1. Overdracht van digitale informatie aan het Stadsarchief

Overdracht van digitale informatieobjecten is een proces dat bestaat uit een aantal interacties tussen de archief-/collectievormer en het Stadsarchief Rotterdam. Onderstaande beschrijving van de interacties is ontleend aan de ISO-norm 20652:2006 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard. In de ISO-norm wordt een gedetailleerde toelichting gegeven op de interacties. Het doornemen van de toelichting is nuttig voordat de aanvullende overdrachtsafspraken voor de eigen organisatie worden opgesteld.

Voor het concern Rotterdam moet in het voortraject naar overdracht (de Pre-ingest) het Expertisecentrum Informatiebeheer worden betrokken. Zij adviseren hierin en leveren ondersteuning bij de juiste voorbereiding naar de overdracht. De interacties tussen de archief-/collectievormer en het stadsarchief zijn onderverdeeld in vier fasen en gerelateerd aan de betreffende fases van de ISO norm:

  • P - pre-ingest of voorbereidende fase. Dit betreft de afspraken tussen de archief-/collectievormer en het stadsarchief. Welke digitale informatieobjecten worden wanneer en hoe overgedragen, wat is de herkomst, hoe is de toegankelijkheid geregeld en wat is de minimum-set aan beheergegevens.
  • F - formele fase. Hierin wordt de data op orde gebracht en wordt overeenstemming bereikt over de over te dragen informatieobjecten, de aanvullende informatie (metadata) en de planning van de overdracht. Dit wordt vastgelegd in een Overdrachtsovereenkomst.
  • T - transfer- of overdrachtsfase. Hierin vindt de feitelijke overdracht van de informatieobjecten naar het E-depot van het stadsarchief plaats zoals overeengekomen.
  • V - validatiefase. Dit betreft de technische en inhoudelijke kwaliteitscontrole van de overgedragen informatieobjecten. Deze kwaliteitscontrole maakt onderdeel uit van de ingest-procedure van het E-depot.

Het hoofdproces van opname in het E-depot verloopt als volgt:

  1. Verzoek tot opname E-depot;
  2. Voorbereidende fase;
  3. Formele fase;
  4. Overdrachtsfase;
  5. Validatiefase.

2. Stappenplan - Procedure van overdracht

2.1 Toetsing vóór overdracht

Deze toetsing wordt uitgevoerd door de archief-/collectievormer in samenspraak met het Stadsarchief Rotterdam. Voor het concern Rotterdam wordt de toetsing begeleid door het Expertisecentrum Informatiebeheer.

2.1.1 Marginale toets

De marginale toets is een snelle eerste indicatie waarin samen met de archief-/collectievormer wordt bepaald of het zinvol is de hele procedure voor overdracht te doorlopen. Hiermee wordt voorkomen dat onnodig tijd wordt besteed aan uitgebreide inhoudelijke toetsing van aangeboden informatieobjecten die (nog) niet voor overdracht in aanmerking komen.

Kernvragen zijn of de over te dragen informatieobjecten thuis horen in het E-depot van het stadsarchief, of ze overgedragen kunnen worden en of ze op het juiste ogenblik overgedragen worden.

De marginale toets bestaat uit zeven voorwaarden die in twee onderdelen gegroepeerd zijn. Aan de zeven voorwaarden moet voldaan zijn voordat er een overdracht kan plaatsvinden:

Komen de informatieobjecten in aanmerking voor opname in het E-depot van het stadsarchief?

  1. De bewaartermijn van de over te dragen informatieobjecten is langer dan 7 jaar.
  2. De over te dragen dossiers/zaken zijn afgesloten.
  3. De informatieobjecten hebben betrekking op het werkgebied van het stadsarchief.

Is overdracht mogelijk en noodzakelijk?

  1. De archiefstukken bevinden zich in goede, geordende en toegankelijke staat.
  2. Relaties tussen de over te dragen informatieobjecten en over te dragen data/informatie uit andere (bron)systemen is duidelijk in kaart gebracht. Er worden volledige dossiers overgebracht.
  3. Het is duidelijk welke informatieobjecten overgedragen worden, waar ze in hun ‘originele’ vorm beheerd en bewaard worden en het is duidelijk welke (technische) types informatieobjecten het betreft.
  4. Er is een aansluiting gerealiseerd tussen de (bron)systemen waarin de informatieobjecten zich bevinden en het E-depot.

