Aansluiten op het E-depot

Als medewerker van de gemeente Rotterdam, aangesloten gemeente, waterschap of regio-organisatie maakt en beheert u steeds meer digitale informatie. Processen worden gedigitaliseerd en brieven digitaal aangemaakt. Veel communicatie gaat via e-mail. Digitale informatie wordt opgeslagen in mailboxen, op netwerkschijven of in applicaties.

Veel organisaties gebruiken een Documentmanagementsysteem (DMS), soms samen met een Records Management Applicatie (RMA).
Maar digitale informatie is kwetsbaar.

Het E-depot slaat digitale informatie veilig op en beheert het actief. Als informatie ontoegankelijk dreigt te raken, zorgt het E-depot ervoor dat het met bijvoorbeeld een ander type bestandsformaat dat de informatie leesbaar blijft. Dit is het grootste verschil met een RMA.

Verplichte overdracht van informatie

Digitale informatie die volgens de Archiefwet langer dan 20 jaar bewaard moet blijven, moet na deze periode verplicht aan het stadsarchief worden overgedragen. Het archief maakt de informatie vervolgens openbaar en toegankelijk.

Optie: vervroegde overdracht van informatie

Archiefvormers kunnen ervoor kiezen hun digitale informatie eerder in het E-depot te plaatsen. De archiefvormers blijven verantwoordelijk, alleen het beheer wordt gedaan door het E-depot. Zo blijft de informatie niet-openbaar, tenzij er toestemming is van de archiefvormers.

Dit biedt twee voordelen:

1. Het stadsarchief zorgt dat de digitale informatie toegankelijk blijft.
2. Archiefvormers profiteren van de expertise van het stadsarchief voor preservering.

De informatie die in beheer is gegeven, blijft beschikbaar voor de archiefvormer en geautoriseerde medewerkers.

Een voorwaarde om van deze optie gebruik te maken, is dat de informatie niet meer wijzigt, zoals bij een afgesloten zaak. Dit wordt pas relevant voor informatie die langer dan drie jaar bewaard moet blijven, omdat het risico klein is dat opslagformaten binnen een kortere periode van drie jaar onleesbaar worden of de hardware verouderd raakt.

Contact

Bent u geïnteresseerd in onze 'Producten- en Dienstencatalogus aansluiting E-Depot'? Of hebt u andere vragen?
Stuur ons een reactie via de knop 'Contact'.

Contact