig de continuïteit van het E-depot te waarborgen. Dit gebeurt door het sluiten van escrow-overeenkomsten tussen het Stadsarchief Rotterdam en commerciële partijen die producten of diensten leveren en door een goede SLA met de serviceorganisatie van de gemeente Rotterdam (IIFO).

4.1.6 Open data

Het college heeft op 26 maart 2013 besloten “alle Rotterdamse data als open data te bestempelen en deze gericht beschikbaar te stellen tenzij….” In navolging hiervan heeft het Stadsarchief Rotterdam beleid voor Open Data opgesteld . Dat beleid gaat ook in op aspecten als intellectueel eigendom, licenties en waivers (vrijstellingen).

4.2 Inrichten

4.2.1 Aansluitvoorwaarden

Het Stadsarchief Rotterdam stelt aansluitvoorwaarden op voor Archiefvormers - de leveranciers van het archiefmateriaal.

In die voorwaarden staan:

  • de technische voorwaarden voor systeemaansluitingen;
  • de beperkingen bij digitale handtekeningen, compressie en andere technische bewerkingen;
  • de logische voorwaarden voor de interoperabiliteit van de metadata;
  • de afwegingscriteria voor de duurzaamheid van de formaten;
  • de noodzakelijke bewaartermijnen van uitgeplaatste informatie.

4.2.2 Overdrachtsovereenkomst

Het Stadsarchief Rotterdam maakt afspraken met elke archiefvormer. Die afspraken gaan over de vorm waarin en de manier waarop welke informatieobjecten aangeleverd worden . De afspraken worden vastgelegd in een Overdrachtsovereenkomst.

De overdrachtsovereenkomst of Submission agreement bevat onder meer de afspraken over toegangsrechten en afspraken mbt preserveringsmaatregelen, essentiële kenmerken van de digitale objecten, het tijdschema en de wijze van levering en een detailbeschrijving van de structuur van de aan te leveren SIP.

4.2.3 Designated community

Bij overbrenging of uitplaatsing geeft het Stadsarchief Rotterdam samen met de archiefvormer informatie mee aan elk informatiebestand, de zogenaamde metadata. Die informatie gaat o.a. over de relatie tussen het bestand en de wijze van beschikbaarstelling aan de verschillende gebruikersgroepen. Daarnaast start het Stadsarchief Rotterdam met community monitoring. Daarbij worden de wensen en eisen van designated communities gemonitord voor wat betreft toegang en gebruik van digitale informatie via het E-depot.

4.2.4 Open source en open standaarden

De E-depot voorziening van het Stadsarchief Rotterdam voor lange-termijnbewaring is gebaseerd op de open standaard van het OAIS-model.

Op Rijksniveau is besloten om als overheid zo veel mogelijk te kiezen voor het gebruik van open standaarden en open software; het concern Rotterdam heeft in 2008 besloten zich hieraan te conformeren. Het Stadsarchief Rotterdam volgt het beleid van het Concern Rotterdam en sluit daarmee aan op de richtlijn van de Archiefregeling 2009:

De Archiefregeling 2009 stelt dat digitale informatie ‘… uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, [is] opgeslagen in een betrouwbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.’

Wanneer er vlak voor overbrenging informatie moet worden omgezet naar een open standaard of open formaat, moet vooraf advies gevraagd worden aan het Stadsarchief Rotterdam of het Expertisecentrum Informatiebeheer (BCO). Dit omdat er bij omzetting ongewenst informatieverlies kan optreden. Ook wanneer de archiefvormer voor de aanschaf en inrichting van een procesapplicatie staat, is het goed om deskundigen van het Stadsarchief Rotterdam en/of het Expertisecentrum Informatiebeheer te betrekken en een risicoanalyse te doen . Deze analyse geeft antwoord op de volgende vragen:

  • Welk proces ondersteunt deze toepassing?
  • Welke informatie wordt daarbij gevormd, ontvangen en (her)gebruikt?
  • Welke functionaliteit moet behouden blijven in de toekomst (het doel van de informatie)?
  • Welk (maatschappelijk) belang dient deze informatie en welke mate van duurzame toegankelijkheid past daarbij?

