Stadsarchief Rotterdam

Het archief van het museum is in drie gedeelten naar het gemeentearchief van Rotterdam overgebracht.
Het eerste gedeelte bestond voornamelijk uit documenten van de museumcommissie met daarnaast diverse stukken van de directie over de periode 1848-1950. In 1983 verscheen hiervan een inventaris van de hand van M.H. Tromp. Het betreft de inventarisnummers 1-726.

In 1989 werd het tweede gedeelte overgebracht (inventarisnummers 727-812). Het grootste deel van deze documenten bestond uit de administratieve neerslag van de opeenvolgende museumdirecteuren. Daarnaast was er een niet onaanzienlijk aantal stukken van de museumcommissie, waaronder de bij Tromp ontbrekende notulen en correspondentie na 1908. Dit alles maakte het onontkoombaar het door Tromp geïnventariseerde archiefdeel (omvang na bewerking circa 1 meter) in zijn geheel in de nieuwe inventaris te laten opgaan. Bij de tweede overdracht had de leiding van het museum bedongen dat er zeer selectief vernietigd zou worden uit het archief. Slechts de dubbelen zijn verwijderd. De omvang na bewerking van het tweede gedeelte is dan ook vrijwel gelijk aan die van bij de overdracht. Uit het Commissiearchief blijkt dat de Commissie ook taken van andere besturen het museum betreffende overnam. Zo hadden B&W in 1863 aan het bestuur van de Academie voor Beeldende Kunsten en Technische Wetenschappen een jaarlijkse subsidie verleend om op de tentoonstellingen van het werk van de leerlingen schilderijen te kopen voor het museum. De subsidie aangevuld met bijdragen van kunstliefhebbers werd genoemd "Fonds voor de aankoop van schilderijen, die na aankoop op de alhier te houden tentoonstellingen worden aangeboden aan het Museum Boijmans". Het fonds werd beheerd door het bestuur van de Academie. Vanaf 1896 blijken echter de jaarrekeningen van dit fonds te worden opgemaakt en ingediend door de Commissie voor het museum. * Uit de periode 1909-1921 zijn naar verhouding weinig archiefstukken bewaard gebleven. Er is niet voortgebouwd op het ordeningssysteem van Obreen en Haverkorn van Rijsewijk, zoals duidelijk blijkt uit de aanwezigheid van een serie "algemene correspondentie". Dit maakte het noodzakelijk een splitsing in de inventaris aan te brengen met het jaar 1908 als grens.

De slechte archiefzorg in de periode Schmidt Degener is er ongetwijfeld debet aan dat er een vermenging plaats gevonden heeft van de stukken van de Commissie met de stukken van de directeur, met name in de algemene correspondentie. Waar de documenten met elkaar op het niveau van het bestanddeel vermengd zijn, is niet tot splitsing overgegaan, omdat niet objectief vast te stellen valt, welke stukken tot het commissiearchief behoord hebben en welke niet. Immers, de Commissie zal bepaalde stukken ter afdoening in handen van de directeur hebben gesteld. Hannema heeft zonder meer oog gehad voor het belang van een archief, want uit de periode van zijn directeurschap zijn veel archivalia bewaard gebleven. Hij heeft de documenten ongetwijfeld naar beste kunnen geordend. Zo is de algemene correspondentie grotendeels alfabetisch geordend, evenwel zeer inconsequent, ook binnen één bestanddeel. Bij het zoeken van een stuk zal men verschillende mogelijkheden moeten nagaan, dus zoeken zowel op onderwerp, plaats, voornaam, achternaam, enzovoorts. De opvolger van Hannema, Ebbinge Wubben, trad wat de archivering betreft in zijn voetsporen.

De desbetreffende stukken uit de tijd vanaf 1933 in het archief van de directie, zoals die betreffende de Stichting Museum Boijmans en de Stichting Lucas van Leyden, zijn bestudeerd om vast te kunnen stellen of ze geen afzonderlijke archiefjes vormden. Het onderzoek heeft aangetoond dat deze stukken door de directeur van het museum zijn ontvangen en opgesteld. Notulen van vergaderingen komen slechts als afschriften voor. De conclusie is dus: geen zelfstandig archief, maar onderdeel van het archief van de directie. Deze documenten zijn ingedeeld bij het hoofdstuk "Vorming van de collectie" en niet bij "Financiën", omdat het collectie-aspect sterk op de voorgrond treedt en het financiële aspect in administratief opzicht slechts een afgeleide vormt. Voor hun wetenschappelijke arbeid hebben de directeuren allerlei gegevens bijeengebracht en in het archief opgeslagen. Deels bestaan deze bescheiden uit aantekeningen en deels uit correspondentie. Ik heb gemeend de schriftelijke neerslag van deze voorbereidende wetenschappelijke arbeid - een belangrijk taakonderdeel van de museumdirecteur - niet van het archief te moeten afscheiden. De desbetreffende stukken zijn het best te rubriceren onder de titel "documentatie", waarbij vervolgens ook enkele andere stukken, zoals foto's, zijn gevoegd. Het geringe aantal van dergelijke bescheiden, waaraan het archiefkarakter toch ook niet helemaal kan worden ontzegd, maakt het ongewenst na de inventarisatie van het archief een afzonderlijk hoofdstuk "documentatie" op te voeren.

