Aansluiten op het E-depot

Digitale informatie die onder de Archiefwet valt en langer dan 20 jaar bewaard moet blijven, moet na deze periode verplicht aan het stadsarchief worden overgedragen. Het archief maakt de informatie vervolgens openbaar en toegankelijk.

Vervroegde overdracht van informatie

Archiefvormers kunnen ervoor kiezen hun digitale informatie eerder in het E-depot te plaatsen zonder de verantwoordelijkheid ervoor op te geven. In dit geval wordt alleen het beheer overgedragen en blijft de informatie niet-openbaar, tenzij er expliciete toestemming is van de archiefvormer.

Een groot voordeel van deze optie is dat het stadsarchief de overgedragen digitale informatie actief beheert. Als monitoring aantoont dat informatie dreigt ontoegankelijk te worden, wordt preservering toegepast. Dit biedt twee voordelen:

1. Digitale informatie die uiteindelijk overgedragen moet worden, blijft toegankelijk gedurende de tussenliggende periode.
2. Archiefvormers hoeven niet zelf preservering te regelen, maar kunnen profiteren van de expertise van het stadsarchief, die deze kennis toch nodig heeft voor de informatie die verplicht wordt overgedragen aan het E-depot.

De informatie die in beheer is gegeven, blijft beschikbaar voor de archiefvormer en geautoriseerde medewerkers.

Een voorwaarde om van deze optie gebruik te maken, is dat de informatie definitief is en niet meer wijzigt, zoals bij een afgesloten zaak. Dit wordt pas relevant voor informatie die langer dan drie jaar bewaard moet blijven, omdat het risico klein is dat opslagformaten binnen een kortere periode van drie jaar onleesbaar worden of de hardware verouderd raakt.

Via de knop kunt u de producten- en dienstencatalogus downloaden. Deze is bedoeld voor externe organisaties die willen aansluiten op het E-depot van het Stadsarchief Rotterdam en beschrijft de producten en diensten op hoofdlijnen.