Het stadsarchief beheert bestanden die digitaal zijn aangemaakt en nog steeds digitaal zijn. Zulke bestanden noemen we 'digital born'. Voor een digital born archief is het belangrijk dat bestanden in een bepaald formaat zijn gemaakt, dat er een logische mappenstructuur is en dat de mappen en bestanden duidelijke namen hebben. Het digitale archief kan aan ons worden aangeleverd door middel van externe harde schijven, via een download-link, USB-sticks of via e-mail, afhankelijk van de grootte en aard van het archief.

Ordenen en selecteren

Loop het digitale archief een keer globaal door. Er zit meestal al een ordening in het materiaal. Het is vaak niet nodig om deze ordening te wijzigen. Wanneer je overzicht hebt gekregen van het archief, kun je beslissen welke bestanden bewaard moeten blijven. Gooi dubbele bestanden en niet-definitieve versies van een document weg. Voor archieven van onder meer stichtingen en verenigingen staat hieronder een overzicht weer van informatieobjecten die wel of niet bewaard hoeven te worden. Bij twijfel kun je altijd overleggen met de experts van Stadsarchief Rotterdam.

Bestandsformaten

Foto’s, afbeeldingen, geluidsopnamen en video’s die in opdracht van de organisatie of door medewerkers zijn gemaakt horen ook bij het archief. Als ze in een bestand worden aangeleverd, wil het stadsarchief deze het liefst in een bepaald formaat. Dit betekent voor tekstdocumenten PDF/A, DOCX, DOC en ODT. Voor afbeeldingen is dit TIFF, JPEG en PNG en voor geluid is WAV een geschikt formaat. De complete lijst van bestandsformaten staat in het document handreiking bestandsformaten e-depot.

Mappenstructuur

Een goede mappenstructuur is belangrijk voor een over te dragen digitaal archief of collectie. Een goede mappenstructuur heeft een logische opbouw. Zet losse documenten, dus bestanden die naast mappen staan, in mappen met een relevante naamgeving of maak een nieuwe map aan.

Namen van mappen en bestanden

Geef mappen en bestanden betekenisvolle en duidelijke namen. Dan zijn documenten makkelijker terug te vinden. Algemene regels voor bestandsnamen zijn:

•    Gebruik alleen letters, cijfers en een laagliggend streepje (_)
•    Gebruik geen afkortingen.
•    Gebruik géén extensie-termen in de naam. Dus bijvoorbeeld fotodoc.doc.
•    Schrijf de datum op volgorde van jaar, maand, dag. Bijvoorbeeld 1972-07-26.
•    Kies een vaste volgorde voor de opbouw van de bestandsnamen. Bijvoorbeeld: datum_soortdocument_naamversie.extensie (ingevuld: 20230831_beleidsnota_groenbeheer_02.pdf).

Heb je een geheel of gedeeltelijk digitaal archief en wil je advies? Of wil je dit aanbieden?
Neem contact met ons op via de knop 'Ik wil iets aanbieden' die bovenaan deze pagina staat.