Een overvloed aan (on)betrouwbare notarissen

Overvloed aan notarissen in Rotterdam en hun eventuele onbetrouwbaarheid (1585-1811)

Tijdens de zestiende, zeventiende en achttiende eeuw bestonden er regelmatig twijfels over de betrouwbaarheid van bepaalde notarissen. Er waren onder andere klachten over notarissen die hun ambt zouden hebben verkregen door middel van omkoping, notarissen die geen protocolregisters opstelden en/of notarissen die akten vervalsten of onjuiste informatie in hun akten opvoerden. Een voorbeeld van dit laatste is het opvoeren van getuigen die al overleden waren. 

Karel de Vijfde trof al in 1524 maatregelen tegen fraude, waarna regelmatig nieuwe maatregelen volgden. Dit blijkt uit de Criminele Sententieboeken (ofwel vonnissen in strafzaken). Hierin staan enkele (straf)zaken tegen notarissen, waarvan sommigen uit hun ambt te zijn gezet. 

Een ander probleem was slechte archivering. Niet alle protocolregisters kwamen bij het stadsbestuur (en later het archief) terecht. Het is bekend dat van ongeveer 130 notarissen de akten geheel ontbreken. De akten van andere notarissen kunnen onvolledig zijn overgebracht. Ook konden akten niet of niet volgens de regels ondertekend zijn.

De controle door de stadssecretarissen op het inleveren van de protocolregisters na het overlijden van een notaris hielp ook onvoldoende: kinderen of andere erfgenamen leverden de registers regelmatig niet in. Vanaf 1669 kwam daar een boete op te staan.

De onderlinge concurrentie was groot. Burgemeesters en Schepenen mochten aangeven hoeveel notarissen er volgens hen maximaal nodig waren, maar die maatregel was kennelijk niet voldoende. Er waren regelmatig te veel notarissen actief. Vanaf het tijdperk van de Republiek van de Zeven Verenigde Provinciën had het Hof van Holland een controlerende functie bij de aanstelling van notarissen. Zo moesten de voorgedragen kandidaten een examen afleggen. Dat maakte overigens geen eind aan de misstanden.

Vanaf 1651 probeerde men het aantal notarissen te verminderen door een tijd geen nieuwe notarissen meer te benoemen. Het idee was dat er pas een notaris kon opvolgen als een gevestigd notaris ermee opgehouden was. Tegelijkertijd was het de bedoeling de kwaliteit te verhogen. Dat ging toch niet snel genoeg. Ook in de achttiende eeuw volgden daarom met enige regelmaat hernieuwde maatregelen. 

Benoeming en voorkeuren

Tot het Uitvoerend Bewind in 1795 die taak overnam, bleef het Hof van Holland controle uitoefenen op de benoemingen. In 1807 nam koning Lodewijk de taak over, na een voordracht van de landdrosten en de minister van Justitie. 

Vanuit het stadsbestuur keek men of bepaalde notarissen over kennis of vaardigheden beschikten waarin ze zich konden specialiseren. Zo kon talenkennis, bijvoorbeeld van het Engels of het Frans, nuttig zijn voor kooplieden die actief waren in de internationale handel.

Vanaf 1734 bepaalden de Staten van Holland en West-Friesland dat er voortaan geen rooms-katholieke notarissen mochten worden benoemd. In de periode daarvoor was het in Holland niet verplicht dat een notaris lid van de Gereformeerde kerk moest zijn. Remonstrantse en Lutherse notarissen waren bijvoorbeeld ook actief. Door de Staatsregeling van 1798 kwam er weer een einde aan dit besluit.

Rechtsgeldigheid akten

Op verzoek van de comparanten kon een akte ingetrokken (geroyeerd) worden of worden aangepast. De comparanten moesten het dan wel onderling eens zijn. Dit werd nog lastiger als de notaris al was overleden. Zeker in die gevallen waarin de protocolregisters niet waren overgedragen en dus niet meer beschikbaar waren. Zo nodig konden de burgemeesteren en andere bestuurders van de stad de akte aanpassen als bleek dat die door een misverstand niet goed was opgesteld. Bijvoorbeeld wanneer een aantoonbaar verkeerde naam in de akte stond.