Een negatieve uitkomst van de marginale toets kan tot een van de hierna genoemde vervolgstappen leiden:

  1. Uitstel van overdracht in afwachting van:
    - In goede, geordende en toegankelijke staat brengen;
  2. Aanbieding voor overdracht elders;
  3. Besluit om niet over te dragen;

Een positieve uitkomst leidt tot het vervolgen van de procedure door de inhoudelijke toets uit te voeren.

2.1.2 Inhoudelijke toets

In deze toets wordt in detail gecheckt of de informatieobjecten overgedragen kunnen worden. Aan de vijf voorwaarden van de toets moet voldaan zijn voordat er een overdracht kan plaatsvinden.

  1. De informatieobjecten zijn in goede, geordende en toegankelijke staat en er is een informatiebeheerplan aanwezig.
  2. Metadata is duidelijk in kaart gebracht, met onderscheid in:
    - beschrijvende, technische en administratieve metadata.
    - specifieke metadata uit het proces (zogenaamde agency specific metadata) die niet in een DMS zijn opgenomen, maar in een procesapplicatie of zaken- en/of gegevensmagazijn.
  3. Er zijn afspraken gemaakt rond alle juridische rechten, zoals auteursrecht, eigendomsrecht en openbaarheid en deze zijn in de metadata opgenomen.
  4. In geval van op termijn vernietigbare informatieobjecten: de bewaartermijnen zijn opgenomen in de metadata en er zijn afspraken gemaakt over autorisatie van vernietiging.
  5. Het concern Rotterdam kent op dit moment geen lijst van toegestane bestandsformaten. Bij overdracht worden er duidelijke afspraken gemaakt tussen archief-/collectievormer en stadsarchief omtrent (actieve) preservering.
    - Bestandsformaten zijn bij voorkeur open standaarden
    - In bestandsformaten wordt geen lossy compressie toegepast.
    - Er is geen encryptie toegepast op de informatieobjecten tenzij in processen waarbij dit omwille van beveiligingsredenen vereist is. In dat geval wordt de encryptiesleutel meegegeven.

Richtlijnen met betrekking tot het gebruik van bestandsformaten zijn nader uitgewerkt in de notitie "Handreiking Bestandsformaten E-depot".
Een negatieve uitkomst van de inhoudelijke toets kan tot een van de hierna genoemde vervolgstappen leiden:

  1. Uitstel van overdracht in afwachting van: op orde brengen van de informatie
  2. Besluit om niet over te dragen: Een positieve uitkomst leidt tot het vervolgen van de procedure door het opstellen van het overdrachtsdocument.

2.1.3 Bepalen of bewerking noodzakelijk is

Wanneer archief wordt overgedragen zal in de meeste gevallen een bewerkingsslag moeten worden uitgevoerd. Wanneer er sprake is van een digitaliseringsproject is bewerking in de meeste gevallen niet noodzakelijk, omdat in het digitaliseringsproject goede afspraken gemaakt zijn met betrekking tot de kwaliteit van de scans en de metadata, zodat de informatie op orde is. Wel moet een controle uitgevoerd worden op de kwaliteit van de scans en bijbehorende metadata. Wanneer deze in orde zijn, kunnen de bestanden direct aangeleverd worden voor het maken van een SIP en wordt een Transfer-agreement opgesteld (zie hiervoor de betreffende stap in de formele fase). Wanneer de bestanden niet in orde zijn, worden deze aangeleverd voor interne bewerking.

Afspraken met betrekking tot de uit te voeren bewerkingen worden vastgelegd.

2.1.4 Bepalen wie de bewerking uit gaat voeren

Wanneer bewerking noodzakelijk is, moet bepaald worden wie de bewerking uit gaat voeren: de aanleverende partij (extern) of het stadsarchief (intern). Bepalend daarbij zijn de uit te voeren werkzaamheden en de mogelijkheden en deskundigheid van de archief-/collectievormer om dit op de juiste wijze te doen. Wanneer de werkzaamheden intern worden uitgevoerd, zijn hier in principe kosten aan verbonden voor de archief-/collectievormer.
 

