Als medewerker van de gemeente Rotterdam, aangesloten gemeente, waterschap of regio-organisatie creëer en beheer je steeds meer digitale informatie, soms zelfs zonder er lang bij stil te staan. Processen worden gedigitaliseerd en brieven digitaal aangemaakt. Veel communicatie gaat via e-mail. Digitale informatie worden opgeslagen in mailboxen, op netwerkschijven of in backoffice applicaties.

Een Documentmanagementsysteem (DMS), alleen of samen met een Records Management Applicatie (RMA), is in veel organisaties in gebruik. Waarom dan nog gebruik maken van het E-depot? Digitale informatie is naast gebruiksvriendelijk en snel deelbaar ook kwetsbaar...

Het E-depot is  niet alleen bedoeld om digitale informatieveilig op te slaan maar ook om het actief te beheren. Dit houdt in dat op tijd gesignaleerd wordt dat informatie ontoegankelijk dreigt te raken, waarna het overgezet kan worden naar bijv. een ander type bestandsformaat dat voorlopig wel weer enige tijd leesbaar blijft met de hard- en software die beschikbaar is. Dit is het grootste verschil met een RMA.

Verplichte overdracht van informatie

Alle digitale informatie van de Rotterdam die onder de Archiefwet valt en langer dan 20 jaar na creatie bewaard dient te worden, moet na deze 20 jaar verplicht worden overgedragen aan het Stadsarchief Rotterdam.

Archiefvormers kunnen hun digitale informatie ook eerder onderbrengen in het E-depot, zonder daarmee afstand te doen van de verantwoordelijkheid over de informatie. Alleen het beheer wordt dan overgedragen. De informatie wordt in dat geval ook niet openbaar, tenzij de archiefvormer daarvoor expliciet toestemming geeft.

Het grote voordeel van deze optie ligt in het feit dat de overgebrachte digitale informatie actief beheerd wordt door het stadsarchief. Indien monitoring aangeeft dat informatie ontoegankelijk dreigt te raken, wordt preservering toegepast. Dit voordeel werkt door op twee verschillende punten:

  • Digitale informatie die uiteindelijk wel verplicht overgedragen moet worden is in ieder geval in de tussenliggende periode niet vergaan, maar nog steeds toegankelijk
  • Archiefvormers hoeven niet ieder voor zich preservering in te richten, maar kunnen gezamenlijk gebruikmaken van de expertise op dit gebied van het stadsarchief, die deze expertise sowieso nodig heeft voor de digitale informatie die vanuit de verplichte overdracht wordt overgedragen aan het E-depot.

Uiteraard wordt de in beheer gegeven informatie ter beschikking gesteld aan de archiefvormer en aan de geautoriseerde medewerkers van de archiefvormer.

Uitgangspunt om van deze optie gebruik te maken is dat informatie is vastgesteld en niet meer verandert, dat bijvoorbeeld een zaak is afgesloten. Ook wordt het pas relevant voor informatie die langer dan 3 jaar bewaard moet worden. Het risico is namelijk betrekkelijk klein dat tijdens een korte opslagperiode van minder dan 3 jaar het opslagformaat niet meer leesbaar wordt of de hardware uitgefaseerd raakt.

Vervroegde overdracht van informatie

Afgesloten zaken, informatie die niet meer verandert, die wel langer dan 20 jaar bewaard moet worden, kan ook vervroegd worden overgedragen aan het Stadsarchief. Wel moet er dan rekening mee worden gehouden dat alle informatie waarvoor niet specifiek wordt aangegeven dat die niet openbaar mag worden gemaakt, openbaar wordt en toegankelijk is voor het publiek.