Onderdeel van goed informatiebeheer is het tijdig uitvoeren van selectie en vernietiging. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van vastgestelde gemeentelijke selectielijsten (1993, 2012 en 2017).

Selectie

De VNG ontwerpt - daartoe gemachtigd door vrijwel alle gemeenten - een ontwerpselectielijst voor archiefbescheiden die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In de selectielijst zijn de bewaartermijnen van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgelegd.

De datum van opmaak of ontvangst van de informatie bepaalt welke lijst gebruikt moet worden:

  • De huidige Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 is sinds 1-1-2017 van kracht.

Om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie van deze procesgerichte lijst is een handreiking en een zogenoemde SelectTool ontwikkeld in opdracht van de VNG.

VNG Selectielijst Gemeenten op vng.nl

Handreiking Gebruik Selectielijst op vng.nl

  • Voor de informatie ontvangen op opgemaakt tussen 1996 en 2017 is de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 1996 van toepassing (aangepast juni 2012)
  • Voor informatie ontvangen of opgemaakt tot en met 1995, geldt de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (Staatscourant 20-12-1983, nr. 247)

Vernietiging

Archiefvernietiging

Bij organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam moet de gemeentearchivaris het overzicht van de categorieën informatie met bewaartermijnen in het Informatiebeheerplan goedkeuren. Met deze goedkeuring heeft u ook een machtiging tot vernietiging.

Stel een verklaring van vernietiging op van de daadwerkelijke vernietiging.