Strategisch informatie overleg

Het is een inhoudelijk overleg, waarin wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden.

In het SIO worden alle belangen meegewogen en besluiten kunnen inhoudelijk op elkaar worden afgestemd. Het SIO werkt in een informatieomgeving die steeds in beweging is. Het is daarom niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt.

Op 7/9/2012 is bij Koninklijk Besluit het Archiefbesluit 1995 gewijzigd. In de Nota van Toelichting op dat besluit is het SIO geïntroduceerd. Het doel en de werking van het SIO formuleerde de wetgever als volgt: “In het SIO wordt tijdig, op het passende ambtelijk niveau en in relatie met andere onderwerpen die de informatiehuishouding aangaan, besloten over waardering en selectie. Het SIO heeft de regie over en bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding."

Met het instellen van het SIO wordt, met in achtneming van de huidige governance en verantwoordelijkheden, invulling gegeven aan artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017.

Nota van Toelichting op zoek.officielebekendmakingen.nl

Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017 op decentrale.regelgeving.overheid.nl

Het college geeft het antwoord op deze vraag zelf in de Toelichting op het Besluit Informatiebeheer 2017:

Goede, geordende en duurzaam toegankelijke informatie is van essentieel belang voor de gemeente Rotterdam. Informatie die:

  • in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd, en die een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;
  • van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
  • een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
  • van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Bij de waardering van het belang van informatie moet zowel met bewaartermijnen rekening worden gehouden, als met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen.
 

Toelichting op Besluit Informatiebeheer op zoek.officielebekendmakingen.nl

Handreiking SIO decentrale overheden op vng.nl

Het SIO moet op grond van de wet betrokken worden bij:

  1. het ontwerpen van een selectielijst (art. 3 Archiefbesluit);
  2. een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden, als deze als gevolg van die vervreemding niet opgenomen worden in de archiefbewaarplaats (art. 7.1 Archiefbesluit).[1]
  3. het uitvoeren van de hotspot-monitor.

Ad 1. Het ontwerpen van een selectielijst wordt voor de gemeente verzorgd door de VNG. Het ontwikkelen van een decentraal aanvullend waarderings- en selectiebeleid staat evenwel op de agenda van het gemeentelijk ingesteld SIO. Zo is in de vastgestelde Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 opgenomen dat de gemeente “aanvullend aan de selectie een nadere lokale inkleuring moet geven door het uitvoeren van een hotspot-monitor.”

Ad 3. Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Het gaat om gebeurtenissen tussen overheden, tussen overheid en samenleving, of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. Gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Actuele voorbeelden van hotspots zijn het overlijden van nachtburgemeester Jules Deelder en de coronacrisis. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de informatieobjecten over hotspots veilig te stellen en te bewaren.

De hotspot-monitor uitvoeren is geen eenmalige actie. Het is een jaarlijks terugkerend proces, waarbij sprake is van:

  • het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit; en/of
  • het acquireren van particuliere archieven of informatieobjecten voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.

De hotspotlijst en andere van de selectielijst afwijkende of nader omschreven criteria en termijnen, worden in het SIO geagendeerd en jaarlijks ter vaststelling aangeboden aan het college.
[1] In artikel 1.3 en 2.24 van het MVMR is het toepassing geven hieraan gemandateerd.

 

In het SIO hebben zitting de gemeentearchivaris, de manager Informatiebeheer & Processen en een externe expert op het vlak van de Rotterdamse samenleving, te weten prof. dr. P.T. van de Laar, buitengewoon hoogleraar stadsgeschiedenis Rotterdam aan de Erasmusuniversiteit.