Als medewerker van de gemeente Rotterdam, aangesloten gemeente, waterschap of regio-organisatie creëer en beheer je steeds meer digitale informatie, soms zelfs zonder er lang bij stil te staan. Processen worden gedigitaliseerd en brieven digitaal aangemaakt. Veel communicatie gaat via e-mail. Digitale informatie worden opgeslagen in mailboxen, op netwerkschijven of in backoffice applicaties.
Een Documentmanagementsysteem (DMS), alleen of samen met een Records Management Applicatie (RMA), is in veel organisaties in gebruik. Waarom dan nog gebruik maken van het E-depot? Digitale informatie is naast gebruiksvriendelijk en snel deelbaar ook kwetsbaar...
Het E-depot is niet alleen bedoeld om digitale informatieveilig op te slaan maar ook om het actief te beheren. Dit houdt in dat op tijd gesignaleerd wordt dat informatie ontoegankelijk dreigt te raken, waarna het overgezet kan worden naar bijv. een ander type bestandsformaat dat voorlopig wel weer enige tijd leesbaar blijft met de hard- en software die beschikbaar is. Dit is het grootste verschil met een RMA.