In de Archiefverordening Rotterdam 2017 zijn de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van B&W voor de informatie van de gemeentelijke organen en het interne toezicht daarop vastgelegd.

In artikel 10 van deze verordening wordt de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het informatie- en archiefbeheer. Volgens artikel 11 kan de gemeentearchivaris vervolgens de uitoefening van dat toezicht opgedragen aan voldoende en deskundige medewerkers. En binnen de gemeente Rotterdam zijn dat de archiefinspecteur en de medewerkers van Archiefinspectie Rotterdam.

Archiefinspectie draagt bij aan het verbeteren van processen en het beschermen van de waarde van de gemeente Rotterdam door systematisch en gedisciplineerd de naleving van wet- en regelgeving betreffende informatie- en archiefbeheer te toetsen, en adviezen en inzichten te bieden om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te optimaliseren.

Dat doen we overigens niet alleen voor de gemeente Rotterdam, maar ook voor een aantal ons omringende gemeenten en overheidsinstellingen.

 image

Archiefinspectie geeft voorlichting over relevante wet- en regelgeving, informatie-governance en andere vakinhoudelijke onderwerpen.

Archiefinspectie is verder actief in de verdere ontwikkeling van het vakgebied door middel van deelname aan en ondersteuning van vakgerichte instituten en samenwerkingsverbanden, w.o. KVAN/BRAIN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland / Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland), Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA), en samenwerkingsverbanden met archiefinspecties van andere overheden.

Onze aanpak is gebaseerd op 3 algemeen geaccepteerde modellen:

  • Kwaliteitsmodel archiefinspectie van KVAN/BRAIN, dat bijdraagt aan een systematische en gedisciplineerde aanpak van inspectie-onderzoeken;
  • PDCA-cyclus van Deming, algemeen gebruikt hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing dat ook binnen de gemeente Rotterdam breed wordt ingezet;
  • Managementmodel van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) dat tot doel heeft bedrijven en organisaties te ondersteunen bij het vergroten van hun kwaliteit.
 image

Archiefinspectie werkt op basis van een door de gemeentearchivaris goedgekeurd jaarplan. Inspectie-onderzoeken worden doorgaans ruim van tevoren aangekondigd, uitgevoerd in nauw overleg met direct betrokkenen, en (na hoor en wederhoor) afgerond met een formeel verslag, waarin eventuele risico’s worden benoemd en zo nodig aanbevelingen worden gedaan ter verbetering.

Het team archiefinspectie bestaat uit drie leden:

  • Jacqueline Schuurman Hess, archiefinspecteur
  • Edith Bloemendal, medewerker archiefinspectie
  • Hans Hut, medewerker archiefinspectie

Mocht u contact op willen nemen kan dat via: _DV_Toezicht@rotterdam.nl

Gebouw van het stadsarchief aan de Hofdijk

Wij zijn gehuisvest in het Stadsarchief Rotterdam, Hofdijk 651, 3032CG Rotterdam.