De archivaris zorgt dat het archief een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.
De belangrijkste taak van de archivaris is het bewaren van de integriteit van de archiefstukken. Er moet gelet worden op tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. Objectiviteit en onpartijdigheid zijn onmisbare eigenschappen voor het werk. De archivaris laat zich door niemand dwingen feiten te verbergen of te verdraaien.
De archivaris selecteert, bewaart en toont archiefmateriaal in historische, wettelijke en administratieve context en verhouding.
- De archivaris werkt volgens de algemeen aanvaarde archivistische principes en praktijk.
- De archivaris houdt zich aan de principes van archivistiek als het gaat om archiefvorming, de behandeling en de overbrenging van archiefmateriaal, de beveiliging, de bewaring en conservering en het ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het archief.
- De archivaris selecteert archiefstukken op een onpartijdige manier, op basis van een grondige kennis van de eisen en van het acquisitiebeleid.
- De archivaris zorgt dat de stukken zo snel mogelijk worden geordend en beschreven volgens de archivistische principes.
- De archivaris dient archief te verwerven in overeenstemming met de doelstellingen en middelen van het archief. De archivaris verwerft geen archief als dit de integriteit of het behoud van de documenten in gevaar zou brengen.
- De archivaris zorgt dat archiefstukken in de meest geëigende archiefbewaarplaats worden bewaard.
- De archivaris stelt zich meewerkend op bij teruggave van afgedwaalde archieven.
De archivaris beschermt de authenticiteit van documenten gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.
De archivaris zorgt ervoor dat de waarde van archieven bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad. Steekproefsgewijze selectie gebeurt altijd aan de hand van zorgvuldige werkmethoden en criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere gegevensdragers moet gebeuren met inachtname van hun wettelijke, intrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker moet ingelicht worden als niet-openbare archiefstukken tijdelijk uit een dossier zijn verwijderd.
De archivaris garandeert dat het archiefmateriaal toegankelijk en begrijpelijk is.
- Selectie om iets te bewaren of juist te vernietigen, is om een essentiële getuigenis te bewaren van de activiteiten van personen of instellingen die het archief hebben gevormd of de documenten verzameld. Bij de selectie wordt ook rekening gehouden met veranderende onderzoeksbehoeftes.
- De archivaris neemt geen stukken in de collectie waarvan de herkomst twijfelachtig is.
- De archivaris werkt samen met andere archivarissen en met de opsporingsdiensten inzake diefstal van archiefstukken.
De archivaris documenteert wat er met het archiefmateriaal gebeurt en is hiervoor verantwoordelijk.
- De archivaris pleit voor goede procedures gedurende de gehele levensloop van archieven en werkt samen met de archiefvormers bij het ontwerpen van nieuwe richtlijnen en informatiebeheers- en archiveringssystemen.
- De archivaris is niet alleen geïnteresseerd in het verwerven van bestaande archieven, maar zorgt ook dat huidige informatiebeheers- en archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde te bewaren.
- De archivaris houdt bij het verkrijgen van archiefmateriaal rekening met: de bevoegdheid om archief over te dragen, te schenken of te verkopen, de financiële afspraken, de planning van de bewerking, het reproductiekracht en de voorwaarden voor openbaarheid.
- De archivaris houdt voortdurend alle aanwinsten, conserverings- en archiveringswerkzaamheden bij.
De archivaris bevordert het gebruik van archieven zo breed mogelijk en biedt onpartijdig aan alle gebruikers diensten aan.
- De archivaris zorgt dat op alle archiefbestanden toegangen worden gemaakt.
- De archivaris adviseert iedereen objectief en doet er alles aan om een evenwichtig uitgebouwde dienstverlening te verzekeren.
- De archivaris zal alle redelijke vragen over het archief netjes en bereidwillig beantwoorden.
- De archivaris zal het optimale gebruik van het archief aanmoedigen, rekening houdend met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief, wettelijke bepalingen en reglementen, de rechten van het individu en de afspraken met de schenkers.
- Als een archiefstuk beperkt openbaar is, dan moet dit rechtvaardig worden toegepast. Aan eventuele geïnteresseerden moet dit duidelijk uitgelegd worden
- De archivaris probeert onredelijke beperkingen van de openbaarheid en het gebruik van archief te ontmoedigen. Maar de archivaris mag wel duidelijk omschreven beperkingen van bepaalde duur voorstellen of aanvaarden als een voorwaarde voor het verwerven van archief.
- De archivaris komt alle afspraken na die bij verwerving werden gemaakt. Bij veranderde omstandigheden moet de archivaris, in het belang van grotere openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden voor raadpleging onderhandelen.
De archivaris respecteert zowel de openbaarheid als de privacy en handelt binnen de grenzen van de relevante wetgeving.
Vertrouwelijke gegevens over personen en instellingen, evenals die aangaande de nationale veiligheid, worden beschermd zonder dat informatie wordt vernietigd. Speciale aandacht moet er zijn voor gegevens op magnetische drager, waarop actualisering en wissen gebruikelijk is.
De archivaris respecteert de persoonlijke levenssfeer van archiefvormers of van personen die in archiefbescheiden worden genoemd te respecteren. Dit geldt in het bijzonder voor de personen die geen zeggenschap hebben gehad over het gebruik of de bestemming van het materiaal.
De archivaris werkt in het algemeen belang en mag de eigen positie of die van anderen niet bevoordelen.
- De archivaris doet niets wat de professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden.
- De archivaris mag geen voordeel halen ten koste van instellingen, gebruikers of collega's.
- De archivaris mag zelf geen archiefstukken verzamelen of verhandelen.
- De archivaris zal activiteiten vermijden die een vermoeden van belangenverstrengeling zouden kunnen wekken.
- De archivaris mag de archieven die worden bewaard voor eigen onderzoek en publicaties gebruiken, onder dezelfde voorwaarden als voor andere gebruikers.
- De archivaris zal informatie over niet-openbare archiefbestanden niet bekendmaken of gebruiken.
- Eigen onderzoek en publicaties mogen geen nadelige invloed hebben op het functioneren van de archivaris.
- Bij gebruik van archiefstukken uit de eigen instelling, mag de archivaris onuitgegeven onderzoeksresultaten van andere onderzoekers niet gebruiken zonder vooraf de betreffende onderzoeker te hebben ingelicht.
- Archivarissen mogen werk van vakgenoten recenseren en becommentariëren.
- De archivaris kan niet toestaan dat personen vreemd aan zijn beroep zich met zijn werk en beroepsverplichtingen inlaten.
De archivaris blijft deskundig door kennis bij te houden en anderen resultaten van onderzoek en ervaring mee te delen.
De archivaris houdt beroepskennis en ervaring bij en bevordert de deskundigheid van de beroepsgroep. De archivaris zorgt dat diegenen die de archivaris bij hun opleiding of activiteiten begeleidt, zodanig zijn toegerust dat ze hun taak op een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren.
De archivaris bevordert het behoud en gebruik van documentair erfgoed door samenwerking met leden van de eigen en andere beroepsgroepen.
Archivarissen werken zo veel mogelijk samen met collega-vakgenoten en proberen conflicten met collega-vakgenoten te vermijden en moeilijkheden op te lossen. Archivarissen werken samen met leden van aanverwante beroepen op basis van wederzijds respect en begrip.
De oorspronkelijke tekst door J.A.M.Y. Bos-Rops/ G. Janssens (januari 1997, PDF))