Binnen de gemeente Rotterdam zijn de clusterdirecties verantwoordelijk voor het beheer van de informatie van hun organisatieonderdelen. BCO/Informatiebeheer ondersteunt de clusters daarbij. Wat moet de gemeentearchivaris tijdig weten?
Bij verzelfstandiging van een gemeentelijk organisatieonderdeel is een aantal handelingen betreffende de informatie van dat organisatieonderdeel nodig:
- Sluit het archief van het organisatieonderdeel af. Dit betreft zowel de fysieke als de digitale informatie.
- Maak afspraken over het beheer van het afgesloten archief, inclusief afspraken over raadpleging, openbaarheid, vernietiging en overbrenging naar het Stadsarchief Rotterdam.
- Draag de lopende dossiers (fysiek en digitaal) over aan de verzelfstandigde organisatie.
- Indien nodig kan het archief voor een periode van maximaal 5 jaar ter beschikking worden gesteld aan het verzelfstandigde organisatieonderdeel.
- Leg alle afspraken vast in een overeenkomst.
- Betrek het Stadsarchief bij het regelen van de bovenstaande handelingen.
Richtlijn verzelfstandigingen op bis.rotterdam.nl
De organisatie die archief moet afsluiten of overdragen (de aanbieder) neemt in overleg met de ontvangende organisatie het initiatief om een overeenkomst op te stellen.
Hierin regelt u de noodzakelijke voorzieningen voor het archief, zoals het afsluiten, overdragen en/of ter beschikking stellen, de verantwoordelijkheid voor het beheer, de gebruiksrechten van de betrokken partijen en voorwaarden waaronder de informatie ter beschikking wordt gesteld.
Hiervoor is een modelovereenkomst beschikbaar. De overeenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en bewaard: een in het archief van de aanbieder, de andere in het archief van de ontvanger.
Bewaar archief zodanig dat het beveiligd is tegen:
- toegang door onbevoegden
- brand
- water
- stof, schimmel en ongedierte
- grote temperatuurschommelingen
Als u uw archief buiten een door de archivaris goedgekeurde archiefruimte wilt opslaan, houdt u rekening met de onderstaande leidraad.
Door wijziging of in onbruik raken van programmatuur bestaat het risico dat informatie niet langer toegankelijk en leesbaar is.
Om dat risico te beperken of liefst te voorkomen moet u zorgen voor conversie (verandering van het medium of formaat) of migratie (overzetten naar een nieuw systeem of beheeromgeving).
Het is van belang dat hierbij de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de informatie behouden blijft.
Van de conversie of migratie maakt u een verklaring op, waarin staat:
- welke informatie is geconverteerd of gemigreerd, en
- hoe en met welk resultaat getoetst is of de informatie nog in geordende en toegankelijke staat is.
Modelovereenkomst voor de archiefbestemming bij reorganisatie (DOCX 13.5K)
Modelovereenkomst voor de archiefbestemming bij reorganisatie binnen hetzelfde overheidsorgaan of tussen overheidsorganen (samenvoeging, splitsing, opheffing van archiefbeherende onderdelen)
Leidraad voor migratie of conversie (DOCX 78.6K)
Leidraad voor het opstellen van een verklaring van migratie of conversie