Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is een inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging, architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, en auteursrecht.

De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de concern directie over ontwikkelingen die op de gemeente afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding van Rotterdam.

Op 7/9/2012 is bij Koninklijk Besluit het Archiefbesluit 1995 gewijzigd. In de Nota van Toelichting op dat besluit is het SIO geïntroduceerd met het doel een structureel overleg te creëren waarbij alle benodigde deskundigheid op het gebied van de informatiehuishouding betrokken is.

Op 13/6/2017 heeft het Collega van B&W van Rotterdam de huidige versie van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam vastgesteld. Dit besluit bevat voorschriften betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer van de gemeente Rotterdam. In artikel 2 van dit besluit stelt het college een SIO in als bedoeld in het Archiefbesluit 1995. Alleen staat SIO hier voor Strategisch Informatiebeheer Overleg in plaats van Strategisch Informatie Overleg. Maar “what’s in a name?” Het college geeft hierbij aan dat het SIO dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer voor te bereiden en dat in het SIO alle daartoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd zijn.

Nota van Toelichting op zoek.officielebekendmakingen.nl

Het college geeft het antwoord op deze vraag zelf in de Toelichting op het Besluit
Informatiebeheer 2017:

Goede, geordende en duurzaam toegankelijke informatie is van essentieel belang voor de gemeente Rotterdam. Informatie die:

  • in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd, en die een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de      gemeente;
  • van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
  • een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
  • van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Bij de waardering van het belang van informatie moet zowel met bewaartermijnen rekening worden gehouden, als met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen.
 

Toelichting op Besluit Informatiebeheer op zoek.officielebekendmakingen.nl

Handreiking SIO decentrale overheden op vng.nl

Ondanks het in 2017 door het College van B&W vastgestelde Besluit Informatiebeheer 2017 is tot op heden nog geen SIO ingericht binnen de gemeente Rotterdam.

Dat wil overigens niet zeggen dat de bij de informatiehuishouding van de gemeente Rotterdam betrokken vakdisciplines niet met elkaar praten. Alleen een periodiek strategisch inhoudelijk overleg waarin thema’s worden besproken als waardering, selectie, vernietiging, architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, en auteursrecht, en waarin deze vakdisciplines allemaal vertegenwoordigd zijn, bestaat (nog) niet.

Ook bij andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen waarbij de gemeentearchivaris van Rotterdam als archivaris is aangewezen is nog geen regulier SIO in werking.

De informatiehuishouding van de gemeente Rotterdam is zeer in beweging. Niet alleen interne ontwikkelingen zijn hierop van invloed (bijv. De Digitaliserings Agenda, en brede gemeentelijke programma’s als DWARSS en GERS), maar ook externe ontwikkelingen zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet open overheid, de omgevingswet, de wet digitale overheid, en de nieuwe archiefwet hebben allemaal hun impact op de informatiehuishouding van de gemeente Rotterdam.

Het is van het grootste belang dat de gevolgen van deze ontwikkelingen op het gebied van de privacy, informatiebeveiliging, en de duurzame toegankelijkheid van informatie op strategisch niveau in hun onderlinge samenhang worden afgewogen. Het SIO kan daarin een essentiële rol vervullen. Dat geldt niet alleen voor de gemeente Rotterdam, maar ook voor de andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen waarbij de gemeentearchivaris van Rotterdam als archivaris is aangewezen.