De derde overdracht beslaat de periode 1895-2005 en de inventarisnummers 813-2788. De reden dat het archiefblok in 1895 begint, is dat het oudste stuk dat is aangetroffen dat jaar betreft. Het Museum Boijmans Van Beuningen is per 1 januari 2006 niet langer een gemeentelijke dienst, maar verzelfstandigd. Dit verklaart waarom 2005 als eindjaar is gekozen voor dit archiefblok. Het derde deel is in 2006 door medewerkers van Doxis geinventariseerd en overgebracht en omvat het omvangrijkste gedeelte. Bij het begin van de bewerking van dit archiefblok bedroeg de totale omvang ca. 175 m1. Hiervan is ongeveer 65 m1 overgebleven. Deze reductie in omvang is het gevolg van het verwijderen van vernietigbare bescheiden uit het archiefbestand. Gedurende de bewerking zijn de archiefbescheiden gecontroleerd op eventuele materiële schade door bijvoorbeeld vocht, schimmels of ongedierte. Er is hierbij geen duidelijk zichtbare schade geconstateerd.

Bij de derde overdracht, zijn de stukken overgedragen die bij de vorige overdrachten achtergebleven waren. Ze vormen veelal een aanvulling op de reeds aanwezige stukken in het archief van het museum, en beslaan de periode 1850-1991. Een klein gdeelte van de aanvulling is ondergebracht in andere archieven van het Gemeentarchief Rotterdam, namelijk het Museum van Oudheden, de Rotterdamse Kunstkring en de Rotterdamse Kunst Stichting. De ingekomen en minuten van uitgaande stukken van de jaren 1993 tot en met 1995 zijn niet aangetroffen. Dit geldt ook voor de ingekomen stukken van het jaar 2000. De series ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn, voor zover mogelijk, integraal bewaard. Op deze manier kan een beeld verkregen worden van de stukken die door het Museum Boijmans Van Beuningen zijn ontvangen en verstuurd. Van de stukken die betrekking hebben op het organiseren van tentoonstellingen is in principe alles bewaard. Een gedeelte van de stukken is echter niet in de inventaris opgenomen, maar bevindt zich in de bibliotheek van het Museum Boijmans Van Beuningen. Het betreft tentoonstellingsdocumentatie: catalogi, zaalopstellingen, plattegronden van de inrichting, foto's, tekeningen, dia's, CD-roms, videotapes, tekeningen, recensies, krantenknipsels, tijdschriftartikelen, folders, brochures, affiches en uitnodigingen. In de bibliotheek van het Museum Boijmans Van Beuningen is per tentoonstelling een collectie aangelegd. Foto's die bij een bepaalde tentoonstelling horen zijn wel vermeld in de inventaris, omdat deze in de meeste gevallen bij de correspondentiestukken zaten, maar bevinden zich wel in de bibliotheek van het museum. Dit geldt ook voor de dia's en CD-roms. Van het huidige archiefblok, dat de periode 1895-2005 beslaat heeft nog geen vernietiging plaatsgevonden van archiefbescheiden.

De eerste twee gedeelten zijn overgedragen op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1962. Voor het derde gedeelte is met betrekking tot de stukken van de periode tot 1996 gebruik gemaakt van de "Lijst van voor vernietiging in aankomende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenenden na 1850". Voor de stukken van na 1 januari 1996 werd de "Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996" gebruikt. Stukken die volgens deze lijsten wel voor vernietiging in aanmerking komen, maar van locaal cultuurhistorisch belang zijn, zijn van vernietiging uitgezonderd. Bij het beschrijven van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van "Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen" uit 2003 van de Stichting Archiefpublicaties.

Tot slot enkele opmerkingen over bijzondere zaken die bij de inventarisatie aan de orde waren. De jaarrekeningen en de bijlagen bevonden zich, voorzover aanwezig, in het archief van de Commissie. De directeur heeft in 1933 * , en meer expliciet in 1947 * , financiële verantwoordelijkheden van de Commissie overgenomen. Zo belastte de verordening van 1933 hem met alle ontvangsten en uitgaven het museum betreffende, en werd in 1947 de verordening van kracht die hem verplichtte de jaarrekening met de bijlagen vóór 1 april van ieder jaar bij de Commissie in te dienen. De jaarrekeningen zijn in verschillende ontwikkelingsstadia (minuten van stukken aan B&W, afschriften, ondertekende exemplaren) t/m 1950 overgeleverd. Ondanks de vanaf 1933 toenemende financiële verantwoordelijkheid van de directeur, behoren bovenvermelde bescheiden - jaarrekeningen zowel als de bijlagen - in het archief van de Commissie te blijven berusten, onder meer omdat het de Commissie was die de jaarrekening bij het stadsbestuur indiende. De andere financiële stukken uit de tijd na 1933 zijn uiteraard in het archief van de directeur op hun plaats, ook al zijn soortgelijke bescheiden uit de tijd vóór 1933 aanwezig in het archief van de Commissie, met name stukken betreffende de fondsen voor de aankoop van kunstvoorwerpen.

Geschiedenis van de ordening en de beschrijving

laatste wijziging 01-10-2022

2.800 beschreven archiefstukken

1 gedigitaliseerd

totaal 79 bestanden