Vanaf maandag 3 oktober 2022 staat bij 177 van onze archiefinventarissen de knop om een scan van de archiefstukken aan te vragen. Deze gratis service is niet helemaal nieuw, we hebben dit de afgelopen maanden getest met een klein aantal archieven. De pilot die startte op 1 april van dit jaar is succesvol verlopen. Met deze service maken we het onze bezoekers gemakkelijker om vanuit huis archiefonderzoek te doen.
Wat is digitaliseren op verzoek?
We maken scans van de archiefstukken, die we vervolgens op onze website publiceren. De bezoekers van de website kunnen ze bekijken en downloaden. De bezoekers van het archief kunnen zelf aangeven welke archiefstukken ze met voorrang gescand willen zien. Deze service is gratis.
Bij welke archieven staat de bestelknop?
Vanwege onder andere de privacywetgeving en het auteursrecht zijn er criteria waar een archief aan moet voldoen om een bestelknop te krijgen. Dat zijn archieven waarvan alle stukken 100 jaar oud of nog ouder zijn, archieven die eigendom zijn van de gemeente Rotterdam en archieven die al gerestaureerd zijn of hoog op de prioriteitenlijst staan om te restaureren. Van de archieven die aan deze voorwaarden voldoen is 50% nu beschikbaar voor digitaliseren op verzoek.
Waarom niet bij alle archieftoegangen?
De belangrijkste reden waarom bij niet alle archieftoegang zo’n bestelknop te vinden is, is de privacy van Rotterdammers die mogelijk nog in leven zijn. Een archiefstuk wordt pas gescand en online gezet als het minstens 100 jaar oud is. Zo weten we bijna zeker dat alle personen die in het archiefstuk genoemd worden al overleden zijn.
Ook zijn sommige archiefstukken in slechte conditie. Door verzuring van het papier of door schade die in het verleden is ontstaan. Dan moeten die stukken eerst schoongemaakt en gerestaureerd worden. Dat kost veel tijd. Daarom komt een aantal archieven nog niet in aanmerking voor bestelling, omdat we de scans dan niet binnen een maand kunnen publiceren. We hopen die archieven in de toekomst wel toe te voegen.
De derde voorwaarde voor scanning is dat een archief eigendom is van de Gemeente Rotterdam. De gemeenten rond Rotterdam die zich bij ons hebben aangesloten doen op dit moment nog niet mee met deze service. Ook archieven die bij ons in bewaring gegeven zijn door families of bedrijven die zelf nog eigenaar zijn van hun archief komen niet in aanmerking.
Welke archieven zijn al helemaal digitaal beschikbaar?
Inmiddels zijn een aantal archieven al helemaal of grotendeels gescand. Dit aantal groeit. De lijst met archieven die al (bijna) helemaal digitaal beschikbaar zijn staan hier.