2.1.5 Opstellen overdrachtsovereenkomst

In de overdrachtsovereenkomst worden de contactgegevens van de archief-/collectievormer, de classificatie van de informatie, de afspraken met betrekking tot metadata en bestandsformaten en de afspraken over uit te voeren werkzaamheden en wijze van aanleveren vastgelegd.
 

Naam Uitvoerende Beschrijving
Verzoek overdracht  

Overdracht van informatieobjecten. Contact kan ontstaan door:

  • verstrijken afgesproken overbrengingstermijn of;
  • op verzoek van Archiefinspectie/Expertisecentrum Informatiebeheer
  • op initiatief van archief-/collectievormer
Marginale toets (controle) Adviseur digitale informatie (ADI) Het Expertisecentrum Informatiebeheer (Concern Rotterdam)/ de ADI bepaalt aan de hand van de marginale toets of overdracht naar het E-depot aan de orde is. Daarnaast wordt getoetst of de over te brengen informatieobjecten bestemd zijn voor uitplaatsing, schenking of overbrenging.

Akkoord?(Toestand)

  Voldoet aan marginale toets ja/nee
Melden geen overdracht (basis) ADI De informatieobjecten komen niet in aanmerking voor overbrenging bij het Stadsarchief Rotterdam. In dit geval meldt de medewerker Expertisecentrum Informatiebeheer/ADI  dat de door de archief-/collectievormer aan te leveren informatieobjecten niet in het E-depot behoren te worden opgenomen maar elders.
Inhoudelijke toets (controle) ADI De over te dragen informatieobjecten worden getoetst aan de hand van de kwalitatieve toets. De betrokken deskundigen informeren de ADI over:
  • wijze van overbrengen
  • openbaarheid
  • juridische haalbaarheid
  • financiële haalbaarheid
  • technische haalbaarheid
  • metadata
  • bestandsformaten.
Akkoord? (Toestand)   Uitkomst voldoet ja/nee?
Rapporteren (basis) ADI De ADI rapporteert op basis van de uitkomst van de kwalitatieve toets aan de archief-/collectievormer dat de informatieobjecten nog niet kunnen worden overgebracht en adviseert over aan te brengen correcties/aanvullingen.
Aanpassen? (toestand)   Kan de informatie worden aangepast, zodat opname wel mogelijk is ja/nee.
Aanpassen (basis) Archief-/collectievormer De archief-/collectievormer verwerkt de aangegeven aanpassingen en biedt de informatieobjecten opnieuw ter toetsing aan.
Melden geen overdracht (basis) ADI De informatieobjecten komen niet in aanmerking voor overbrenging bij het Stadsarchief Rotterdam. In dit geval meldt de medewerker Expertisecentrum Informatiebeheer/ADI  dat de door de archief-/collectievormer aan te leveren informatieobjecten niet in het E-depot behoren te worden opgenomen maar elders.
Bepalen of bewerking noodzakelijk is (basis) ADI Moet het overdragen te dragen materiaal nader bewerkt worden voor er een SIP van gemaakt kan worden?
Bewerken? (Toestand)   Moet bewerkt worden ja/nee
Bepalen wie de bewerking uit gaat voeren (basis) Archief-/collectievormer, ADI Op basis van de uit te voeren bewerkingsslag wordt bepaald wie deze uitvoert. In principe vindt bewerking door de archief-/collectievormer plaats, maar in uitzonderingsgevallen kan dit onder voorwaarden ook door het Stadsarchief worden uitgevoerd.
Opstellen overdrachtsovereenkomst (basis)

ADI

  1. De ADI legt de contactgegevens en afspraken vast over de werkwijze in de lijst contactgegevens;
  2. De ADI bepaalt in overleg met de expert informatiebeheer de plaats in het archievenoverzicht (classificatie GAR) en deelt de voorwaarden mee aan de archief-/collectievormer aangaande metadata/ bestandsformaten;
  3. De ADI legt de afspraken over uit te voeren werkzaamheden en wijze van aanleveren vast.
Controleren van op te nemen bestanden Medewerker Archieven & Collecties, medewerker AMB Gedigitaliseerd materiaal wordt gecontroleerd op kwaliteit van de scans
en correctheid metadata.
Akkoord? (Toestand)  

Is kwaliteit en metadata op orde ja/nee.

