Hoe aansluiting op het e-depot in zijn werk gaat zal verschillen per organisatie. Zaken die daarbij een rol spelen zijn:

  • grootte van de organisatie
  • gewenste functie
  • hoeveelheid digitale informatie
  • reeds gebruikte opslagsystemen
  • overzicht van de eigen processen en daarmee samenhangend de toegekende metadata

Voor een goed aansluittraject is het van belang dat de aan te sluiten gemeente, waterschap of regio-organisatie, met het stadsarchief een aantal onderwerpen rond de aansluiting heeft nagelopen én dat er naar aanleiding van dit onderzoek afspraken voor de overdracht worden vastgelegd.

Metadata

Metadata zijn informatie over informatie. Voorbeelden van metadata zijn wie een bepaald document heeft opgesteld, waar het is uitgegeven en in welk jaar. Metadata vergemakkelijken het zoeken, maar kunnen ook helpen na te gaan wie allemaal een bewerking hebben uitgevoerd, of wanneer het document officieel is vastgesteld. Dit laatste is belangrijk om verantwoording te kunnen afleggen. Daarnaast wordt in metadata vastgelegd wanneer informatie vernietigd mag worden en welke beperkingen gelden voor de raadpleging. Metadata kunnen tevoren worden bepaald en op verschillende momenten worden toegevoegd. Dit is en blijft mensenwerk. Hoe meer echter een proces gestructureerd is, hoe meer metadata automatisch al kunnen worden toegevoegd.

In het aansluittraject is het van belang om als aan te sluiten partij in een vroeg stadium al naar het metadatamodel te kijken. Mogelijk staan er metadata op die niet aangeleverd kunnen worden (omdat dat kenmerk nog niet vastgelegd wordt in een systeem bijv.). Hoe eerder je dit soort punten ontdekt des te sneller kunnen de metadata aangepast worden om te zorgen dat het kenmerk wel in het systeem komt. Het is handig om in een vroeg stadium met het stadsarchief te overleggen over de impact van de ontbrekende gegevens op de definitieve aansluiting.

Maar het kan ook heel goed zijn dat er meer metadata vastgelegd moet worden dan op de lijst staan, zoals:

  • Procesmetadata: wanneer informatie is goedgekeurd/vrijgegeven, door wie, volgens welk beschreven proces is de informatie behandeld? Als een procesbeschrijving wijzigt kan het nodig zijn om hier onderscheid in aan te brengen.
  • Geometadata: geografische coördinaten
  • Metadata omtrent personen: bijv de naam van een architect bij bouwtekeningen.

De metadata die niet in het metadatamodel staan, maar voor een organisatie wel nodig zijn om hun informatie toegankelijk te houden noemt het stadsarchief "agency specifiek" metadata. Ook over deze metadata moeten afspraken met het stadsarchief worden vastgelegd.

Als uw organisatie van plan is om digitale informatie naar het e-depot over te brengen, kunt u contact opnemen met de afdeling Archieven. Hoe eerder u contact opneemt, hoe beter.