Archief- en informatiebeheer bij (lokale) overheden is sinds jaar en dag gestoeld op een netwerk van wet- en regelgeving gericht op het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijk staat van overheidsinformatie.


In het onderstaande overzicht is de specifieke - op informatie- en archiefbeheer gerichte - wet- en regelgeving in verband gebracht met overige relevante wetten en verordeningen die zich eveneens richten op één of meer aspecten van deze wet- en regelgeving, zoals ordening, duurzame toegankelijkheid, of de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer.

 image

De Archiefwet

De Archiefwet is de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet regelt dat overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. De wet heeft betrekking op overheidsinformatie vanaf het moment dat die informatie wordt gemaakt. Het geldt dus voor de e-mail die u net namens uw organisatie heeft verzonden. Maar bijvoorbeeld ook voor eeuwenoude stadsrechten die in een archiefbewaarplaats worden bewaard.


De belangrijkste bepaling van de wet is dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. De informatie moet dus eenvoudig te vinden en te raadplegen zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.


In de Archiefwet 1995 staan onder andere regels voor:

  • de materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden (hoe makkelijk de informatie is in te zien)
  • het bewaren en vernietigen van informatie
  • het vervangen van archiefstukken door reproducties (bijvoorbeeld een scan of kopie)
  • het uitlenen of in eigendom overdragen van informatie
  • het overbrengen van informatie naar een archiefbewaarplaats zoals het Stadsarchief Rotterdam
  • de openbaarheid van overheidsinformatie

Archiefwet 1995 op wetten.overheid.nl
Memorie van Toelichting op zoek.officielebekendmakingen.nl
 

Het Archiefbesluit

Het Archiefbesluit 1995 is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar geeft meer gedetailleerde regels. Regels voor bijvoorbeeld:

  • het opstellen en vaststellen van selectielijsten
  • het vervangen van archiefstukken door reproducties
  • het in eigendom overdragen van overheidsarchieven ('vervreemding')
  • archiefbeheersregels
  • voldoende en goed opgeleide archiefbeheerders
  • archiefruimte

Archiefbesluit 1995 op wetten.overheid.nl
Nota van Toelichting op zoek.officielebekendmakingen.nl
 

De Archiefregeling

De Archiefregeling bestaat uit 8 hoofdstukken:

  1. Algemeen
  2. Duurzaamheid archiefbescheiden
  3. Geordende en toegankelijke staat (digitale) archiefbescheiden
  4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten
  5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefruimten
  6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen
  7. Ontheffingen
  8. Slot- en overgangsbepalingen

Ook is er een uitgebreide toelichting.
Archiefregeling 2009 op wetten.overheid.nl
Memorie van Toelichting op zoek.officielebekendmakingen.nl
 

Archiefverordering Rotterdam

De Archiefwet 1995 stelt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden van de gemeente, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, die aan gedeputeerde staten wordt meegedeeld. In deze Archiefverordening wordt naast de bestuurlijke verantwoordelijkheid ook het toezicht op het beheer van de informatie geregeld.

Het eerste hoofdstuk geeft uitleg over de gehanteerde termen en begrippen.

Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van informatie door het college geregeld moeten worden.

Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van informatie en de wijze waarop het college wordt geïnformeerd over het beheer van informatie en de uitvoering van het toezicht.

Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Archiefverordening Rotterdam 2017 op zoek.officielebekendmakingen.nl
 

Besluit informatiebeheer

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de informatie die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening Rotterdam 2017. Het Besluit Informatiebeheer geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de informatie op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Besluit Informatiebeheer op zoek.officielebekendmakingen.nl
 

Wetten

Naast de archiefwet zijn er nog andere wetten waar een archief of gemeente instelling mee te maken krijgt.

De Algemene wet bestuursrecht, AWB, regelt de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en andere instellingen. De AWB bevat bepalingen over de zorgvuldige omgang van de overheid met vertrouwelijke informatie, over de transparante voorbereiding van besluiten, beschikkingen, subsidieverstrekkingen en beleidsregels, over redelijke afdoeningstermijnen van besluiten en beschikkingen op aanvraag, over de informatieverstrekking naar de burger, over de noodzaak van samenhangende besluitvorming van verschillende bestuursorganen (ketenprocessen), over beroep, bezwaar en klachtenbehandeling en dus indirect over de manier waarop de overheid zijn eigen verantwoording en bewijsvoering dient te organiseren.

Algemene wet bestuursrecht op wetten.overheid.nl

De Gemeentewet regelt de hele institutionele inrichting van de gemeente, haar organen en belangrijkste functionarissen en plichten en bevoegdheden. De wet bevat daarnaast ook voorschriften voor de begroting, het jaarverslag en het financiële beheer van de gemeentelijke overheid. De wet is vooral gericht op het verantwoordingsbelang.

Gemeentewet op wetten.overheid.nl

Sinds de invoering van deze wet zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden en beschikken beide organen over een eigen ambtelijke organisatie ter ondersteuning. Met de komst van deze wet is de verantwoordelijkheid voor de archivering van raads- en bestuursstukken veranderd.