Opstellen Transfer-agreement Archief-/collectievormer, ADI Het definitieve Transfer-agreement wordt opgesteld.

2.2 Formele fase

Tijdens de formele fase worden een aantal proefaanleveringen gedaan door de archief-/collectievormer, die gecontroleerd en getest worden door de ADI, archiefbewerkers en E-conservatoren. Daarnaast vinden een aantal bewerkingsslagen plaats. Deze kunnen zowel intern als extern worden uitgevoerd.

Wanneer de over te dragen informatie akkoord is bevonden, wordt de officiële overdrachtsovereenkomst opgesteld en door beide partijen getekend (Transfer-agreement)
 

2.2.1 Bewerking extern

De archief-/collectievormer, eventueel ondersteund door de leverancier van het informatiesysteem, gaat aan de slag om de afgesproken bewerkingen uit te voeren. Gedurende dit traject wordt een aantal keren een proeflevering gedaan, die door de ADI en andere deskundigen bij het Stadsarchief wordt gecontroleerd. Bij grote archieven/collecties kan het noodzakelijk zijn om deze stap te herhalen: van kleine selectie naar grote selectie. Als het resultaat akkoord is, wordt een proef SIP gemaakt en wordt een proefopname gedaan, die beide worden geanalyseerd door de E-conservatoren. Wanneer ook deze in orde zijn, wordt het Transfer-agreement opgesteld en door beide partijen getekend.

Gedurende het traject van bewerken kan een situatie ontstaan dat de archief-/collectievormer geen verdere resultaten kan bereiken met de bewerking. In dat geval kan besloten worden om de bewerking intern over te nemen. In dat geval wordt een voorlopige Transfer-agreement opgesteld en worden de bestanden overgedragen aan het Stadsarchief. In deze overeenkomst worden met name de juridische aspecten vastgelegd.
 

2.2.2 Bewerking intern

Wanneer interne bewerking overeengekomen wordt, wordt een voorlopige overdrachtsovereenkomst opgesteld, waarin met name de juridische afspraken worden vastgelegd. Vervolgens worden de te bewerken bestanden overgedragen aan het Stadsarchief. Medewerkers van Archieven en Collecties bewerken, op basis van de gemaakte bewerkingsafspraken, de aangeleverde informatie. Gedurende dit traject wordt een aantal keren een proeflevering gedaan, die door de ADI en andere deskundigen bij het Stadsarchief wordt gecontroleerd. Als het resultaat akkoord is, wordt een proef SIP gemaakt en wordt een proefopname gedaan, die beide worden geanalyseerd door de E-conservatoren. Wanneer ook deze in orde zijn, wordt het definitieve Transfer-agreement opgesteld en door beide partijen getekend.
 

