Archiefinspectie Rotterdam biedt een aantal producten en diensten aan organisaties aan die tot het concern Rotterdam behoren en aan organisaties die anderszins betrokken zijn, bijvoorbeeld doordat ze een dienstverleningsovereenkomst met het Stadsarchief Rotterdam hebben. Welke werkzaamheden voeren we uit, welke resultaten levert dit op en wat zijn de voorwaarden?

De producten dienen als hulpmiddel voor het formuleren van de stappen in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie.

De Archiefwet 1995 en de Archiefverordening Rotterdam 2017 borgen het toezicht op het informatie- en archiefbeheer door de gemeentearchivaris onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van B&W.

Hieronder vindt u de lijst met producten en diensten die wij aanbieden vanuit archiefinspectie.

De kwaliteitsinspectie is een integrale nulmeting. Aan de hand van het INK-model lichten we een hele organisatie of onderdeel daarvan door op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het informatie- en archiefbeheer.

Invulformulier

Om gemeenten bij de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving.

Door het beantwoorden van de bij de archief KPI’s behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Archiefinspectie rapporteert over deze KPI’s, trekt op basis daarvan conclusies en doet waar nodig aanbevelingen ter verbetering.

De archief KPI’s bieden tevens een kapstok voor het verslag dat het college van B&W jaarlijks uitbrengt aan de gemeenteraad ter verantwoording van haar zorgtaken in het kader van de Archiefwet 1995. Dit verslag kan gebruikt worden voor de verantwoording aan de interbestuurlijk toezichthouder, de provincie Zuid-Holland.

Bij een thema-inspectie onderzoeken we een aspect van het informatie- en archiefbeheer bij meerdere organisatieonderdelen. Hier valt te denken aan instrumenten of handelingen die zorgen voor de duurzame toegankelijkheid van informatie.

Archiefinspectie kan inspecties uitvoeren met een bijzondere focus, bijvoorbeeld:

  • als specifieke knelpunten worden gesignaleerd die onvoorziene risico's met zich meebrengen en die verbetering behoeven;
  • toetsing van een digitaal zaakdossier binnen een proces;
  • bij vervanging, overbrenging of vernietiging;
  • als de bouw, inrichting en/of het beheer van archief- of serverruimten wordt overwogen.

Wij worden ingeval van nieuwe ontwikkelingen en projecten liefst in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken ('toezicht by design'), zodat eventuele constateringen die wij hebben in de ontwikkeling of het project kunnen worden meegenomen, zodat verbeteringen kunnen worden aangebracht nog vůůrdat die ontwikkelingen of projecten zijn afgerond.

Computerscherm

Een monitor informatiehuishouding is een korte vragenlijst, gebaseerd op de Baseline Informatiehuishouding en KPI’s, die inzicht biedt in de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer. Het gaat hierbij vooral om de rechtmatigheid van het beheer. Ter voorbereiding vult de organisatie de vragenlijst in, die tijdens een bezoek van de inspectie gezamenlijk wordt doorgenomen en zo nodig getoetst.

Alle inspecties resulteren na hoor en wederhoor in een verslag, inclusief geconstateerde risico’s en eventuele aanbevelingen, waarmee de (digitale) informatievoorziening, als ondersteuning van de primaire processen, kan worden verbeterd. Deze aanbevelingen worden met de verantwoordelijke voor het informatie- en archiefbeheer van de organisatie doorgenomen.

Om te investeren in de kennis over relevante wet- en regelgeving, informatie-governance en andere vakinhoudelijke onderwerpen gericht op (duurzaam) informatie- en archiefbeheer bij overheidsorganen kan de archivaris of archiefinspecteur voorlichting geven.
Deze voorlichting heeft de vorm van een rapport, lezing, presentatie of een publicatie. De vorm van de voorlichting dient vooraf te worden afgestemd.