Wet dualisering gemeentebestuur op wetten.overheid.nl
 

De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) is een privacywet die geldt vanaf 25 mei 2018 in de hele Europese Unie. Met de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU hetzelfde geregeld.

De Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geeft in Nederland uitvoering aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Met behulp van een Privacy Impact Assessment (PIA) brengt de gemeente haar privacyrisico’s in kaart van de verschillende keuzes die zij maakt bij de inrichting van haar dienstverlening en doet aanbevelingen hoe die risico’s te vermijden zijn. De PIA biedt concrete handvatten bij het inregelen van privacy in de organisatie en de werkprocessen. Daarnaast wordt aangegeven welke werkwijzen niet gewenst zijn, omdat zij gebaseerd zijn op bovenmatige gegevensverwerking.

AVG op autoriteitpersoonsgegevens.nl
UAVG op wetten.overheid.nl
Model PIA op vng.nl
 

De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT) bevat een aantal fundamentele wijzigingen van het toezicht tussen bestuurslagen: het interbestuurlijke toezicht. Deze wet maakt een einde aan de vele regelingen voor specifiek toezicht die in de loop der jaren zijn ontstaan.

De VNG heeft een handreiking ontwikkeld voor de horizontale verantwoording van de uitvoering van de Archiefwet 1995. Het gaat om de verantwoording via Kritische Prestatie Indicatoren (KPIs) die als kapstok voor het verslag aan de gemeenteraad kunnen dienen. Uit beantwoording van de KPI’s blijkt of een gemeente voldoet aan de archiefwet- en regelgeving.

Wet revitalisering generiek toezicht op wetten.overheid.nl

KPI op vng.nl
 

Databankenwet en Auteurswet

Deze wetgeving is van belang voor zover zij van invloed is op de vrije beschikbaarheid van overheidsinformatie. Werken van 'de openbare macht’ vallen in principe niet onder het Auteursrecht, maar databanken van de overheid kunnen wel beschermd worden door het databankenrecht. Een en ander kan van invloed zijn op de inrichting en het beheer van gegevensbestanden van de overheid.

Het auteursrecht is het uitsluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld.

Databankenwet op wetten.overheid.nl

Auteurswet op wetten.overheid.nl
 

Wet openbaarheid van bestuur

Het uitgangspunt van deze wet is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te worden gemaakt. De WOB geeft iedere burger de gelegenheid meer inzicht te krijgen in het overheidshandelen en zo deel te nemen aan de democratie en de overheidsbesluitvorming. De wet is van toepassing op informatie van bestuursorganen die nog niet formeel is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Op overheidsinformatie die wel is overgebracht, is het ruimere openbaarheidsregime van de Archiefwet 1995 van toepassing.

De verschillende wetten zijn onderling niet altijd consistent. De specifieke doelstelling van de ene wet kan op gespannen voet staan met die van een andere wet, zoals in het geval van de WOB met de AVG. Niettemin zijn de basisprincipes die uit al deze wetten kunnen worden gedestilleerd helder en redelijk eenduidig.

Wet openbaarheid van bestuur op wetten.overheid.nl
 

Wet hergebruik overheidsinformatie

Overheidsinformatie is met een bepaald doel geproduceerd (gecreëerd, verzameld, vermenigvuldigd of verspreid), namelijk om de publieke taak van een bepaalde instelling te kunnen vervullen. Deze informatie kan in sommige gevallen ook worden gebruikt door natuurlijke personen of rechtspersonen voor commerciële of niet-commerciële doeleinden, anders dan het oorspronkelijke doel. Dat heet ‘hergebruik van overheidsinformatie’.

Wet hergebruik overheidsinformatie op wetten.overheid.nl

Gerelateerde NEN en ISO-normen

Lineaal

De verschillende normen waar op gelet moet worden naast wetten.

ISO 14721 biedt een referentiemodel voor een Open Archival Information System (OAIS). Het OAIS-model is geen model archiveringssysteem dat meteen geïmplementeerd kan worden, maar een referentiemodel. Het biedt een kader waarbinnen procedures voor de lange termijnarchivering van digitale informatie worden uitgewerkt.

OAIS op noraonline.nl
 

NEN 2082 geeft eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. NEN 2082 is de opvolger van ReMANO en geïnspireerd op internationale standaarden (MoReq, DoD 5015.2). NEN 2082 richt zich niet meer exclusief op specifiek voor archiefbeheer ingerichte applicaties (RMA’s). De norm geeft aan welke functionaliteiten nodig zijn om optimale kwaliteit van records management (RMA-software) binnen een organisatie te kunnen bereiken. Softwarefabrikanten kunnen zich op basis hiervan laten certificeren door het ECB (European Certification Bureau). Een internationaal alternatief voor deze norm is ISO 16175. Deze is opgesteld door de International Council on Archives (ICA) en vervolgens door ISO opgenomen in de normenverzameling. Deze norm heeft een speciaal katern voor records managementfunctionaliteit in business applicaties.

