Publieksregelement voor bezoekers van de studiezaal van het Stadsarchief Rotterdam 2019

De gemeentearchivaris van Rotterdam, gelet op artikel 6 van de Instructie voor de gemeentearchivaris, besluit:
vast te stellen het hierna volgende PUBLIEKSREGLEMENT voor het Stadsarchief Rotterdam.

1. Algemeen

Artikel 1
Het Stadsarchief Rotterdam heeft een studiezaal waar de bezoeker archief- en collectiebestanddelen kan raadplegen en publieke werkplekken kan gebruiken. Voor het inzien van bouwvergunningen kan de bezoeker terecht van maandag tot en met vrijdag van 9.00 - 17.00 uur. Voor het inzien van overige stukken is de studiezaal geopend van dinsdag tot en met vrijdag van 9.00 - 17.00 uur.

Artikel 2
In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot beperkte of volledige sluiting van de studiezaal, of tot andere beperking van de dienstverlening gedurende de openingstijden. In geval van ontruiming dienen de instructies van de studiezaalmedewerkers en BHV’ers te worden opgevolgd.

Artikel 3
Op de begane grond is een garderobe met kluisjes en een bezoekersruimte ingericht. Eet- en drinkwaren mogen uitsluitend in de bezoekersruimte genuttigd worden. In de overige publieksruimten mogen geen spullen worden meegenomen zoals eet- en drinkwaren, jassen, tassen, koffers of voorwerpen die naar het oordeel van de studiezaalmedewerker beschadigingen kunnen veroorzaken of de orde kunnen verstoren. Bij de receptie zijn plastic tasjes beschikbaar waarin de bezoekers hun bezittingen mee kunnen nemen in het gebouw. In de studiezaal is het niet toegestaan met een (vul)pen te schrijven. Op verzoek worden door de studiezaalmedewerkers potloden verstrekt. Het geluid van mobiele telefoons dient in de studiezaal te worden uitgezet. In de studiezaal mag niet worden getelefoneerd. Roken en het meenemen van dieren, anders dan een hulp- of geleidehond, zijn niet toegestaan in het gebouw.

Artikel 4
Bij ieder bezoek is een bezoeker verplicht zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Bezoekers dienen zich altijd te houden aan het bepaalde in het publieksreglement. Dit is beschikbaar bij de receptie en in de studiezaal en is ook in te zien op de website van het Stadsarchief Rotterdam.

Artikel 5
De studiezaalmedewerkers kunnen controles, waaronder begrepen tassencontrole, uitvoeren op het (abusievelijk) meenemen van stukken vanuit de studiezaal.

Artikel 6
Van diefstal of een poging daartoe wordt te allen tijde aangifte gedaan bij de politie.

2. Raadpleging van de archieven en verzamelingen

Artikel 7
Onder “bescheiden” wordt hierna verstaan: alle objecten, ongeacht vorm, omvang of materiaal. Dus zowel archiefbescheiden als documenten behorende tot de bibliotheek, de collectie van de atlas en audiovisuele bestanden, alsook andere informatiebestanden zoals indexen, fiches, microfiches, scans e.d.

Artikel 8
a. Bescheiden kunnen tot uiterlijk een half uur voor sluitingstijd op de studiezaal worden aangevraagd. Per keer kunnen maximaal 5 inventaris- of catalogusnummers worden aangevraagd. Door de studiezaalmedewerker wordt aan de bezoeker één inventaris- of catalogusnummer tegelijk verstrekt. Volgende aanvragen worden zodanig in aantal beperkt dat een bezoeker nooit méér dan 5 inventaris- of catalogusnummers ter inzage heeft. Volgende aanvragen worden uitgevoerd als de eerder aangevraagde bescheiden zijn ingeleverd. In overleg met de studiezaalmedewerkers kunnen bescheiden tot een latere datum voor de bezoeker gereserveerd blijven.

De studiezaalmedewerker kan namens de gemeentearchivaris

  • het aantal gelijktijdig door een bezoeker te raadplegen bescheiden wijzigen;
  • inzage weigeren indien de materiële toestand van de bescheiden zich daartegen verzet;
  • inzage weigeren indien de bescheiden niet veilig aan de verzoeker kunnen worden toevertrouwd;
  • inzage weigeren indien er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld.

In geval van openbaarheidsbeperkingen kan een schriftelijk verzoek tot het verlenen van ontheffing daarvan worden ingediend. Informatie over het doen van een ontheffingsverzoek is beschikbaar bij de studiezaalmedewerkers.
Wanneer beperking op de openbaarheid van een archiefstuk niet is geregeld, maar de inhoud van de bescheiden aanleiding geeft te veronderstellen dat de openbaarheid moet worden beperkt, zijn de studiezaalmedewerkers bevoegd te handelen als was er sprake van een openbaarheidsbeperking.

Van archiefbescheiden waarvan een duplicaat aanwezig is, worden de originele bescheiden in principe niet ter beschikking gesteld.

b. De bezoeker dient de ter beschikking gestelde bescheiden uiterst zorgvuldig te behandelen.

c. Het is niet toegestaan de volgorde van los aangetroffen stukken te wijzigen.

d. Bij het raadplegen van fotografisch materiaal is het dragen van de daartoe door de studiezaalmedewerker ter beschikking gestelde handschoenen verplicht.

e. Ten aanzien van het inleveren van geraadpleegde archiefbescheiden geldt:

  • de verstrekte bescheiden moeten direct na raadpleging in dezelfde staat als waarin deze zijn ontvangen bij de balie van de studiezaal worden ingeleverd;
  • het is noodzakelijk dat de bezoeker op wiens naam de stukken zijn aangevraagd, deze persoonlijk inlevert.

