Strategisch informatie overleg

Informatiemanagers, architecten en andere ICT-deskundigen, archivarissen en medewerkers informatiebeheer: al deze partijen bespreken informatievraagstukken en bereiden besluitvorming daarover voor tijdens het SIO.

Vraagstukken rondom waardering en selectie van digitale informatie komen op tafel, net als onderwerpen als informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, privacybescherming, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen.

Op 7 september 2012 is het Archiefbesluit 1995 gewijzigd. Het strategisch informatieoverleg is geïntroduceerd in de Nota van Toelichting.
Met het instellen van het SIO is in Rotterdam invulling gegeven aan artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017.

Goede, geordende en duurzaam toegankelijke informatie is noodzakelijk voor de overheid. Informatie die:

• wordt ontvangen, gemaakt, uitgewisseld en gearchiveerd, en die een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de organisatie;
• rechten en plichten van de organisatie en van andere partijen of personen kan bewijzen;
• een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de organisatie en de democratische controle;
• belangrijk is voor kennis van de geschiedenis van de organisatie en als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Bij de waardering van het belang van informatie moet rekening worden gehouden met:

1. Bewaartermijnen
2. Informatiebeveiliging
3. Actieve openbaarmaking van informatie
4. Rubricering
5. Vervroegde overbrenging
6. Openbaarheidsbeperkingen

Het SIO moet ten minste betrokken worden bij:

1. het ontwerpen van een selectielijst. Zie artikel 3 Archiefbesluit;
2. besluiten om archiefstukken in eigendom over te dragen (vervreemding), als die stukken niet worden opgenomen in een archiefbewaarplaats. Zie artikel 7.1 Archiefbesluit;
3. het uitvoeren van de hotspot-monitor.

Addendum 1

De VNG levert een selectielijst aan, die vervolgens is vastgesteld door het college: de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (pdf).
Het SIO ontwikkelt daarnaast een aanvullend waarderings- en selectiebeleid, als voorgeschreven in de vastgestelde selectielijst.

Addendum 2

Alleen de gemeentearchivaris en de directeuren zijn bevoegd om de vervreemding toe te passen.

Addendum 3

Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. In Rotterdam zijn hotspots vastgesteld als de coronapandemie, de opvang van alle asielzoekers sinds 2015, de energietransitie en het koloniale en slavernijverleden. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om informatie over hotspots veilig te stellen en te bewaren.

De hotspot-monitor uitvoeren is een jaarlijks terugkerend proces waarbij sprake is van:
•    archiefstukken die vernietigd moesten worden, worden toch bewaard
•    verwerven van particuliere archieven of informatie over de hotspots, die nog niet in de overheidsarchieven aanwezig zijn.

De hotspotlijst wordt in het SIO geagendeerd en vervolgens aangeboden aan het college, zodat die de lijst kan vaststellen.

De bemensing van het SIO hangt in de praktijk af van hoe een organisatie in elkaar zit.
De beoogde rollen in het SIO zijn de volgende: 

1. de door het overheidsorgaan aangewezen verantwoordelijke voor de nformatiehuishouding;
2. archivaris;
3. informatiemanager of Chief Information Officer;
4. vertegenwoordiger van de bedrijfsprocessen; 
5. vertegenwoordiger Informatiebeheer; 
6. onafhankelijke deskundige.