Op basis van deze risicoanalyse kan o.a. worden gekozen voor toepassen van een open of gesloten bestandsformaat bij de inrichting van een systeem.
In principe neemt het Stadsarchief Rotterdam de informatie op zoals deze wordt geproduceerd door de archiefvormer.

4.2.5 Beschrijving metadata

Metadata is informatie over relaties tussen en informatie over informatieobjecten. Het Stadsarchief Rotterdam heeft een norm opgesteld waaraan de te bewaren metadata moet voldoen. Deze norm is neergelegd in een metadatamodel, dat is gebaseerd op Toepassingsprofiel Metadata Lagere Overheden (TMLO).

4.2.6 Bestandsformaten en essentiële kenmerken

Op dit moment legt het Stadsarchief Rotterdam geen beperking op in het aantal, noch in het type op te nemen bestandsformaten. Op basis van risicoanalyse van gebruikte bestandsformaten  worden afspraken gemaakt over eventuele omzetting naar een archiefwaardig, open formaat. Deze afspraken worden vastgelegd in de overdrachtsovereenkomst.

Het Stadsarchief Rotterdam geeft in de Handreiking Bestandsformaten voor Duurzame Toegankelijkheid  een overzicht van voorkeursformaten en hun toepassing. Indien deze voorkeursformaten worden toegepast, kan preservering - en daarmee de duurzame toegankelijkheid – eenvoudiger – en dus efficiënter - worden uitgevoerd.

De ervaring leert dat slecht uitgevoerde conversies en migraties op dit moment het grootste risico geven op informatieverlies. Bijvoorbeeld een conversie van een gesloten naar een open formaat. Als iets niet te lezen is, komt het vaak door een fout in het menselijk handelen; informatie wordt dan verkeerd geconverteerd of opgeslagen.
Bij grote bulkmigraties is er soms slechte of onvolledige kwaliteitscontrole.

Wat ook meespeelt, is dat een migratiebeslissing niet alleen kan worden gemaakt op basis van bestandsformaat of –extensie. Veel belangrijker zijn de keuzes in wat je wilt bewaren qua essentiële kenmerken, zoals gedrag, inhoud, vorm en structuur van het informatieobject. Het Stadsarchief Rotterdam stelt een lijst met criteria op om deze essentiële kenmerken vast te stellen. Daarbij wordt benadrukt dat een keuze voor niet-open standaarden gevolgen kan hebben voor:

  • de bijbehorende preserveringsstrategie. Dat wil zeggen de mogelijke actieve en passieve preservering ;
  • de vorm van beschikbaarstelling van de informatie. Dit in verband met de noodzakelijke viewers of vrij te verkrijgen software.

4.2.7 Automatisering

Het Stadsarchief Rotterdam doet de opname van digitale objecten zo veel mogelijk geautomatiseerd. Dat geldt ook voor het uitvoeren van het beheer, de preserverings-acties en de acties voor beschikbaarstelling.

4.2.8 Compressie

De Archiefregeling 2009 stelt: ‘Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.’

Compressie is een techniek waarmee de omvang van elektronische gegevens verkleind wordt. De kwaliteit van compressie hangt af van twee zaken: de toegepaste compressie-algoritmen en de informatieobjecten waarop compressie wordt gedaan. Lossless compressie is onder bepaalde voorwaarden toegestaan, mits herstel naar het oorspronkelijke formaat mogelijk is. AIs er al compressie is toegepast op een informatieobject en is deze niet omkeerbaar, dan neemt het Stadsarchief Rotterdam dit in deze gecomprimeerde vorm op.

4.2.9 Zelfredzaamheid bij gebruik

Het Stadsarchief Rotterdam zorgt ervoor dat gebruikers de informatie, die beschikbaar wordt gesteld, kunnen interpreteren en gebruiken. Dat doet het Stadsarchief Rotterdam door de digitale informatie - inclusief metadata - beschikbaar te stellen via websites en –portals. Op deze websites en portals kan men gebruikmaken van viewers en downloadmogelijkheden.