3. Kopieën, reproducties en onderzoek

Artikel 9
a. Bij de studiezaalmedewerker kan een verzoek worden gedaan tot het laten vervaardigen van reproducties en afschriften van of uit archieven en collecties. De hierop van toepassing zijnde tarievenlijst ligt ter inzage bij de balie van de studiezaal en is raadpleegbaar op de website van het Stadsarchief Rotterdam.

b. De studiezaalmedewerker kan weigeren reproducties en afschriften van of uit archieven en collecties te vervaardigen, indien naar zijn oordeel de materiële toestand, de beperkte openbaarheid, de omvang van de bescheiden of de rechten van de maker zich daartegen verzetten.

c. Voor de openbaarmaking en/of verveelvoudiging van een door het Stadsarchief Rotterdam te leveren reproductie of door de bezoeker vervaardigd afschrift van een auteursrechtelijk beschermd (kunst) werk, waarvan het Stadsarchief Rotterdam niet het auteursrecht bezit, dient toestemming te worden gevraagd aan de auteursrechthebbende. Indien de rechten op afbeeldingen berusten bij derden, wordt de reproductie door het Stadsarchief Rotterdam geleverd nadat schriftelijke toestemming van de rechthebbende is overlegd. In gevallen waarin de openbaarmaking of verveelvoudiging materiaal betreft waarvan het Stadsarchief Rotterdam of de gemeente Rotterdam de rechten bezit, of wanneer er op het materiaal geen auteursrecht (meer) berust, is geen toestemming voor publicatie vereist.
Indien een derde een licentie op grond van Creative Commons aan de gemeente heeft verstrekt, is de verveelvoudiging en/of openbaarmaking afhankelijk van de inhoud van de licentie.

Indien het om een reproductie of afschrift gaat van een (kunst)werk, dat in de archieven of collecties is aangetroffen en dat niet (meer) auteursrechtelijk is beschermd, dient de bezoeker in geval van openbaarmaking en/of verveelvoudiging een getekende verklaring in te leveren waarbij hij het recht ex. art. 45 lid o van de Auteurswet 1912 onvoorwaardelijk overdraagt aan het Stadsarchief Rotterdam.

d. Bij de openbaarmaking en/of verveelvoudiging van een reproductie van archieven en collecties van het Stadsarchief Rotterdam is een bronvermelding verplicht.

e. Reproductie door de bezoeker met een digitale camera of mobiele telefoon is toegestaan onder toezicht van een studiezaalmedewerker. Daarbij mag geen flits worden gebruikt. Ter voorkoming van schade aan de bescheiden zijn hiervoor op de studiezaal hulpmiddelen aanwezig. Van bescheiden met een raadpleegbeperking mogen door de bezoeker geen reproducties worden gemaakt.
Er mogen uitsluitend reproducties worden gemaakt voor eigen gebruik of studie. Deze reproducties mogen, indien auteursrechtelijk beschermd, niet verder worden verspreid (noch commercieel, noch niet-commercieel) of gepubliceerd.

f. Op het gebruik van scans die door de bezoeker zelf in de studiezaal zijn gemaakt van de daar aanwezige microfiches van kranten jonger dan 100 jaar zijn dezelfde voorwaarden van toepassing als genoemd in lid c.

g. Op onderzoek en raadpleging zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie van toepassing. Wanneer in het Stadsarchief Rotterdam gegevens worden geraadpleegd van nog levende personen, dan mag deze informatie op grond van de AVG niet worden gepubliceerd of openbaar gemaakt op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad.

Artikel 10
Medewerkers van het Stadsarchief Rotterdam kunnen onderzoek voor derden doen tegen de daarvoor geldende tarieven.

4. Klachtenregeling

Artikel 11
Het Stadsarchief Rotterdam hanteert ter bewaking van de kwaliteit van de dienstverlening servicenormen. Deze staan vermeld op de website van het Stadsarchief Rotterdam. Klachten over de dienstverlening, of suggesties ter verbetering daarvan, kunnen met behulp van het reactieformulier op de website van het Stadsarchief Rotterdam worden gemeld. Op de behandeling van klachten is de Verordening Klachtbehandeling Rotterdam 2013 van toepassing. Na ontvangst van een schriftelijke klacht wordt binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging gestuurd. De standaard termijn voor afdoening van een klacht bedraagt vier weken.

5. Ontzegging van de toegang

Artikel 12
De gemeentearchivaris kan besluiten de bezoeker die handelt tegen de bepalingen van dit reglement de toegang tot het gebouw te ontzeggen.

6. Slotbepaling

Artikel 13
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de gemeentearchivaris.

Artikel 14
Dit reglement treedt in werking met ingang van de onderstaande datum.

Artikel 15
Dit reglement waarvan ten minste een exemplaar ter raadpleging beschikbaar is op de website van het Stadsarchief Rotterdam, bij de receptie van het Stadsarchief Rotterdam en bij de balie van de studiezaal, kan worden aangehaald als Publieksreglement Stadsarchief Rotterdam 2019.

Dit reglement is vastgesteld op 2 september 2019

De gemeentearchivaris,
Mw. drs. J. Steenhuis