Notarieel archief

Notariële archieven zijn een rijke bron voor persoonsonderzoek. De meest voorkomende akten zijn testamenten, transport of overdracht van onroerend goed, schuldbekentenissen onder hypotheek, schenkingen, huwelijksvoorwaarden, boedelinventarissen en -scheidingen en publieke veilingen. Partijen die een akte laten opmaken, ontvangen een authentiek afschrift of grosse van de akte. Ook worden op verzoek gewone afschriften en uittreksels verstrekt. Notariële akten zijn altijd door de betrokken partijen, eventuele getuigen en de notaris ondertekend.

Na 75 jaar worden notariële archieven overgedragen aan openbare archiefbewaarplaatsen, waarmee ze voor iedereen ter inzage zijn. In het stadsarchief zijn overgedragen akten aanwezig tot en met het jaar 1935.

Let op: notariële archieven in openbare archiefbewaarplaatsen bevatten geen testamenten van de periode 1916-1935, omdat deze pas na 100 jaar openbaar zijn.

Onderzoek in notarieel archief

Voor de informatie uit de akten vóór 1843 zijn bij het stadsarchief veelal indexen op namen en andere trefwoorden aanwezig. Een deel van die indexen is digitaal beschikbaar, een deel via kaartenbakken in de studiezaal. In het overzicht van aanwezige akten (hierachter) vindt u op welke akten indexen aanwezig zijn en waar die zijn te vinden.

Om een akte in een notarieel archief na 1843 te vinden, moet u eerst weten door welke notaris en wanneer de akte is opgemaakt. Als u de naam van de notaris niet weet maar het jaar waarin de akte is opgemaakt wel - en was er in die betreffende gemeente maar één notaris - dan is het de moeite waard om alle akten van dat jaar door te kijken. Met meerdere notarissen tegelijkertijd in functie, levert deze methode echter heel veel werk op.

In de toegangen op de notariële archieven vindt u, volgend op de beschrijving van de akten, repertoires of repertoria beschreven staan. Een repertoire geeft in chronologische volgorde een korte inhoudsopgave van de akten met de vermelding van de partijen. De akten zijn doorlopend genummerd en worden in volgorde van nummering bewaard. Het nummer vindt u in de eerste kolom van het repertorium. Wanneer een akte als ‘minuut’ is aangeduid, is deze ook nog aanwezig in het archief van de notaris. Van de akten die vermeld worden als ‘brevet’ of ‘originali', is in dat archief geen exemplaar meer aanwezig.

Testamenten

In het stadsarchief zijn de testamenten tot en met het jaar 1916 te vinden. De testamenten van 1916 en volgende jaren worden pas (in blokken van 10 jaar) naar het Stadsarchief overgebracht als zij 100 jaar oud zijn. De overige akten worden in blokken van 10 jaar overgebracht als zij 75 jaar oud zijn.

In notariële archieven kunnen zich soms honderden jaren oude gesloten testamenten bevinden. Deze testamenten zijn niet door de notaris opgesteld maar door de testateur zelf. Ze zijn niet te lezen zonder enveloppen open te scheuren of lakzegels te verbreken. Een gesloten testament mag alleen worden geopend namens de gemeentearchivaris, die hiervan een proces-verbaal moet opstellen. Een kopie van het proces-verbaal moet bij het geopende testament worden bewaard. Na opening is het testament vrij ter inzage.