Stap-voor-stap onderzoek in notariële archieven
Waarom onderzoek doen in notariële archieven?
Notariële archieven zijn een rijke bron voor onderzoek naar personen en bedrijven. Via deze akten kunt u meer te weten komen over maatschappelijke zaken, bedrijvigheid, economische- en sociale omstandigheden van de personen welke een akte hebben laten opstellen.
Wat zijn de uitdagingen?
Dit type archiefonderzoek kan wat meer uitdagingen met zich meebrengen. Niet het hele notarieel archief is geïndexeerd, dus niet alle namen en bedrijven zijn meteen te vinden. Het kan een uitdaging zijn om handschriften van verschillende notarissen uit de 16de, 17de, 18de, 19de en 20ste eeuw te lezen. Namen van de personen die u zoekt kunnen net anders geschreven zijn of er worden "ouderwetse" vaktermen gebruikt in de tekst. Laat dit u niet tegenhouden.
Meer lezen over aktesoorten en (vak)termen?
Basisinformatie
Wat is een notariële akte?
Een notariële akte is een akte die wordt opgesteld in opdracht van een of meerdere personen, partijen of instellingen, waarin afspraken officieel worden vastgelegd.
De meest voorkomende akten zijn testamenten, transport of overdracht van onroerend goed, schuldbekentenissen onder hypotheek, schenkingen, huwelijksvoorwaarden, boedelinventarissen en -scheidingen en publieke veilingen.
Partijen die een akte laten opmaken, ontvangen een authentiek afschrift of grosse van de akte. In het archief van de notaris blijft de minuut-akte. Ook worden op verzoek gewone afschriften en uittreksels verstrekt. Notariële akten zijn altijd door de betrokken partijen, eventuele getuigen en de notaris ondertekend.
Wat betekenen de verschillende termen?
Het archief maakt ook gebruik van vaktermen bij het toegankelijk maken van archiefstukken. Zo kunt u woorden tegenkomen als:
- Folio: één blad, het geheel van de voor- én achterkant;
- Recto: de voorkant van een blad papier (de eerste kant die je ziet), ;
- Verso: de achterkant van een blad papier, genummerd als even pagina.
Een notariële akte is een juridische overeenkomst, de akte zal dus ook vaktermen bevatten. Niet alle termen zijn bekend. We hebben een incomplete lijst van vaktermen, aktetypen en hun betekenissen. Deze vindt u door op de link hierboven te klikken.
Hoe begint u?
Voorafgaand aan het onderzoek:
Stel u zelf van te voren een aantal vragen:
- Wat is de onderzoeksvraag? Over welke zaak of gebeurtenis of persoon wilt u informatie vinden?
- Is bekend bij welke notaris de akte werd opgesteld?
- Is bekend in welke plaats of plaatsen de notaris werkzaam was? Of in welke plaats de akte is opgesteld?
- In welke periode speelt het zich af?
- Welke personen waren betrokken bij de zaak die u onderzoekt?
Zoeken door de verschillende indexen
Zoeken door de papieren indexen
Zoeken door de papieren indexen
Als u nog niet weet bij welke notaris of in welke periode de gezochte akte(s) is opgesteld, dan is het advies om te beginnen bij de papieren index.
Op de studiezaal van het stadsarchief staat deze papieren index op het notarieel archief van Rotterdam, Hillegersberg, Schiebroek en Overschie. Deze indexen zijn gemaakt door archivarissen en door vrijwilligers in verschillende perioden.
De index is opgedeeld in series van 10 jaar en zijn per serie alfabetisch geordend op achternaam. Voor elke persoon, welke genoemd wordt in een Rotterdamse notariële akte, zit er een indexkaart in de kasten. Ook zitten er indexkaarten in waarop een overzicht te vinden is van personen die hetzelfde beroep uitoefenden.
Op zo'n indexkaart staat de naam, soms een huwelijkspartner, misschien een beroep. Maar er staat altijd een inventarisnummer welke verwijst naar het register waarin de akte zit én een aktenummer of folionummer.
Zo kan een indexkaart eruit zien
Zoeken door de eigentijdse indexen
Vooraan of achteraan een register kan een index staan die destijds al is opgesteld door de notaris zelf of door een assistent. Dit geldt voornamelijk voor de periode 1711-1845. Als u weet bij welke notaris u moet zijn, maar misschien nog niet precies in welk register, dan is dit een goede methode om toe te passen.
De eigentijdse indexen kunnen ook een beeld geven welke personen, beroepsgroepen of andere netwerken vaker bij een notaris terecht kwamen. Een notaris die Frans sprak en/of schreef kon zich bijvoorbeeld specialiseren in handel met Frankrijk.
Zoeken door de online database
Op onze website kunt u onder de knop 'Archieven en Collecties' een blok vinden welke u direct leidt naar onze database van notariële akten. Het doel is dat in deze database alle akten te vinden zijn op naam van de genoemde personen, notaris, aktetype en datum.
De database is zeker niet compleet. Medewerkers en vrijwilligers werken er hard aan om alle aktes te beschrijven. Zoals u kunt voorstellen is dit veel werk. Elk jaar staan er weer meer aktes in deze database. Op termijn worden ook de scans van aktes aan de beschrijvingen in deze database gekoppeld.
Zoeken door de repertoria
Voor de periode na 1842 hebben wij geen papieren index gemaakt. Daarom is het voor deze periode heel belangrijk om te weten wie de notaris is die de akte heeft opgesteld.
