De ambachtsheerlijkheid van Hillegersberg berustte sinds de zestiende eeuw bij Rotterdam. In het oud-archief van Rotterdam zijn dan ook de stukken te vinden, welke de neerslag zijn van de rechten, die door het stedelijk bestuur q.q. werden uitgeoefend. Ik achtte het dienstig deze op Hillegersberg betrekking hebbende stukken, welke van ouds tot het Rotterdamse archief behoord hebben, te vermelden. Het ambachtsbestuur van Hillegersberg en Rotteban fungeerde evenals op bestuurlijk en rechterlijk gebied ook op dat van de waterstaat; zelfs in de afzonderlijke polders behartigden de poldermeesters of molenmeesters en de ambachtsbewaarders de polderzaken gezamenlijk met de schout van het ambacht in zijn geheel.

Toen het ambacht vervangen werd door de gemeente bleef zich de oude toestand handhaven voor de waterstaatszaken. Tot 1862 toe hebben schout en ambachtsbewaarders van het waterstaatkundig ambacht Hillegersberg en Rotteban en schout en polderbestuurders van enige polders hun bevoegdheden uitgeoefend. Bij Statenbesluit van 17 juli 1862 nr. VII, goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 21 augustus d.a.v. nr. 62, werden de ambachten in Schieland opgeheven op 31 december 1862. De archieven van deze waterstaatkundige colleges tot 1862 toe heb ik, omdat ze aansluiten op de stukken van waterstaatkundige aard in het oude ambachtsarchief, mede beschreven.

Als caesuur tussen het oud-archief van het ambacht Hillegersberg en Rotteban en het nieuw-archief van de gemeente Hillegersberg heb ik het jaar 1813 aangehouden omdat in dat jaar een nieuwe periode met nieuwe bestuurlijke instellingen haar intrede heeft gedaan. Deze keuze impliceert geenszins dat er niet enkele stukken na 1813 zijn gedateerd en nochtans bij het oud-archief zijn beschreven of omgekeerd tot het nieuw-archief zijn gerekend, hoewel daterend van vóór 1813.

Het nieuw-archief omvat de jaren 1813-1941. Aangezien tussen 1925 en 1941 het decimale registratuurstelsel werd toegepast, leverde de samenstelling van een uniforme inventaris moeilijkheden op: de oorspronkelijke orde, die niet verstoord mocht worden, was voor de 112 jaren 1813-1924 in hoofdzaak chronologisch en de beschrijving van het archief, in overeenstemming daarmede, beknopt. De zaaks-gewijze ordening van de laatste 17 jaren had een te minutieuze onderverdeling in duizenden dossiers tot gevolg, welke evenmin ongedaan gemaakt mocht worden. In de praktijk waren ook voor 1925 wel dossiers ontstaan en als zodanig bewaard gebleven, terwijl gelijksoortige stukken tot bundels waren verenigd.

Deze afzonderlijke eenheden, welke in een chronologisch systeem niet passen, heb ik niet slechts gehandhaafd, maar tevens gecompleteerd met stukken uit de chronologische reeks. In bepaalde gevallen heb ik zelfs nieuwe bundels gevormd van uit de reeks gelichte stukken om deze zo meer tot hun recht te doen komen. Als voorbeelden van deze onorthodoxe handelwijze noem ik de begrotingen en rekeningen van het Burgerlijk Armbestuur, de jaarverslagen van de Gezondheidscommissie, de staten van het personeel van het bestuur der gemeente, de bevolkingsstatistiek, de stukken betreffende de aanleg van een tramweg en de stukken betreffende de spoorwegstaking.

Van de duizenden dossiers van na 1925 konden, evenals van de stukken van de voorafgaande periode, met een beroep op de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, vele worden vernietigd. Daardoor nam het aantal dossiers af, terwijl het voor de hand lag om vele andere dossiers, nu de zaken afgedaan waren en de stukken hoofdzakelijk een historische waarde hadden verkregen, samen te voegen met soortgelijke. Wat door deze amputaties en combinaties verloren ging aan ballast, werd aan duidelijkheid en overzichtelijkheid teruggewonnen. De overgeschoten naar de inhoud vermeerderde "dossiers" konden nu gemakkelijk ingevoegd worden op de daarvoor geschikte plaatsen in de nieuwe algemene inventaris. De volgorde, welke hierin is aangenomen, wijkt op vele plaatsen wel af van die, welke gevolgd was in de dossierinventaris overeenkomstig de code der Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Toch was het nodig dat de decimale nummering, naar welke in de notulen van Burgemeester en Wethouders en elders wordt verwezen, niet verloren ging. Daarom heb ik in de Bijlagen een concordans van oude en nieuwe inventarisnummers opgenomen, welke het mogelijk maakt de volgens de decimale nummering aangeduide stukken in de nieuwe inventaris terug te vinden. (Deze concordans is alleen opgenomen in de oorspronkelijke gedrukte inventaris.)

Tegen de Handleiding van Muller, Feith en Fruin heb ik willens en wetens gezondigd door de afzonderlijke commissiearchiefjes en archiefjes van andere overheids- en semi-overheidsorganen niet apart te beschrijven; ik heb ze verwerkt binnen de algemene inventaris van het archief van het Gemeentebestuur en wel ter plaatse waar de stukken in het verband pasten: de stukken van de commissie voor de personeelsaangelegenheden zijn te vinden onder het hoofdstuk Personeel, dat van de commissie van financiën onder Financiën enz. Ik heb dit gedaan om een scheiding te voorkomen tussen de stukken betreffende en de stukken van deze commissies en organen, wier schriftelijke nalatenschap bovendien doorgaans slechts één of weinige nummers omvat. Een uitzondering op deze handelwijze heb ik gemaakt voor het grote archief van het Burgerlijk Armbestuur en voor enige intercommunale archiefjes, terwijl ik tenslotte voor deze vrijbuiterij, in strijd met de regels der Handleiding, heb willen boeten door in de bijlagen een lijst op te nemen van alle in de inventaris verwerkte afzonderlijke archiefjes met vermelding van de vindplaats binnen het geheel.

In 2017 is de aanvulling van 2011 opgenomen onder inventarisnummer 6-01_5465.