Regels voor bezoekers van de studiezaal

Artikel 1
Stadsarchief Rotterdam heeft een studiezaal waar de bezoeker archief- en collectiebescheiden kan raadplegen. De studiezaal is geopend op maandag en dinsdag van 09.00 - 13.00 uur en van woensdag tot en met vrijdag van 09.00 - 17.00 uur. 

Artikel 2
In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot beperkte of volledige sluiting van de studiezaal of tot een andere beperking van de dienstverlening gedurende de openingstijden. In geval van ontruiming dienen de instructies van de studiezaalmedewerkers en bedrijfshulpverleners te worden opgevolgd.

Artikel 3
Op de begane grond bevindt zich een bezoekersruimte met een garderobe en kluisjes voor persoonlijke bezittingen. Eet- en drinkwaren mogen uitsluitend in de bezoekersruimte worden genuttigd. Jassen, tassen, koffers of voorwerpen die naar het oordeel van de studiezaalmedewerker schade kunnen veroorzaken of de orde kunnen verstoren mogen niet worden meegenomen naar de studiezaal. Bij de receptie zijn doorzichtige tasjes beschikbaar voor het meenemen van persoonlijke bezittingen zoals een laptop, fototoestel, mobiele telefoon, schrijfblok, potlood en portemonnee. In de studiezaal is het niet toegestaan met een (vul)pen te schrijven; op verzoek worden door de studiezaalmedewerkers potloden verstrekt. Om andere bezoekers niet te storen, mag in de studiezaal niet worden getelefoneerd. Het geluid van mobiele telefoons dient daarom ook in de studiezaal te worden uitgezet. Dieren zijn, met uitzondering van een hulp- of geleidehond, niet toegestaan.

Artikel 4
Bij ieder bezoek is een bezoeker verplicht zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Bezoekers dienen zich altijd te houden aan het bepaalde in het publieksreglement.

Artikel 5
De studiezaalmedewerkers kunnen controles uitvoeren op het (abusievelijk) meenemen van bescheiden vanuit de studiezaal.

Artikel 6
Van diefstal of een poging daartoe wordt te allen tijde aangifte gedaan bij de politie.

Artikel 7
Onder “bescheiden” wordt verstaan: alle informatieobjecten, ongeacht de vorm, omvang of materiaal. Dus zowel archiefstukken als documenten behorende tot de bibliotheek, de topografisch-historische atlas en de audiovisuele collectie, alsook informatiebestanden zoals indexen, fiches, microfiches, scans e.d.

Artikel 8

a. Bescheiden kunnen tot uiterlijk een half uur voor sluitingstijd op de studiezaal worden aangevraagd. Per keer kunnen maximaal 10 inventaris- of catalogusnummers worden aangevraagd. Door de studiezaalmedewerker wordt aan de bezoeker één inventaris- of catalogusnummer tegelijk verstrekt. Volgende aanvragen worden uitgevoerd als de eerder aangevraagde bescheiden zijn geretourneerd bij de balie van de studiezaal. In overleg met de studiezaalmedewerkers kunnen bescheiden tot een latere datum voor de bezoeker gereserveerd blijven.

De studiezaalmedewerker kan namens de gemeentearchivaris

• het aantal gelijktijdig door een bezoeker aan te vragen inventaris- of catalogusnummers wijzigen;
• inzage weigeren indien de materiële toestand van de bescheiden zich daartegen verzet;
• inzage weigeren indien de bescheiden niet veilig aan de bezoeker kunnen worden toevertrouwd;
• inzage weigeren indien er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld.

In geval van openbaarheidsbeperkingen kan een schriftelijk verzoek tot het verlenen van ontheffing daarvan worden ingediend. Informatie over het doen van een ontheffingsverzoek is op de website en bij de balie van de studiezaal beschikbaar.

Wanneer de beperking op de openbaarheid van een archiefstuk niet is geregeld, maar de inhoud van de bescheiden aanleiding geeft te veronderstellen dat de openbaarheid dient te worden beperkt, zijn de studiezaalmedewerkers bevoegd te handelen als was er sprake van een openbaarheidsbeperking.

Wanneer reproducties van originele archiefbescheiden beschikbaar zijn, worden deze reproducties ter inzage gegeven. Mocht raadpleging van de originele bescheiden noodzakelijk zijn, kunnen deze ter inzage gegeven worden mits de raadpleging geen bedreiging vormt voor de materiële toestand van de bescheiden. De bezoeker kan hiertoe een schriftelijk verzoek indienen. Het doen van een verzoek voor inzage kan via de website en aan de balie van de studiezaal.

b. De bezoeker dient ter inzage gegeven bescheiden met uiterste zorgvuldigheid te behandelen.

c. Het is niet toegestaan de volgorde van bescheiden in een omslag te wijzigen.

d. Bij het raadplegen van fotografisch materiaal is het dragen van daartoe door de studiezaalmedewerker ter beschikking gestelde handschoenen verplicht.

e. Ten aanzien van het inleveren van geraadpleegde archiefbescheiden geldt:

• de ter inzage gegeven bescheiden dienen direct na raadpleging in dezelfde staat als waarin deze zijn ontvangen, bij de balie van de studiezaal te worden ingeleverd;
• de bezoeker op wiens naam de bescheiden zijn aangevraagd, dient deze persoonlijk te retourneren. 