Naam Uitvoerende Beschrijving
Overdrachtsovereenkomst   In de overdrachtsovereenkomst zijn de gegevens van de archief-/collectievormer, de classificatie van de data, afspraken m.b.t bestandsformaten en metadata en afspraken met betrekking tot bewerking (wat, hoe en door wie) vastgelegd
Wie? (toestand)   Wie voert de actie uit extern/intern
Uitvoering bewerking (basis) Archief-/collectievormer en eventueel leverancier De afgesproken bewerking wordt uitgevoerd door de archief-/collectievormer. Eventueel kan de archief-/collectievormer hierbij de leverancier van het informatiesysteem betrekken.
Controleren resultaat (controle) ADI, medewerkers Archieven en Collecties Nadat de bewerkingsslag is uitgevoerd wordt het resultaat gecontroleerd aan de hand van de gemaakte afspraken.
Akkoord? (toestand)   Uitkomst voldoet ja/nee?
Proef aanlevering doen (basis) Archief-/collectievormer In overleg met de ADI wordt een kleine selectie van het over te dragen materiaal aangeleverd mo te kunnen beoordelen of de levering conform de te verwachte kwaliteit is. Bij grote archieven/collecties kan het noodzakelijk zijn om deze stap te herhalen: van kleine selectie naar grote selectie.
Controleren resultaat (controle) ADI en medewerkers Archieven en Collecties De proefaanlevering wordt gecontroleerd op kwaliteit en consistentie uitvoering afspraken.
Akkoord? (toestand)   Is de kwaliteit als afgesproken? Ja/nee/moet intern verder bewerkt.
Proef SIP maken (basis) Medewerker Archieven en Collecties De medewerker archieven en collecties maak van het aangeleverde proefbestand een SIP.
Controleren resultaat (controle) ADI, medewerker archieven en collecties en E-conservator De SIP wordt gecontroleerd op geldigheid, consistentie en bruikbaarheid
Akkoord? (toestand)   Is de SIP valide? Ja/nee/moet intern verder bewerkt.
Interne bewerking wordt alleen uitgevoerd als de archief-/collectievormer dit niet verder zelf kan uitvoeren.
Proefopname doen (basis) E-conservatoren De aangemaakte SIP wordt in de acceptatieomgeving van het E-depot opgenomen.
Analyseren resultaat (controle) E-conservatoren en ADI De opgenomen SIP wordt gecontroleerd op eventuele afwijkingen.
Akkoord (toestand)   Is de proefopname geslaagd? Ja/nee/moet intern verder bewerkt.
Opstellen Transfer-agreement (basis) ADI en archief-/collectievormer Het definitieve Transfer-agreement wordt opgesteld en door beide partijen ondertekend.
Intern verder bewerken (toestand)   Moet de informatie intern verder bewerkt worden? Ja/nee.
Opstellen Akte van overbrenging of schenking ADI en archief-/collectievormer Een Akte van overbrenging of schenking wordt opgesteld, waarin met name de juridische afspraken zijn vastgelegd.
Aanleveren bestanden (logistiek) Archief-/collectievormer De archief-/collectievormer levert de bestanden die bewerkt moeten worden aan.
Bewerking uitvoeren (basis) Medewerker Archieven en Collecties De afgesproken bewerking wordt uitgevoerd door de medewerker Archieven en Collecties.
Controleren resultaat (controle) ADI en medewerker Archieven en Collecties Nadat de bewerkingsslag is uitgevoerd wordt het resultaat gecontroleerd aan de hand van de gemaakte afspraken.
Akkoord? (toestand)   Uitkomst voldoet? Ja/nee.
Proef SIP maken (basis) Medewerker Archieven en Collecties De medewerker archieven en collecties maak van het aangeleverde proefbestand een SIP.
Controleren resultaat (controle) ADI, medewerker archieven en collecties en E-conservator De SIP wordt gecontroleerd op geldigheid, consistentie en bruikbaarheid
Akkoord? (toestand)   Is de SIP valide? Ja/nee/moet intern verder bewerkt.
Proefopname doen (basis) E-conservatoren De aangemaakte SIP wordt in de acceptatieomgeving van het E-depot opgenomen.
Analyseren resultaat (controle) E-conservatoren en ADI De opgenomen SIP wordt gecontroleerd op eventuele afwijkingen.
Akkoord (toestand)   Is de proefopname geslaagd? Ja/nee/moet intern verder bewerkt.
Opstellen Transfer-agreement (basis) ADI en archief-/collectievormer Het definitieve Transfer-agreement wordt opgesteld en door beide partijen ondertekend.

2.3 Overdrachtsfase

Na het door archief-/collectievormer en Gemeentearchivaris ondertekenen van het Transfer-agreement, wordt de in het E-depot op te nemen informatie overgedragen aan het Stadsarchief. Vervolgens wordt van de informatie een SIP gemaakt, die uiteindelijk wordt opgenomen in het E-depot.

2.3.1 Aanleveren bestanden

De Archief-/collectievormer levert de over te dragen informatie aan bij de medewerker archieven en collecties, die de informatie plaatst in de daartoe bestemde omgeving op het netwerk of op een standalone laptop, waar de noodzakelijke werkzaamheden ter voorbereiding van het maken van de SIP kunnen worden uitgevoerd.

