Wilt u een document uit het Stadsarchief Rotterdam laten digitaliseren? Dan kunt u dit via ons zoeksysteem zonder kosten aanvragen. Lees op deze pagina hoe digitaliseren op verzoek werkt en welke archieven voor de service in aanmerking komen.

De voordelen van een digitaal archiefdocument zijn vooral praktisch. Een digitaal stuk kunt u online bekijken, u hoeft er niet voor naar de studiezaal te komen. De scan van een archiefstuk dat op de website staat is gratis en rechtenvrij te gebruiken.†

Niet alle archiefstukken†

Het Stadsarchief heeft een grote verzameling archiefstukken. De beschrijvingen daarvan staan op de website van het archief. Staat er bij een beschrijving het digitaliseren op verzoek-icoon†?†Dan kunt u van dit stuk een digitale versie aanvragen.

Dit betreft de volgende archiefstukken:

  • Archiefstukken die ouder zijn dan 100 jaar.
  • Archiefstukken die eigendom zijn van de gemeente Rotterdam.

Archiefstukken die beperkt openbaar zijn of die in een heel slechte staat verkeren, kan het archief helaas niet voor u scannen.†

Hieronder kunt u lezen hoe u een digitale versie van een document kunt aanvragen.†

Hoe vraagt u scans aan

Als een archiefstuk een scannen op verzoek-icoon†heeft, neemt u de volgende stappen:

1.†Klik op de beschrijving van het document dat u wilt laten scannen. Klik vervolgens op het scannen op verzoek-icoon.

Afbeelding voorbeeld van inventarisnummer.

2. Klik vervolgens op 'Stukken aanvragen'. Klik op 'Verder zoeken' als u meer stukken wilt laten digitaliseren.

Afbeelding voorbeeld van stap 2.

3. Vul uw naam en e-mailadres in, ga akkoord met de voorwaarden en klik op 'Versturen’. Hiermee stuurt u uw verzoek naar het Stadsarchief Rotterdam. U ontvangt een automatische ontvangstbevestiging.

Afbeelding voorbeeld van versturen aanvraag.

Veel gestelde vragen

U kunt scans van maximaal 3 archiefstukken per dag aanvragen. Dit is het maximale aantal dat we hanteren om zeker te zijn dat we aan alle scans binnen een maand online kunnen zetten.

De scans van de archiefstukken zullen in vrijwel alle gevallen binnen een maand online worden gepubliceerd. U krijgt een e-mail als het door u gevraagde archiefstuk online staat. Halen we de publicatie niet binnen een maand, bijvoorbeeld omdat een stuk eerst gerestaureerd moet worden, krijgt u daarvan bericht.†

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom het Stadsarchief van archiefstukken geen scans kan of mag maken. De meest voorkomende redenen zijn:

Het archiefstuk is groter dan A3

De apparaten van het†stadsarchief kunnen documenten scannen van maximaal A3-formaat. Dit betekent dat digitalisering van sommige (oude) folianten en uitzonderlijke maten van registers en boeken niet mogelijk is. Vaak is het wel mogelijk om een opname met een cameraopstelling te maken. Dit is echter bewerkelijk en daarom niet gratis. Onze tarieven voor fotografie vindt u hier.†

Het archiefstuk is beperkt openbaar

Of een document openbaar is, of niet, is wettelijk geregeld. Het gaan onder meer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet op het Auteursrecht en het notariaat. Documenten die volgens de wet niet openbaar zijn mag het Stadsarchief niet digitaliseren en online publiceren.†

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar†

Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige wetgeving (AVG) mag het Stadsarchief geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die minder dan 100 jaar oud zijn kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Het is voor het Stadsarchief niet mogelijk om dit voor elke aanvraag te controleren. Daarom kunt u van deze stukken geen scans aanvragen.

Het archiefstuk verkeert in een staat die het digitaliseren niet toelaat

Het komt ook voor dat archiefstukken beschadigd zijn of door vocht zijn aangetast. Dan moeten de stukken eerst gerestaureerd worden. Totdat de restauratie klaar is kunnen de stukken niet worden gedigitaliseerd.†

Charters (met of zonder zegel)

Charters zijn oorkonden op perkament, vaak voorzien van een zegel. Deze zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij de digitalisering. Ze kunnen daarom niet via deze gratis scanservice worden gedigitaliseerd.†

Foto’s, films en gedrukt werk

Op veel fotografisch materiaal rust nog auteursrecht. Ook bij gedrukte materialen is dat het geval. Het vergt te veel tijd om per document te controleren of er nog sprake is van auteursrecht. Daarom biedt het Stadsarchief geen mogelijkheid om dergelijke materialen gratis te scannen. Beeldmateriaal dat al digitaal en auteursrechtvrij is kunt u vinden en downloaden via ons zoeksysteem. Hier verschijnt vrijwel dagelijks nieuw materiaal.†

Archiefstukken van private partijen waarbij geen toestemming is gegeven voor scanning†

Het Stadsarchief Rotterdam heeft veel archieven in bruikleen van bedrijven, kerkgenootschappen, families en andere private partijen. Zij zijn zelf eigenaar van hun archiefstukken. Daarom is het niet mogelijke om bij het Stadsarchief een digitale versie van documenten uit deze archieven aan te vragen. Deze archieven zijn op de website te herkennen aan het kenmerk 'particulier'.†

Archieven van andere gemeentes

Een aantal gemeentes uit de regio heeft de archieven bij het Stadsarchief ondergebracht. Zij blijven daarbij zelf eigenaar van hun archieven. Digitaliseren op verzoek is voor deze archieven op dit moment niet beschikbaar.†

Op dit moment is bij de archiefstukken van 177 archieven de bestelknop te vinden. Dit zijn vooral de oude archieven van de stad Rotterdam en de oude archieven van de voormalige gemeenten die inmiddels bij de gemeente Rotterdam horen. Ook de archieven van gemeentelijke instellingen die meer dan 100 jaar oud zijn, zoals de brandweer en de postmeester kunnen aangevraagd worden.†

Daarnaast zijn er archieven van families en bedrijven die hun archief aan ons geschonken hebben waarvan ook scans besteld kunnen worden.†

We hopen in de loop van 2023 bij meer archieven de bestelknop te plaatsen.†

De ondergenoemde archieven zijn helemaal of bijna helemaal gescand en op onze website gepubliceerd. Enkele stukken uit deze toegangen zijn niet digitaal. Dat is bijvoorbeeld omdat ze een bijzonder formaat hebben dat niet op de scanners past. Of omdat ze nog niet openbaar zijn.

  • 1-02† † † † Doopregisters, Trouwregisters, Begraafregisters Rotterdam (DTB)

  • 15†† † † † † †Oud Rechterlijk Archief van Rotterdam

  • 68† † † † † † Archieven van de firma's Coopstad & Rochussen, Ferrand Whaley & Jan Hudig

  • 230-01† Archief van het Pest- en Dolhuis

  • 318-04† Holland-Amerika Lijn (HAL), Passagestaten A

  • 365-01† Archief van het† Heilige Geesthuis te Rotterdam

  • 494-03† Secretarieafdeling Bevolking Rotterdam, bevolkingsboekhouding (1830) 1850-1940†

  • 494-07††Secretarieafdeling Bevolking Rotterdam, geneeskundige verklaringen van overlijden

  • 999-01† Burgerlijke Stand Rotterdam, geboorteakten 1811-1920

  • 999-06† Burgerlijke Stand Rotterdam, huwelijksakten 1811-1945

  • 999-09† Burgerlijke Stand Rotterdam, overlijdensakten 1811-1970

Deze lijst wordt geregeld aangevuld.†