Stadsarchief Rotterdam verzamelt ook digitale archieven en collecties van particuliere personen en organisaties. We zullen uw archief of collectie allereerst inhoudelijk beoordelen of het een goede aanvulling is op onze collectie. Neem daarom altijd eerst contact met ons op via het onderstaande formulier. 

Hoe orden je je digitale archief zodat het kan worden opgenomen in het digitale depot van Stadsarchief Rotterdam? 

Digital Born
Archieven en collecties waarvan de originele bestanden digitaal werden aangemaakt en nog steeds digitaal zijn noemen we digital born (digitaal geboren). Deze digital born bestanden kunnen worden verworven en duurzaam opgeslagen voor de langere termijn in ons e-depot.

Aanleveren 
Van belang voor een digital born archief is welke bestandsformaten er zijn gebruikt, dat er een logische mappenstructuur is en dat de mappen en bestanden duidelijke namen hebben. Het digitale archief kan aan ons worden aangeleverd door middel van externe harde schijven, via een download-link, USB-sticks of via e-mail, afhankelijk van de grootte en aard van het archief. 

Ordenen en selecteren
Loop het digitale archief een keer globaal door. Er zit doorgaans al een ordening in het materiaal. Het is vaak niet nodig om deze te wijzigen. Wanneer je overzicht hebt gekregen van het archief kun je beslissen welke bestanden bewaard moeten blijven. Gooi dubbele bestanden en niet definitieve versies van een document weg. Voor archieven van onder meer stichtingen en verenigingen staat hieronder een overzicht weer van informatieobjecten die wel of niet bewaard hoeven te worden. Bij twijfel kunt u altijd overleggen met de experts van Stadsarchief Rotterdam. 

Bestandsformaten
Foto’s, afbeeldingen, geluidsopnamen en video’s horen ook bij het archief wanneer ze in opdracht van de organisatie of door medewerkers of leden zijn gemaakt. Stadsarchief Rotterdam werkt met een lijst van voorkeurs- en acceptabele bestandsformaten. Dit betekent voor tekstdocumenten PDF/A, DOCX, DOC en ODT. Voor afbeeldingen is dit TIFF, JPEG en PNG en voor geluid is WAV een geschikt formaat. De lijst van voorkeurs- en acceptabele bestandsformaten kan worden gevonden in het aansluitpakket op onze website, in het document Handreiking Bestandsformaten E-depot

Mappenstructuur
Een goede mappenstructuur is belangrijk voor een over te dragen digitaal archief of collectie. Een goede mappenstructuur heeft een logische hiërarchie. Zet losse documenten, dus bestanden die naast mappen staan, in mappen met een relevante naamgeving of maak een nieuwe map aan. 

Naamgeving van mappen en bestanden
Geef mappen en bestanden betekenisvolle namen. Duidelijke naamgeving zorgt ervoor dat documenten makkelijker terug te vinden zijn. Algemene regels voor bestandsnamen zijn:

•    Gebruik alleen de volgende karakters: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ, abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 0123456789._-
•    Gebruik geen afkortingen.
•    Gebruik de originele extensie en gebruik die termen nooit in de naam (dus bijvoorbeeld geen doc voor de punt).
•    Schrijf de datum volgens het stramien JJJJMMDD.
•    Kies een vaste volgorde voor de opbouw van de bestandsnamen. Bijvoorbeeld: JJJJMMDD_soortdocument_naamversie.extensie (ingevuld: 20230831_beleidsnota_groenbeheer_02.pdf).

Heb je digitaal archief of gemengd archief en wil je advies? Of wil je dit aanbieden? Neem contact met ons op.