Geannexeerde oude ambachten of gemeenten

In sommige gevallen hebben de geannexeerde oud ambachten of gemeenten nog een apart ofwel “eigen” notarieel archief. Na een annexatie werden de nieuwe protocolregisters ondergebracht in het Rotterdams notarieel archief. Hierdoor is het soms een puzzel om te achterhalen waar of bij welke notaris een akte is opgesteld. Een akte kan dus in het notarieel archief van Rotterdam zitten of in het eigen notarieel van het voormalig ambacht of gemeente. 

De protocollen van Cool beginnen pas vanaf 1800. Delftshaven had al wel aan het begin van de zeventiende eeuw een eerste notaris. Maar bijna alle protocollen uit die tijd ontbreken. Er is een lijst van notarissen van wie geen protocol aanwezig is. 

Zie hiervoor de publicatie van Eppe Wiersum uit 1920 en 1926: Archieven der notarissen die op het tegenwoordig grondgebied der gemeente Rotterdam gefungeerd hebben 1585-1811. Dit geldt ook voor notarissen in Kralingen, Charlois en Katendrecht. We weten niet wanneer de eerste notarissen in Charlois en Katendrecht zijn aangesteld.

Geschiedenis van het archief (verhuizingen)

Het notarieel archief is meerdere keren verplaatst binnen de stad Rotterdam. Met het verbeterde toezicht vanaf 1670 werd duidelijk dat er niet veel archiefruimte beschikbaar was. De secretarie op het raadhuis bleek te klein, zelfs de kamer van de burgemeesteren en regeerders én de kamer van de Weesmeesters moesten worden ingezet om het notarieel archief te bewaren. Ook is toen een eerste inventarislijst opgesteld. Ten opzichte van de lijst van 1670 ontbreken er alsnog protocollen van vier notarissen. Er zijn nog latere lijsten opgesteld, omstreeks 1775 en rond 1810. 

In 1822 verhuisden de protocollen naar de Stadsdoelen. Nadat in 1842 in het Staatsblad was gepubliceerd dat de notarisprotocollen gescheiden van het materiaal van de griffie bewaard moesten worden, volgde de verhuizing naar het gebouw van de Rechtbank. In 1905 kwam er een notarieel depot op de Noordsingel, in het kader van de wet op het notarisambt van dat jaar. Pas in 1913 kwamen de protocollen tot en met 1811 in het archiefgebouw van de gemeente Rotterdam terecht. Het overige archief bleef nog op de Noordsingel. In de eerdergenoemde publicatie van Wiersum leest u wat de  gang van zaken is geweest van de protocollen uit Cool, Kralingen, Charlois en Katendrecht. 

Alle verplaatsingen moeten lastig zijn geweest. De protocolregisters van sommige notarissen bevatten zeer veel minuutakten en werden dus ook in zware banden ingebonden. Tot een gewicht van veertien kilo aan toe.

Geschiedenis van de ordening en beschrijving

Het lijkt erop dat de protocolregisters in 1670 (opnieuw) geïndiceerd en ingebonden zijn. Er werden toen nieuwe eisen gesteld aan het papierformaat en de manier waarop het beschreven werd. Maar ook deze maatregelen werden niet altijd opgevolgd. Nieuwe boetes volgden in 1708, terwijl de secretaris verantwoordelijk werd voor de inspectie. Speciale commissarissen zouden op last van de Staten van Holland het stokje overnemen. Maar die overgang verliep moeizaam in Rotterdam. Pas in 1745 zouden er drie stadssecretarissen komen. Ook zij konden niet voor elkaar krijgen dat de notarissen altijd indexen inleverden. Het notarieel archief bleef dus onoverzichtelijk en slecht te doorzoeken. De wet op het notariaat van 1791 bood geen verbetering. In een nieuwe wet van 1796 is vervolgens bepaald dat de notarissen voortaan ieder jaar een repertorium moesten inleveren van de akten die ze in het afgelopen jaar hadden opgesteld bij de griffie van de rechtbank.

Voor uitvoeriger informatie zie E. Wiersum onder “Geschiedenis van de archiefvormer” in toegang 18.