2.3.2 Aanmaken van de SIP

Na uitvoering van de voorbereidende werkzaamheden (o.a. viruscheck) wordt door de medewerker Archieven en Collecties een SIP aangemaakt. Afhankelijk van de hoeveelheid van de overgedragen informatie kan dit 1 SIP zijn of meerdere SIPs die bij 1 opname behoren.
 

2.3.3 SIP in Quarantaine plaatsen

Als het maken van de SIP is afgerond plaatste de medewerker van Archieven en Collecties de SIP in de Quarantaine en waarschuwt de E-conservator dat er iets klaar staat om te worden opgenomen.
 

Naam Uitvoerende Beschrijving
Overdrachtsovereenkomst   De overdrachtsovereenkomst voor het overdragen van de informatieobjecten is door de archief-/collectievormer en Gemeentearchivaris ondertekend.
Aanleveren bestanden (logistiek) Archief-/collectievormer De archief-/collectievormer levert de in de overeenkomst genoemde informatieobjecten aan bij de medewerker Archieven en Collecties, die de bestanden in de daarvoor bestemde map op het netwerk op de laptop plaatst.
Viruscheck en laatste bewerkingshandelingen Medewerker Archieven en Collecties De medewerker Archieven en Collecties voert de laatste bewerkingshandelingen uit (o.a. viruscheck)
Bestanden in de Prestorage plaatsen Medewerker Archieven en Collecties De medewerker Archieven en Collecties plaatst de bestanden op de Prestorage-omgeving van het E-depot
Aanmaken SIP Medewerker Archieven en Collecties De medewerker Archieven en Collecties makt een SIP van de bestanden met behulp van de SIP-creator.
SIP in Quarantaine E-depot plaatsen (basis) Medewerker Archieven en Collecties De medewerker Archieven en Collecties plaatst de aangemaakte SIP in de Quarantaine, de E-conservator wordt op de hoogte gesteld dat er iets in de wachtrij staat.
Overdracht afgerond (toestand)   De overgedragen informatieobjecten (SIPs) zijn klaar om van de Quarantaine naar het E-depot te worden verplaatst.

2.4 Validatie fase

Tijdens de validatiefase wordt de SIP opgenomen in het E-depot. De software voert tijdens de opname workflow een aantal handelingen uit ter controle en ter aanvulling van de metadata. De workflow genereert meldingen over eventuele onvolkomenheden, die gecontroleerd moeten worden door de E-conservator. Wanneer de opname succesvol is afgerond kan de SIP uit de Prestorage verwijderd worden en krijgt de archief-/collectievormer bericht dat de opname succesvol is afgerond en de bestanden verwijderd kunnen worden.

2.4.1 Start van de workflow

De E-conservator, belast met de opname, importeert de gegevens van het Transfer-agreement. Op basis van de transfergegevens wordt het opnameproces gevalideerd tijdens de workflow. Vervolgens selecteert hij de te gebruiken workflow en start deze.
 

2.4.2 Controle workflow

De E-conservator monitort de voortgang van de workflow stappen en checkt eventuele meldingen die daaruit voortkomen.  Meldingen zijn ingedeeld in categorieën van ernst:

  • view (de workflow meldt een afwijking, deze is niet ernstig en de workflow loopt door)
  • halt (de workflow meldt een afwijking, stopt, de E-conservator bepaalt of de workflow afgebroken moet worden of dat deze verder mag lopen aan de hand van de aard van de melding)
  • abort (de workflow breekt de opname af en kan niet herstart worden)
     

2.4.3 Reactie op meldingen

Wanneer de melding van dien aard is dat de workflow wordt afgebroken, hetzij via een abort, hetzij via een beslissing van de E-conservator, moet het probleem worden opgelost. Kan de E-conservator dit zelf, dan voert deze de handelingen uit en start de workflow opnieuw. Kan de E-conservator het probleem niet zelf verhelpen, dan rapporteert hij het aangetroffen probleem, verwijderd de SIP uit de Pre-Storage en wordt het proces van de overdrachtsfase opnieuw gestart.
 

