Naast vele kilometers archieven beheert het Stadsarchief honderdduizenden foto’s, tekeningen, kaarten, films en affiches over de geschiedenis van Rotterdam. Voor zover dit materiaal openbaar is, mag u dit inzien. Aan raadpleging ervan zijn geen kosten verbonden. Wilt u echter afbeeldingen van dit materiaal gebruiken voor bijvoorbeeld een publicatie, dan is er sprake van openbaarmaking.
Onder openbaarmaking wordt verstaan:
- het gebruik in gedrukte of digitale publicaties (bijv. boeken, tijdschriften, brochures, rapporten, jaarverslagen, reclame-uitingen e.d.), al dan niet op internet
- het vertonen in een openbare ruimte
- het uitzenden op radio en/of televisie
Toestemming voor openbaarmaking
Voor iedere vorm van openbaarmaking heeft u voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van eventuele rechthebbenden in verband met auteursrecht. Het verlenen van toestemming door rechthebbenden kan gebonden zijn aan de betaling van een gebruiksvergoeding of een vergoeding voor auteursrechten.
Auteursrecht
Het auteursrecht berust bij de maker van het werk en leeft voort tot 70 jaar na de dood van de maker. Auteursrecht gaat van rechtswege over op de erfgenamen. De maker of diens erfgenamen kunnen het auteursrecht ook schriftelijk overdragen aan een andere partij.
Auteursrechtenvrij is het materiaal
- waarvan de maker 70 jaar of langer geleden is overleden
- 70 jaar na de eerste openbaarmaking indien de maker onbekend is
Reproducties bestellen en toestemming vragen voor openbaarmaking
Als u in het Stadsarchief Rotterdam materiaal gevonden hebt dat u in een publicatie of op andere wijze openbaar wilt maken, bestelt u een reproductie (scan, film- of geluidsdocument). Het verkrijgen van de toestemming voor openbaarmaking van het materiaal werkt als volgt. In een e-mail aan stadsarchief@rotterdam.nl geeft u aan:
- welk materiaal u openbaar wilt maken, met specificatie van het archief of de collectie waaruit het materiaal afkomstig is en onder welk inventaris- of catalogusnummer het daarin terug te vinden is
- in welke vorm u het materiaal wilt publiceren, en voor welk doel
Indien er auteursrecht op het werk berust, is voor het gebruik ervan toestemming nodig van de auteursrechthebbende. Dat kan het Stadsarchief zelf zijn. Vaak gaat het echter om derden. In dat geval wordt u hierover door het Stadsarchief geïnformeerd omdat u schriftelijke toestemming van deze derde partij nodig heeft. Anders kan u door het Stadsarchief geen reproductie van het materiaal worden geleverd. Het Stadsarchief beschikt vaak over gegevens van auteursrechthebbenden en zal u deze verstrekken indien van toepassing. Als de auteursrechthebbende onbekend of onvindbaar is, kunt u bijvoorbeeld contact opnemen met:
DuPho (Dutch Photographers)
Piet Heinkade 181-K
1019 HC Amsterdam
tel. 020 - 7884488
e-mail / website
Deze organisatie beschikt over een uitgebreid adressenbestand en kan u verder informeren. Naast DuPho zijn er ook andere belangenverenigingen van auteursrechthebbenden actief. Houd u er rekening mee dat de auteursrechthebbende een bedrag in rekening kan brengen voor het gebruik van het werk. Wanneer u schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende heeft, dient u deze aan het Stadsarchief te overleggen voordat uw bestelling in behandeling kan worden genomen.
Persoonlijkheidsrecht
Tussen de maker en zijn werk bestaat vaak een persoonlijke band. De bescherming hiervan is vastgelegd in het zogenaamd persoonlijkheidsrecht, dat erop is gericht om de integriteit van een werk te beschermen. Indien u schriftelijke toestemming heeft verkregen voor openbaarmaking, wordt het materiaal aan u geleverd. Uit het persoonlijkheidsrecht vloeien twee voorwaarden voort voor de manier waarop u het mag gebruiken:
- het materiaal mag niet worden bewerkt, u mag het dus alleen in de oorspronkelijke vorm gebruiken
- u bent verplicht de naam van de maker te vermelden
Wanneer u materiaal in een publicatie gebruikt zonder de benodigde toestemming van de auteursrechthebbende, dan kan deze juridische stappen tegen u ondernemen. Ook het niet naleven van het persoonlijkheidsrecht kan juridische consequenties voor u hebben.