Artikel 9

a. Verzoeken voor het laten vervaardigen van reproducties en afschriften van of uit archieven en collecties kunnen bij de studiezaalmedewerkers worden ingediend. De hierop van toepassing zijnde tarievenlijst ligt ter inzage bij de balie van de studiezaal en is raadpleegbaar op de website van het Stadsarchief Rotterdam.

b. De studiezaalmedewerker kan weigeren reproducties en afschriften van of uit archieven en collecties te vervaardigen, indien naar zijn oordeel de materiële toestand, de beperkte openbaarheid, de omvang van de bescheiden of de rechten van de auteursrechthebbende zich daartegen verzetten.

c. Voor de openbaarmaking en/of verveelvoudiging van een door het Stadsarchief Rotterdam te leveren reproductie of door de bezoeker vervaardigd afschrift van een auteursrechtelijk beschermd (kunst)werk, waarop het Stadsarchief Rotterdam niet het auteursrecht bezit, dient toestemming te worden gevraagd aan de auteursrechthebbende. Indien de rechten op een (kunst)werk berusten bij derden, wordt de reproductie door het Stadsarchief Rotterdam geleverd nadat schriftelijke toestemming van de rechthebbende is overlegd. In gevallen waarin de openbaarmaking of verveelvoudiging werk betreft waarop het Stadsarchief Rotterdam of de gemeente Rotterdam de rechten bezit, of wanneer er op het werk geen auteursrecht (meer) berust, is geen toestemming voor publicatie vereist.

Indien een auteursrechthebbende een licentie op grond van Creative Commons aan de gemeente heeft verstrekt, is de verveelvoudiging en/of openbaarmaking afhankelijk van de inhoud van de licentie.

Als een bezoeker in een archief of collectie een (reproductie van een) werk aantreft, dat niet (meer) auteursrechtelijk beschermd is, draagt de bezoeker in geval van openbaarmaking en/of verveelvoudiging het recht op grond van artikel 45o Auteurswet over aan het Stadsarchief Rotterdam.

d. Bronvermelding is niet verplicht. Bij publicatie verdient het aanbeveling de naam van de maker en/of een verwijzing naar het origineel in de collectie van het Stadsarchief Rotterdam op te nemen.

e. Het fotograferen van bescheiden met een camera of mobiele telefoon is toegestaan onder toezicht van een studiezaalmedewerker. Daarbij mag geen flits worden gebruikt. Ter voorkoming van schade aan de bescheiden zijn hiervoor op de studiezaal hulpmiddelen aanwezig. Van bescheiden met een raadpleegbeperking mogen geen reproducties worden gemaakt.

Reproducties mogen uitsluitend worden gemaakt voor eigen gebruik of studie. Deze reproducties mogen, indien auteursrechtelijk beschermd, niet verder worden verspreid of gepubliceerd.

f. Op het gebruik van scans die door de bezoeker zijn gemaakt van microfiches van kranten jonger dan 100 jaar, zijn dezelfde voorwaarden van toepassing als genoemd in lid c.

g. Op onderzoek en raadpleging zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de Wet Open Overheid van toepassing. Gegevens over nog levende personen mogen op grond van de AVG niet op een zodanige wijze worden gepubliceerd of openbaar gemaakt dat de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad.

Artikel 10
Medewerkers van het Stadsarchief Rotterdam kunnen onderzoek voor derden doen tegen de daarvoor geldende tarieven.

Artikel 11
Het Stadsarchief Rotterdam hanteert ter bewaking van de kwaliteit van de dienstverlening servicenormen. Deze staan vermeld op de website van het Stadsarchief Rotterdam. Klachten over de dienstverlening, of suggesties ter verbetering daarvan, kunnen met behulp van het reactieformulier op de website worden gemeld. 

Artikel 12
De gemeentearchivaris kan besluiten de bezoeker die handelt tegen de bepalingen van dit reglement de toegang tot het gebouw te ontzeggen.

Artikel 13
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de gemeentearchivaris.

Artikel 14
Dit reglement treedt in werking met ingang van de onderstaande datum.

Artikel 15
Dit reglement is beschikbaar op de website van het Stadsarchief Rotterdam, bij de receptie van het Stadsarchief Rotterdam en bij de balie van de studiezaal. , kan worden aangehaald als Publieksreglement Stadsarchief Rotterdam 2024.