Een e-depot is een voorziening om digitale informatie duurzaam te bewaren. Het wordt daarom ook wel e-bewaarplaats genoemd.
Waarom heeft Rotterdam een e-depot?
Steeds vaker krijgt het stadsarchief te maken met bestanden die alleen in digitale vorm bestaan. Van particulieren, maar ook van de overheid. De overheid heeft een bewaarplicht, waarbij bestanden na 20 jaar overgezet moeten worden aan een archief.
Het stadsarchief wil digitaal overheidsarchief al eerder opnemen. Dat is belangrijk omdat zo iedereen de bestanden kan inzien.
Waarom zijn e-depots nodig?
Net als een papieren document kan ook digitaal materiaal vergaan. Bij digitale informatie gebeurt dat vaak eerder dan een gemiddeld papieren document. Bestanden verouderen redelijk snel en kunnen al binnen een aantal jaar niet meer leesbaar zijn, omdat de software niet meer wordt gebruikt. Ook kan opmaakinformatie verloren gaan door versiewijziging van de gebruikte software.
Om de digitale informatie toegankelijk en integer te houden, wordt deze in het e-depot opgenomen. Daar wordt de informatie constant in de gaten gehouden en bij dreigende "veroudering" wordt ingegrepen. Dit kan betekenen dat het stadsarchief informatie overzet naar een nieuwere versie van bepaalde software of zelfs naar een heel nieuw bestandsformaat. In andere gevallen zal gekozen worden om emulatiesoftware te ontwikkelen.