Als dit niet bekend is, dan kan het onderzoek arbeidsintensief worden. Dan moet u van alle mogelijke notarissen het repertorium nalopen, om te zien of de akte die u zoekt daar te vinden is.
Een repertorium is een wettelijk verplicht register dat door notarissen wordt bijgehouden en waarin alle door hen verleden akten worden geregistreerd. De aktes en de namen werden vaak chronologisch genoteerd met daarachter de verwijzing naar het bijbehorende aktenummer of register.
Zoeken in de registers
Als u aanwijzingen (inventarisnummer of naam van de notaris) heeft in welk register u de akte moet zoeken, dan is de volgende stap het zoeken van het juiste register in de inventaris van het notarieel archief.
In welke inventaris kunt u terecht?
Het archief van de notarissen van Rotterdam is verspreid over drie inventarissen. Op basis van het jaar waarin de akte is gemaakt kiest u voor een van de inventarissen:
- Archiefinventaris 18 gaat over de periode 1585-1811.
- Archiefinventaris 314 gaat over de periode 1812-1925.
- Archiefinventaris 5037 gaat over de periode 1925-1935.
Klik op een van bovenstaande links om direct naar de inventaris te gaan.
De archieven van notarissen van andere gemeenten en voormalig zelfstandige gemeenten - bijvoorbeeld Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek, Poortugaal, Kralingen - zitten nog vaak in de gemeentelijke archieven. Kijk op de pagina 'Welke notariële archieven hebben wij' bij welke archiefinventaris u moet zijn.
Zoeken in de inventaris
De inventaris is een grote lijst met beschrijvingen van de inhoud van een archief. In deze lijst kunt u zien welke documenten of registers in het archief zitten.
De inventarisnummers vindt u door eerst te klikken op 'Beschrijving van de series en archiefbestanddelen'. Door op het pijltje te klikken komt u steeds dieper in de inventaris. U kunt ook het zoekveld bovenaan de inventaris gebruiken en direct zoeken op de naam van de notaris of op het inventarisnummer.
Digitaal of de papieren versie
In de inventaris ziet u of een inventarisnummer gedigitaliseerd is als er een paperclipje voor het inventarisnummer staat. Als u op het inventarisnummer klikt, opent de beschrijving en komt de scanreeks in beeld.
Is het inventarisnummer niet gedigitaliseerd? Dan kunt u het origineel reserveren en deze o de studiezaal komen bekijken. Hiervoor klikt u op het inventarisnummer en dan rechts op het icoontje van een persoon met een boek.
Zoeken naar de akte
Akte vinden in het register
Hoe vindt u de akte in het register? In de index staat meestal een aktenummer of een folionummer. Omdat de index niet duidelijk is of het om een akte- of folionummer gaat moet u beide opties proberen. Met dit nummer kunt u wel sneller of gerichter zoeken door het register. Aan het begin van een nieuwe akte staat meestal het nummer vermeld. Controleer of het de gezochte akte is door de inhoud te lezen.
Een folionummer is net iets anders dan een paginanummer. Een folio is het geheel van een voor- en achterkant van één pagina. Meestal staat het folionummer bovenaan op de rechter pagina.
Heeft u geen aktenummer of folionummer, maar wel een datum. Dan kunt u op die manier zoeken naar de akte. De meeste aktes beginnen met een datum-beschrijving.
Heeft u geen datum, aktenummer of folionummer? Dan zult u elke akte moeten bekijken en lezen om te zien of het de gezochte akte is.
"Standaard" opmaak van een akte
De meeste aktes beginnen met een standaard zin: 'Op [datum] compareerde voor mij [naam van de notaris], [standplaats]', hierna volgende de namen van de comparanten (de personen welke een overeenkomst aangaan) en de namen van eventuele getuigen.
Hierna vervolgt de akte met het omschrijven van de overeengekomen afspraken. Uiteindelijk dient de akte aan het eind getekend te zijn door zowel de notaris, de comparanten en de eventuele getuigen.
De gezochte akte is niet gevonden
De notariële archieven zijn niet compleet. Het is dus zeker mogelijk dat de akte die u zoekt verloren is gegaan.
Van de akten die vermeld worden als ‘brevet’ of ‘originali' in het repertorium, is in dat archief geen exemplaar aanwezig. De notaris was niet verplicht van deze akten een minuut te bewaren.
U zoekt een (te) jonge akte
Notariële akten worden na 75 jaar openbaar. Voor testamenten geldt een langere termijn, deze zijn na 100 jaar openbaar. Wanneer u een akte zoekt die nog niet openbaar is, is het makkelijker om de notaris of diens opvolger te benaderen.
Weet u wie de oorspronkelijke notaris was, maar niet wie de opvolger is? Op Notaris.nl kunt u de opvolger opzoeken: Notaris.nl | Opvolgersarchief. U kunt contact opnemen met de opvolger en om de akte op te vragen.
U zoekt een testament
Het notarieel archief bevat testamenten, maar deze moeten wel ouder zijn dan 100 jaar. Testamenten jonger dan 100 jaar zijn niet openbaar en worden bewaard door notarissen zelf of door de rijksoverheid.
In het Centraal Testamentenregister kunt u opzoeken of er een testament is. Zo ja, bij welke notaris deze is opgetekend. Bij deze notaris (of diens opvolger) kunt u dan terecht om het op te vragen.