4.2.10 Encryptie en toegangsrechten

Volgens het OAIS-referentiemodel moet het mogelijk zijn om toegang te geven tot digitale informatie. Daarom neemt het Stadsarchief Rotterdam in principe geen ge-encrypte informatieobjecten op in het E-depot. Is er wel sprake van encryptie, dan moeten de bijbehorende decryptiesleutel en wachtwoorden worden verstrekt. Het Stadsarchief Rotterdam zorgt vervolgens voor toepassing van de wettelijk geldende openbaarheidsbeperkingen en rubriceringen.

4.2.11 Digitale handtekening

De Archiefregeling 2009 geeft in artikel 24 lid C een aantal voorwaarden  bij informatie met een digitale handtekening. Deze voorwaarden gelden als de juridische rechtmatigheid van de informatie (inclusief handtekening) mogelijk nog in het geding is bij uitplaatsing of na overbrenging. Onderzocht moet worden of het juridisch mogelijk is dat, wanneer het beheer van het Stadsarchief Rotterdam de functie van de digitale handtekening kan overnemen, de handtekening zelf niet wordt overgenomen. De authenticiteit blijft immers bewaard door vastlegging in de metadata en procedures. Wanneer de functie niet kan worden overgenomen, dan wordt conform de Archiefregeling 2009 gehandeld.

Archiefregeling 2009 Art 24 lid c: In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid: 1°. de houder van de digitale handtekening; 2°. het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan; 3°. de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en 4°. voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening

4.2.12 Technisch en functioneel beheer bij preservering

De rollen en verantwoordelijkheden voor preservering worden binnen het Stadsarchief Rotterdam als volgt onderscheiden:

Archieven en Collecties en I&S:
• Ingest
• Datamanagement
• Access
• Administratie

Betrokkenen: senior medewerker medewerker preservering, Experts digitaal archief, beheerder, Adviseur digitale informatie, E-conservatoren

Team E-depot/ Team Preservering, Conservering en Restauratie:
• Preserveringsbeleid
• Preserveringsplanning
• Administratie

Betrokkenen: senior medewerker medewerker Preservering, Experts digitaal archief, E-conservatoren

IIFO:
• Storage
• Administratie
• Servicedesk en beheer

Betrokkenen: applicatie beheerder, technisch beheerder, productspecialist, beveiliger, E-conservatoren

Expertisecentrum Informatiebeheer, E-relatiebeheer:
• Pre-ingest
• aansluiten
• signaleren/adviseren archiefvormer

4.3 Verrichten

4.3.1 Pre-ingest

In deze fase worden de overdrachtsovereenkomst  en aansluitvoorwaarden uitgevoerd.
Er wordt gecontroleerd op:

  • de technische voorwaarden voor systeemaansluitingen;
  • de beperkingen in digitale handtekeningen, compressie en andere technische bewerkingen;
  • de logische voorwaarden voor de interoperabiliteit van de metadata. Er wordt een mapping gemaakt tussen de metadata van de Archiefvormer en het metadatamodel van het Stadsarchief Rotterdam. Is er geen match, dan wordt nagegaan of de metadata aangevuld moet of kan worden of dat deze verbeterd kunnen worden;
  • de bewaartermijn voor uitgeplaatste informatie;
  • de relatie van de informatie met openbaarheid en hergebruik;
  • de informatie over de relatie tussen het informatiebestand en de manier waarop het (machine leesbaar) beschikbaar wordt gesteld aan de verschillende gebruikersgroepen.

Naast deze controles wordt een risico-inschatting gemaakt met betrekking tot de gebruikte formaten: hoe duurzaam is het formaat? Op basis daarvan volgt mogelijk al een omzetting van bepaalde formaten naar een duurzamer formaat. Beide formaten worden - met de metadata - ge-ingest.