2.4.4 Afronding opname

Wanneer de opname workflow is afgerond, vindt een eerste visuele controle plaats. Vervolgens worden verschillende rapportages over de opgenomen bestanden gemaakt. Komen hier geen afwijkende zaken of problemen uit naar voren, dan wordt de SIP verwijderd uit de Prestorage en krijgt de Archief-/collectievormer een melding over het succesvol opnemen van de bestanden met het verzoek de bestanden uit de eigen omgeving te verwijderen. Wanneer er afwijkingen zijn geconstateerd, wordt de SIP uit de Prestorage verwijderd, wordt gerapporteerd welke onvolkomenheden zijn aangetroffen en wordt het proces van de Overdrachtsfase opnieuw gestart.
 

Naam Uitvoerende Beschrijving
Transfer-agreement importeren in Preservica (basis) E-conservator De gegevens van de Transfer-agreement worden vastgelegd binnen Preservica en krijgen in principe als bestandsnaam de naam van de archief-/collectievormer.
Workflow Preservica selecteren (basis) E-conservator De E-conservator bepaalt, op basis van de wijze van opname welke workflow van toepassing is.
Start workflow (basis) E-conservator De E-conservator start de workflow door de juiste SIP te selecteren uit het overzicht van op te nemen SIPs.
Selecteer SIP E-conservator De E-conservator selecteert de SIP die moet worden opgenomen.
Monitor workflow E-conservator De E-conservator monitort de voortgang van de opname.
Meldingen? (toestand)   Genereert de workflow meldingen ja/nee.
Meldingen beoordelen (controle) E-conservator De E-conservator monitort de voortgang van de opname.
Actie ondernemen? (toestand)   Moet er naar aanleiding van de meldingen uit de workflow actie worden ondernomen? Ja/nee
Oplosbaar? (toestand)   Is het geconstateerde probleem oplosbaar? Ja/nee
Probleem oplossen (basis) E-conservator Het probleem is van technische aard en kan worden opgelost door de E-conservator.
SIP verwijderen uit Quarantaine E-conservator Het probleem is van inhoudelijke aard en kan niet worden opgelost door de E-conservator. Deze verwijdert daarom de SIP uit de Quarantaine.
Rapporteren (communicatie) E-conservator De E-conservator rapporteert de aangetroffen problemen aan de medewerker Archieven en Collecties en verzoekt om de SIP opnieuw aan te leveren.
Terug naar overdrachtsfase   De stappen uit de overdrachtsfase worden opnieuw uitgevoerd om de gerapporteerde problemen op te lossen, eventueel kan ook op stappen uit de formele fase worden teruggevallen.
Analyse opname (controle) E-conservator De E-conservator voert, na afronden van de opname workflow, een visuele check op de opgenomen bestanden uit en controleert steekproefsgewijs of alles correct aanwezig is.
Rapportage maken (basis) E-conservator

De E-conservator stelt een rapportage op van de analyse van de ingest

.

Ingest akkoord? (toestand)   Is de ingest goed verlopen? Ja/nee
Verwijderen SIP uit Quarantaine (basis) E-conservator De E-conservator verwijdert de afgekeurde SIP uit de Quarantaine van het E-depot,
Rapporteren E-conservator De E-conservator rapporteert de aangetroffen problemen aan de medewerker archieven en verzoekt om de SIP opnieuw aan te leveren.
Terug naar overdrachtsfase   De stappen uit de overdrachtsfase worden opnieuw uitgevoerd om de gerapporteerde problemen op te lossen, eventueel kan ook op stappen uit de formele fase worden teruggevallen.
Verwijderen SIP uit Quarantaine E-conservator De E-conservator verwijdert de SIP uit de Quarantaine van het E-depot.
(Laten) verwijderen van de bestanden Medewerker Archieven en Collecties De medewerker Archieven en Collecties verwijderd de opgenomen bestanden
uit de Prestorage en geeft aan de Archief-/collectievormer door dat de
bestanden uit het bronsysteem verwijderd kunnen worden.
Ingest afgerond