U heeft in onze collectie een archiefstuk gevonden met daarbij de melding “jaar openbaar …” met een jaartal in de toekomst. U wilt dit stuk inzien voor uw onderzoek. Dat kan vaak wel. Als een archiefstuk nog enkele jaren beperkt is in de openbaarheid, heeft dat meestal te maken met de privacy van mensen die nog in leven kunnen zijn.

  • Kunt u aantonen dat de persoon of personen over wie het archiefstuk gaat zijn overleden?  U mag het stuk (bijna altijd) inzien.
  • Kunt u dit niet aantonen? Er gelden er andere voorwaarden. Neem daarvoor contact met ons op.

De Archiefwet biedt de mogelijkheid om nog beperkt openbaar archiefmateriaal toch in te zien. Er zijn meerdere opties:

  • U heeft toestemming van degene om wie het gaat.
  • Het belang van de beperking is niet langer aanwezig omdat diegene is overleden.
  • Het belang van degene die het archiefstuk in wil zien kan groter zijn dan het belang van de beperking. Zo kan materiaal bijvoorbeeld ter inzage gegeven worden voor wetenschappelijk onderzoek. Hiervoor worden dan aanvullende eisen gesteld. Bijvoorbeeld dat de gegevens geanonimiseerd moeten worden.

Wilt u een archiefstuk inzien over een persoon of personen die al zijn overleden?

Dan moet u dat kunnen aantonen. Dat kan bijvoorbeeld met een overlijdenskaart of advertentie, of een ander document waar de volledige naam en geboorte- en sterfdatum op staan.

Wilt u wetenschappelijk of journalistiek onderzoek doen en kunt u niet, of niet van iedereen, aantonen dat diegene is overleden?

U schrijft een motivatie voor uw onderzoek en uw plannen met de resultaten motiveren. Vermeld hierbij welk archief u wilt inzien. Leg uit waarom dit voor uw onderzoek belangrijk is. Neemt u daarvoor contact met ons op. De gemeentearchivaris of de eigenaar van het archief neemt dan een beslissing. Dit wordt vastgelegd in een formeel, schriftelijk besluit.

De inzage van beperkt openbaar archief kan alleen op afspraak. Bij uw bezoek aan het archief moet u het bewijs van overlijden of de door de gemeentearchivaris ondertekende ontheffing (of schriftelijke toestemming van de eigenaar of bewaargever) meenemen en laten zien.

Als u een formulier invult voor de aanvraag tot ontheffing gaat u akkoord met de voorwaarden die op het inzien van beperkt openbaar archief van toepassing zijn. Zo is de informatie die u onder ogen krijgt voor persoonlijk gebruik en mag u dit niet één op één doorspelen aan anderen. Ook mag u het alleen voor het doel dat u in de ontheffing hebt aangegeven gebruiken. Van beperkt openbare archieven krijgt u geen kopieën of scans. Ook mag u deze zelf niet maken.

Mocht u de resultaten van uw onderzoek willen gebruiken in een publicatie, dan gaat u ermee akkoord dat u relevante passages voorafgaand aan publicatie ter goedkeuring voorlegt aan de gemeentearchivaris of aan de eigenaar of bewaargever.

Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Hierin staat onder meer dat zodra een archief naar het Stadsarchief wordt overgebracht, dit in principe automatisch openbaar is. In artikel 15 van de Archiefwet worden drie gronden genoemd op basis waarvan die openbaarheid toch beperkt kan zijn:

  • de bescherming van de privacy van personen die nog leven
  • het belang van de Staat
  • onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties

Particuliere archieven vallen niet onder de archiefwet. Particuliere archieven zijn archieven van bedrijven, verenigingen, stichtingen, families en personen. Deze archieven zijn aan het Stadsarchief geschonken of in bewaring  (in bruikleen) gegeven. Voor deze archieven kan de eigenaar een openbaarheidsbeperking instellen voordat ze bij het Stadsarchief worden gebracht 

Het Stadsarchief legt in een contract met de eigenaar van het archief vast tot wanneer de openbaarheid is beperkt en wie bevoegd is om ontheffing te verlenen. Soms heeft de eigenaar (de bewaargever) die bevoegdheid aan de gemeentearchivaris overgedragen.

Ook voor ontheffing van de raadpleegbeperking op een particulier archief helpen de medewerkers u graag. Neem daarvoor contact met ons op.

Bij met name beeldmateriaal kan er nog andere wetgeving van toepassing zijn waardoor u dit wel mag inzien, maar niet zomaar mag publiceren. Lees hier meer over auteursrecht en openbaarmaking. Bij archiefmateriaal dat door de overheid (een ambtenaar) is gemaakt is vrijwel nooit sprake van auteursrecht.

Wanneer u na uw verzoek geen ontheffing wordt verleend, dan kunt u op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht daartegen bezwaar maken bij de gemeentearchivaris. Wanneer deze het besluit niet herziet, kunt u in beroep gaan bij het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Rotterdam.

Wanneer de eigenaar of bewaargever van een particulier archief geen toestemming voor inzage verleent, dan kunt u daar geen bezwaar tegen maken.