De archiefvormer levert de informatie waarna de metadata worden omgezet naar een machine leesbaar formaat (XML-bestand). Dit opdat de metadata met de digitale objecten kunnen worden opgenomen - via de SIP Generator.

Aan het einde van de pre-ingest is er een valide en bruikbaar submission information package (SIP).

Het Stadsarchief Rotterdam controleert de SIP via een checksum op integriteit. Daarnaast is er controle op volledigheid door middel van een check of alle opgegeven informatieobjecten en metadata ook daadwerkelijk in de SIP zitten.

4.3.2 Ingest

Bij de ingest van de SIP worden een aantal controles en identificaties uitgevoerd. Dit zijn belangrijke randvoorwaarden voor goed beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie. Het gaat om deze controles en identificaties:
• karakterisatie;
• controles op integriteit;
• virus controle en check op beveiliging;
• check op de submission agreement.

Karakterisatie

Karakterisatie bestaat uit de volgende vijf handelingen:

  1. Identificeren van het bestandsformaat. Het bestandsformaat wordt geïdentificeerd en door middel van een in de metadata opgeslagen PUID  (Persistent Unique Identifier) aan de Technical Registry gekoppeld.
  2. Valideren. Gekeken wordt of het bestandsformaat is opgebouwd volgens de technische specificaties.
  3. ‘Meten’. Onderzocht wordt of er technische eigenschappen zijn die duurzaam beheer in de weg zouden kunnen staan. Denk aan encryptie, compressie, enzovoort. Ook dit wordt opgeslagen in de metadata, met een PUID.
  4. Identificeren van embedded objecten, bijvoorbeeld afbeeldingen of grafieken in een Word-bestand, van objecten in containerbestanden, bijvoorbeeld e-mails met bijlagen, webpagina’s van een website. Bestandsformaten van deze objecten worden opgeslagen in de metadata, met een PUID.
  5. Identificeren van bestandseigenschappen (properties). Properties zijn bijvoorbeeld de hoogte en breedte van een afbeelding. Of het aantal bladzijden en woorden van een tekstdocument. De waarden van deze properties worden geëxtraheerd en opgeslagen in de metadata, met een PUID.

Controles op integriteit

De volgende kwaliteitscontroles op integriteit worden uitgevoerd:

  • Metadata integrity check. Nagegaan wordt of de metadata een bijbehorend informatieobject heeft (of er geen “losse” metadata wordt opgenomen)
  • Content integrity check. Nagegaan wordt of de content files zijn gespecificeerd in de metadata en of dit consistent gebeurd is.
  • Fixity check. De checksum voor elke content file wordt vergeleken met de originele checksum zoals gespecificeerd in de metadata. Vóór de ingest vindt deze controle plaats na elk transport (ftp, kopiëren enz.). Na de ingest gebeurt deze controle periodiek.

Deze controles zorgen ervoor dat er geen content wordt opgenomen zonder metadata. En andersom: dat er geen metadata zonder content wordt opgenomen.

Viruscontrole en check op beveiliging

Viruscontrole is dubbel uitgevoerd in de netwerkomgeving van het cncern Rotterdam. Daarnaast vindt lokale viruscontrole plaats op de PC waar de SIP’s verwerkt worden. De E-depot software voert bij de opname eveneens een viruscontrole uit. De informatiebeveiliging is geregeld conform de eisen van het Concern Informatie beveiligingsbeleid 2014.

Zowel het originele informatieobject als de originele metadata worden opgeslagen. Er wordt een AIP gemaakt die de status krijgt van origineel informatieobject. Deze AIP krijgt een uniek identificatienummer en wordt weggeschreven naar de storagedatabase. Een deel van de metadata die ontvangen wordt, is beschrijvende information. Dit deel wordt geëxporteerd naar het collectiebeheersysteem van het Stadsarchief Rotterdam. Daar wordt het verder verrijkt. De originele metadata van de zorgdrager blijft bewaard in het
E-depot - in de metadata-database. Ook alle metadata die wordt gegenereerd tijdens de verschillende processen, komt in dezelfde metadata-database. Er komt dus tijdens het beheer van informatieobjecten steeds meer metadata bij.