NEN 2082 op noraonline.nl
 

NEN-ISO 15489

NEN-ISO 15489 vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement en omvat de totale informatiehuishouding van een organisatie. De norm bestaat uit 2 delen. Het eerste is het algemene deel en geeft advies over het beheer van informatie van archiefvormende organisaties, publiek- en privaatrechtelijk, voor interne of externe gebruikers. Het tweede deel bevat praktische richtlijnen en vormt een implementatiegids voor het eerste deel.

NEN-ISO 15489-1 op noraonline.nl
 

ISO 30300 biedt een model voor een management system voor archief- en informatiebeheer, waarmee een organisatie kan aantonen in staat te zijn bewijs van haar business transacties te creëren en te beheren zo lang zij nodig zijn. De doelgroep is het hogere management. De norm is daarom niet vakinhoudelijk, zoals NEN ISO 15489. Er zijn nu twee delen verschenen. Deel 1 gaat over de grondslagen en definities, deel 2 over de requirements.

ISO 30300 op noraonline.nl
 

NEN-ISO 23081 is de Nederlandse vertaling van de internationale ISO norm 23081 en bestaat uit 2 delen. Het eerste deel behandelt de principes die metagegevens voor informatie- en archiefmanagement bepalen. Het tweede deel richt zich op het definiëren van metagegevenselementen voor het beheren van informatie.

NEN-ISO 23081-1 op noraonline.nl
 

NEN-ISO/IEC 27001 is een internationale norm, opgesteld om te voorzien in eisen voor het vaststellen, implementeren, bijhouden en continu verbeteren van een managementsysteem voor informatiebeveiliging.

NEN-ISO/IEC 27001 op forumstandaardisatie.nl
 

NEN-ISO/IEC 27002 geeft richtlijnen voor informatiebeveiligingsnormen voor organisaties en toepassingen inzake informatiebeveiligingsbeheer, waaronder de selectie, implementatie en het beheer van beheersmaatregelen die rekening houden met de omgeving(en) waarin de informatiebeveiligingsrisico’s van de organisatie gelden.

NEN-ISO/IEC 27002 op forumstandaardisatie.nl
 

Referenties

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid.


NORA, inclusief de hieronder gemelde NORA-familie. Tot de NORA-familie behoren: MARIJ-EAR (domein van de Rijksdiensten), PETRA (provinciaal domein), WILMA (domein van de Waterschappen) en GEMMA (gemeentelijk domein).

NORA op noraonline.nl
 

Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA) vormt de domeinarchitectuur voor gemeenten. Zij geeft richting aan het realiseren van de elektronische overheid en bestaat uit begrippen, modellen, architectuurprincipes, standaarden en handleidingen.

GEMMA op gemmaonline.nl
 

Dit richt zich op iedereen die zich beroepsmatig bezighoudt met (het structureren van) de gemeentelijke informatievoorziening, het zaakgericht werken en/of het tot stand brengen en beheren van gegevensuitwisseling ten behoeve van het zaakgericht werken. Het is opgebouwd overeenkomstig de gebruikelijke indeling van catalogi voor basisregistraties. De GEMMA zaaktypencatalogus (ZTC 2.0) geldt als verdere invulling (op het niveau van het zaaktype) van het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ).

RGBZ op gemmaonline.nl
 

Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB)

Dit ondersteunt gemeenten bij het stroomlijnen van hun informatiehuishouding en de daarop gerichte processen voor beheer en gebruik. Ook voorziet het in standaarden voor gegevensuitwisseling, zodat gemeenten een samenhangende informatievoorziening kunnen opzetten.

RSGB op gemmaonline.nl
 

De specificatie voor zaak- en documentservices Beschrijft het koppelvlak tussen een zaaksysteem en een DMS.

Specificatie op gemmaonline.nl
 

Overig

Eisen Duurzaam Digitaal Depot (2012)

Eisen Duurzaam Digitaal Depot (2012) is een toetsingskader voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. Blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie wordt overgebracht naar een digitaal depot (E-depot). Omdat op de Archiefwet gebaseerde regelgeving gericht op E-depots ontbreekt, heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) een toetsingskader ontwikkeld.

ED3 op lopai.nl

 

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) 2.0

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) 2.0 is ontwikkeld door de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie en is bedoeld als een samenvatting van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaarden. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale informatie duurzaam en toegankelijk wordt beheerd.

RODIN 2.0 op lopai.nl

Toepassingsprofiel Metadatering Lagere Overheden (TMLO)

Toepassingsprofiel Metagegevens Lagere Overheden (TMLO) is een uitwerking van de NEN-ISO 23081 (zie boven), bedoeld voor de lagere overheden (provincies, gemeenten, waterschappen) in Nederland. Het toepassingsprofiel specificeert de minimaal verplichte metagegevens. Daarnaast wordt kort ingegaan op de toepassing ervan binnen het records management en op de stappen die organisaties moeten zetten om een eigen, organisatie specifiek toepassingsprofiel te maken.

TMLO op gemmaonline.nl
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/tmlo