De Gemeentepolitie Rotterdam was een hiërarchische organisatie met een grote administratie. In principe rapporteerde elke ondergeschikte aan zijn meerdere, waardoor er met het groeien van de organisatie steeds meer series met rapporten kwamen. Ook was er een frequente schriftelijke informatiestroom vanuit de leiding naar het personeel, zoals dagorders en mededelingen. Om het werk goed uit te kunnen voeren waren er bovendien veel registraties van bijvoorbeeld afgegeven vergunningen, personen met een strafblad of gevaarlijke politieke opvattingen, vreemdelingen etc. Het centrale archief zal in 1901 met de ingebruikname van het centraal bureau Haagseveer daarheen zijn verhuisd. Het is het bombardement van 14 mei 1940 redelijk ongeschonden doorgekomen. Het gebouw kon ook twee weken na het bombardement al weer in gebruik worden genomen. Het bij het Stadsarchief Rotterdam aanwezige politiearchief uit de periode 1845-1949 beslaat meer dan 350 strekkende meter. Er is veel bewaard, maar het is een fractie van de oorspronkelijke administratie. Dit archief is in onderdelen overgebracht naar het Stadsarchief. De vreemdelingenregisters met bijbehorende klappers en paspoorten over de periode 1845-1876/93 kwamen al in 1933 in het Stadsarchief terecht. In 1956 is het toen aanwezige archief over de periode 1845-1900 overgebracht naar het Gemeentearchief. Het gedeelte 1901-1910 volgde begin jaren (19)60. Tussen 1972 en 1982 werd het archief aangevuld met de documenten uit de jaren 1911-1949. In 2008 zijn nog enkele registers overgedragen. Uit de periode tot en met 1844 zijn slechts 2 fragmenten van het politiearchief overgeleverd. De serie correspondentie en de serie dagorders beginnen in 1845. De politie was in die tijd gehuisvest in het raadhuis, en vermoedelijk zal men gebruik hebben gemaakt van het aanwezige ambtelijke apparaat. Met de reorganisatie van 1846 en de verhuizing naar een eigen pand aan de Kaasmarkt in 1848 ontstond een specifiekere archiveringsnoodzaak.

Uit de algemene correspondentie is in voorbereiding op de overbrenging op instructie van de gemeentearchivaris vernietigd. In de agenda’s op de ingekomen stukken zijn deze vernietigingsacties aangetekend. De instructies die zijn bewaard beogen de stukken uit de periode 1851-1920, de correspondentie uit de jaren daarna vertoont echter vergelijkbare hiaten. Dit geldt ook voor de algemene correspondentie uit de Tweede Wereldoorlog. Bewaard zijn onder meer documenten rondom personeelszaken, door de politie gehuurde gebouwen, verkeer, vreemdelingen en onderzoeken naar doodsoorzaken. Omdat de correspondentie ingebonden was, zijn ook de andere stukken die in dezelfde band zaten bewaard. Ook de chronologisch geordende correspondentie is in zijn geheel bewaard. Daarnaast is er correspondentie bewaard over bijzondere aangelegenheden en gebeurtenissen tijdens de Tweede Wereldoorlog. Vanuit het huidige perspectief zou er echter veel meer bewaard zijn uit deze periode. Correspondentie van de afdeling Bijzondere Wetten (Drankwet etc) werd niet aangetroffen bij de vernietigingsacties. De geheime correspondentie van 1945 en de jaren daarna is nooit overgedragen aan het stadsarchief, de agenda op de geheime correspondentie van 1945 echter wel. Uit de periode 1880-1930 zijn van de rapporten van de geüniformeerde politie alleen die van de 4e afdeling (wijken ten westen van de Stadsdriehoek) en die van de 5e afdeling (Linker Maasoever) compleet bewaard gebleven. Het ontbreken van de rapporten van de 3e afdeling (wijken ten oosten van de Stadsdriehoek) is verklaarbaar. Waarschijnlijk lagen deze stukken in het bureau Meermansstraat, dat verwoest werd tijdens het bombardement op 14 mei 1940. De oorzaak van het ontbreken van de series van de 1e en 2e afdeling (die samen de gehele Stadsdriehoek omvatten) is niet te achterhalen. Hetzelfde geldt voor het hiaat in alle rapporten tussen 1930 en 1940.

Van de recherche zijn over het algemeen alleen de aangifterapporten bewaard gebleven, van de rest van hun administratie (waarin het verdere verloop van de aangiften werd aangetekend) alleen wat fragmenten. De serie rapporten van de recherche begint in 1902. Ook hier is van de 3e afdeling niets tot 1940 bewaard gebleven. De registers van personen met een strafblad zijn niet overgedragen.Het archief van Groep 10 is niet bewaard gebleven. Op Dolle Dinsdag (6 september 1944) staken zij het in paniek in brand. Het vooroorlogse archief van de Inlichtingendienst werd kort voor de capitulatie verbrand door het toenmalige hoofd van die afdeling, om te voorkomen dat gegevens over communisten en andere vijanden van het nazisme in Duitse handen zouden vallen. Tijdens de laatste jaren van de Tweede Wereldoorlog voerde het Centraal Bureau ook de administratie van de Gewestelijk Politiepresident. Deze stukken zijn niet als een apart onderdeel van het archief aangetroffen. De administratie van de Vreemdelingendienst is tamelijk compleet overgedragen, die van de Kinderpolitie en de Zedenpolitie echter maar fragmentarisch

Bijlage: Lijsten van te vernietigen stukken voor de periode 1851-1910 en 1911-1920.