Check op de overdrachtsovereenkomst
Tot slot is er een check op de afspraken in de overdrachtsovereenkomst.

4.3.3 Storage

Voor de opslagomgeving gelden de eisen uit het concern Informatie beveiligingsbeleid 2014. De opslaglocatie is vastgelegd. Met het oog op de snel groeiende omvang van te bewaren digitale informatie wordt overwogen of in de toekomst de principes van tiered storage of cached storage kunnen worden gehanteerd.

Tiered storage wil zeggen dat alle informatieobjecten op de grote - trage - storage staan, en de vaak opgevraagde informatieobjecten daarnaast ook op een - snelle - ‘cache’-omgeving. In praktijk worden er dan diverse soorten opslagmedia ingezet voor diverse soorten informatieobjecten. Bijvoorbeeld relatief kleine, maar snelle (en duurdere) opslagmedia voor vaak opgevraagde informatieobjecten. En grotere, tragere (en goedkopere) opslagmedia voor minder vaak opgevraagde informatieobjecten. Bij deze overweging spelen kosten-batenaspecten een rol, zoals het aantal en de grootte van de opgevraagde informatieobjecten.

4.3.4 Datamanagement

Datamanagement is het bijhouden van de informatie over de informatieobjecten. Of beter gezegd: het omvat alle logging en rapportages op wijzigingen in de metadata, zowel in de E-depot-voorziening en het collectiebeheersysteem, als in de informatieobjecten zelf. Ook legt Datamanagement een (automatische) relatie met de technical registry, registreert waar (op de hardware) informatie is opgeslagen en welk  metadataschema is gebruikt. Er is altijd een onverbrekelijke relatie tussen de informatie zelf en de informatie daarover in Datamanagement. Datamanagement wordt uitgevoerd door de E-conservatoren.

4.3.5 Preserveringsplanning

Het E-depot van het Stadsarchief Rotterdam voorziet in bit preservering. Dat gebeurt door:

  • Het onderhouden van minstens één beschikbare kopie van elke bitstream. Er worden altijd ten minste twee exemplaren bewaard van elke bitstream: het origineel en (ten minste) één kopie.
  • Het garanderen van de integriteit van de bitstream (checksum controleren) en het instellen van een controlecyclus.
  • Het kunnen aantonen en documenteren dat altijd het origineel en (ten minste) één kopie van elke bitstream wordt bewaard en de integriteit daarvan gecontroleerd wordt.

Aan de E-depotvoorziening is een (linked) technical registry gekoppeld. Daarin wordt de representation information verzameld en bijgehouden. Dit hoort bij de preserveringsplanning.

Het Stadsarchief Rotterdam richt een preservation watch in. Dit is een voorziening voor het toekomstig beheer en de toegankelijkheid van informatieobjecten en metadata. Met de preservation watch wordt de leveranciersondersteuning van gebruikte technologieën gemonitord - niet alleen in de eigen organisatie, maar ook daarbuiten - en de wensen en eisen van de communities (gebruikersgroepen). Daarnaast volgt de preservation watch de technologische ontwikkelingen en adviseert over de mogelijkheden van toepaasing daarvan. De preservation watch stelt ons in staat om triggers op preservering in te bouwen in de gebruikte systemen.

Taken van de preservation watch:

  • Volgen van (inter)nationale ontwikkelingen in technologie, standaarden en gebruikte hard- en software door archiefvormers en daarover rapporteren;
  • Regelmatige evaluatie en bijstelling van designated communities;
  • Risico-inventarisaties ten aanzien van de informatieobjecten en metadata in het E-depot;
  • Monitoren van de archiefvormer, gebruiker en de eigen organisatie op veranderingen die invloed kunnen hebben op de duurzame toegankelijkheid van de informatieobjecten.

