Met onze collectie willen we de ontwikkeling van de stad en haar bevolking in al hun verscheidenheid op een evenwichtige manier weerspiegelen, zodat iedere Rotterdammer wat te zoeken en te vinden heeft in het stadsarchief.

Waarom verzamelen en bewaren we?
Het stadsarchief heeft als opdracht de geschiedenis van Rotterdam te bewaren en zichtbaar te maken. Dat doen we door het verzamelen en duurzaam toegankelijk maken van primaire en secundaire bronnen. 

Onder primaire bronnen verstaan we informatie ‘uit de eerste hand’, geproduceerd door direct betrokkenen in de tijd waarop ze betrekking hebben. Dit kan gaan om tekst, audio, stilstaand of bewegend beeld. Secundaire bronnen bevatten beschrijvingen, interpretaties, analyses en/of verklaringen die met enige afstand in tijd en/of ruimte zijn gemaakt op basis van primaire bronnen, zoals onderzoeksrapporten, boeken en documentaires. Deze bronnen bewaren we onder de best mogelijke omstandigheden in onze (digitale) depots, ze zijn te vinden en te bekijken op onze website en/of in onze studiezaal. In veel gevallen zijn kopieën te bestellen voor hergebruik. 

Ongeveer 58% van de collectie bestaat uit archieven van de gemeente Rotterdam. Daarnaast is 42% van de collectie afkomstig van bedrijven, stichtingen, fotografen, bewoners, kortom alle Rotterdammers. De stad en haar bevolking veranderen voortdurend. Ook de manieren waarop mensen en organisaties hun leven en werk vastleggen veranderen, vooral door digitalisering en gebruik van social media. Stadsarchief Rotterdam is hard bezig om actief en inclusief te verzamelen zodat de collectie inspeelt op de actualiteit en recht doet aan de dynamiek en diversiteit van de stad. De uitgangspunten van ons verwervingsbeleid zijn dan ook: de collectie is een geheel en is onderscheidend. De toegevoegde informatiewaarde staat voorop. We focussen op representativiteit met name door middel van wederkerige samenwerkingen. 

Wat verzamelen en bewaren we? 

  • Overheidsarchieven - volgens de Archiefwet 1995.
  • Private archieven – van families, bedrijven of stichtingen, personen.
  • Affiches, prenten, tekeningen, portretten, kaarten en plattegronden, foto's, dia's, negatieven, films, geluidsopnamen, websites en social media-accounts uit en/of over Rotterdam.
  • Boeken, tijdschriften en kranten, reclamemateriaal, brochures, programma's van culturele en maatschappelijke instellingen van en over Rotterdamse instellingen, personen en onderwerpen.

Wat verzamelen we niet? 

  • 3D-objecten;
  • diploma’s, paspoorten, getuigschriften, aanstellingsbrieven, notariële afschriften;
  • kopieën van documenten of foto’s;
  • materiaal dat het stadsarchief of een andere erfgoedinstelling al in de collectie heeft.

Wat zijn de instrumenten?

  • Collectieprofiel: waar zitten de hiaten en blinde vlekken in de huidige collectie?
  • Trendanalyse: welke veranderingen zijn er in de stad?
  • Hotspotmonitor: ingrijpende maatschappelijke gebeurtenissen 

Op basis van deze instrumenten maken we een (meer)jaarplan waarin staat welke prioriteiten we stellen voor de verwervingen, zowel voor de passieve (wat aan ons aangeboden wordt), de actieve (die we zelf initiëren) en de samenwerkingen. 

Hoe beoordelen we een mogelijke verwerving?
Inhoudelijke criteria: 

  • Het is Rotterdams;
  • het is authentiek;
  • het is nog bruikbaar;
  • het heeft informatiewaarde;
  • het heeft kwaliteit: volledigheid, samenhang, context, zeldzaamheid, (kunst)historische waarde, cultuurhistorische betekenis; 
  • het is representatief;
  • het is uitzonderlijk;
  • het publiek zal ernaar vragen. 

Overige overwegingen: 

  • De materiele staat is in orde;
  • het is geordend;
  • het is geschonken aan het stadsarchief met toestemming voor publicatie en hergebruik. 

Hoe verzamelen en bewaren we? 

  • Overheidsarchieven van de gemeente Rotterdam worden overgebracht op basis van de Archiefwet.
  • Aanbieders kunnen hun aanbod kenbaar maken via een formulier op de website, het aanbod wordt dan beoordeeld volgens bovenstaande criteria.
  • Het stadsarchief benadert instellingen, bedrijven of personen, waarvan zij het archief van belang vindt om op te nemen.
  • Het stadsarchief neemt deel in samenwerkingen en projecten in het kader van de Collectie Rotterdam en sluit aan bij (particuliere) erfgoedpartners.
  • Het stadsarchief koopt (selectief) materiaal aan en verstrekt opdrachten tot aankoop. 
  • De eigenaar van een archief of collectie zorgt dat het wordt geordend, voordat het wordt opgenomen in de collectie. Het stadsarchief zal hierin adviseren en ondersteunen. 
  • Na een positieve beslissing op basis van de criteria wordt een overeenkomst opgesteld.
  • We streven ernaar om aanwinsten uiterlijk na twee jaar beschikbaar te kunnen stellen.