Informatieobjecten moeten duurzaam toegankelijk zijn. Er zijn triggers nodig die de organisatie waarschuwen als ze dat niet (meer) zijn. Om die triggers in de organisatie in te bouwen, worden maatregelen geïmplementeerd:

  • Er zijn strategieën gedefinieerd voor de preservering van verschillende formaten. Het kan gaan om omzetting, emulatie, inzet van viewers of een combinatie daarvan. Hierbij wordt rekening gehouden met de essentiële kenmerken van een informatieobject. Naast het origineel wordt de beste kwaliteit van het gemigreerde bestand bewaard, waarbij ook gekeken wordt naar de essentiële kenmerken van het betreffende informatieobject. Door een preserveringsstrategie ontstaat naast het oorspronkelijke informatieobject een betrouwbare en raadpleegbare versie.
  • De software is voorzien van preserveringstools. Die worden ingezet voor de uitvoering van preserveringsacties; deze acties gebeuren zo veel mogelijk geautomatiseerd. De tools zijn in lijn met de informatieobjecten en formaten die (het meest) voorkomen bij de overheid.

Gaat een trigger af, dan wil dat zeggen dat er iets aan het veranderen is dat (mogelijk) invloed heeft op de gebruikte technologie of toegang. De impact van die verandering wordt dan ingeschat, evenals de kans dat de verandering gaat optreden en gevolgen ervan voor de collectie. Op basis daarvan wordt preservering gepland. Is er een preserveringsactie nodig, dan moet er een preserveringsplan worden gemaakt, op basis van de actuele strategieën. In dit preserveringsplan staat:

  • een definitie van het type informatieobject waar het plan voor geldt;
  • een beschrijving van de verandering;
  • een beschrijving van de beoogde uitkomst;
  • een stappenplan (inclusief naam en versie van de te gebruiken soft- en hardware, noodzakelijk vereiste configuraties en de exacte volgorde van de benodigde stappen);
  • succesfactoren;
  • risico’s
  • de wijze waarop het testen, goedkeuren en documenteren van het proces plaatsvindt.

De E-depot software van het Stadsarchief Rotterdam levert een container waarbinnen individuele (derde-partij) tools ten behoeve van preservering gekoppeld kunnen worden en waar automatische uitvoering van preserveringsacties plaatsvindt, onder controle van de E-depot software.

4.4 Access

De access-functionaliteit ondersteunt het toegankelijk, leesbaar en bruikbaar aanbieden van informatieobjecten, de afhandeling van informatie- en serviceverzoeken en enkele aggregatie-vriendelijke koppelingen voor gebruiker interfaces, inclusief autorisatieschema’s. Vanuit de koppeling met het collectiebeheersysteem en de access workflow wordt een DIP ter beschikking gesteld. Dat gebeurt stapsgewijs. Afhankelijk van de designated community of gebruiker wordt de informatie op verschillende manieren beschikbaar gesteld. Bijvoorbeeld via een viewer of downloadfunctionaliteit.

Het Stadsarchief Rotterdam werkt ook aan een open standaard (EAD) voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van digitale informatie. De relatie tussen de beschrijvende metadata en het digitale bestand wordt geborgd door een unieke identifier. Continue community monitoring is nodig om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het Stadsarchief Rotterdam doet dit onder andere via de eerder genoemde preservation watch en in samenwerking met andere archiefinstellingen.

4.5 Administration

De administration functie regelt alle afspraken met betrekking tot de levering van archiefvormers aan het archief. Administration gaat over procedures om het materiaal op te nemen en legt het procesverloop vast.

Verder is deze functionaliteit verantwoordelijk voor het vastleggen en onderhouden van de standaarden, het beleid dat het archief hanteert en de belangrijke randvoorwaarden en beleidsuitgangspunten voor het archief. Daarnaast wordt binnen de administration functie het systeem beheert en is hier de verantwoordelijkheid belegd voor de gebruikte soft- en hardware en de controle op de toegang daarop.

Deze rol is belegd bij de senior medewerker preservering, de E-conservator en de afdeling Archieven en Collecties, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid.