De gemeentearchivaris doet verslag aan het college van B&W over het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Rotterdam. Sinds 2022 stelt de gemeente een verslag over de informatiehuishouding op.
Daarnaast worden inspectieverslagen uitgebracht aan diverse organisaties in de regio.
Verslag van de gemeentearchivaris over het uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer in Rotterdam in 2021
Verslag collegiaal toezicht bij het Stadsarchief Rotterdam op grond van de Archief KPI's van de VNG
Verslag van de archivaris van de gemeente Rotterdam in 2020.
Verslag van de archivaris van de gemeente Rotterdam in 2019.
Overheden voeren steeds meer taken uit in samenwerking met andere organisaties. Daarbij maken ze ook steeds meer gebruik van keteninformatisering. Ze archiveren in ketens, zonder dat helder is wie verantwoordelijk is voor het beheer, de vernietiging en de overbrenging van de informatie.
De Erfgoedinspectie (nu Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed), de Archiefinspectie Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant deden in 2017 en 2018 samen onderzoek naar ketenarchivering. Het doel van de inspectie was om goed inzicht te krijgen in de manier waarop informatie in ketens bij de overheid wordt gedeeld en beheerd. Samen wilden we vaststellen wat goed gaat en wat beter moet.
In 2019 vervolgt de Inspectie Overheidsinformatie & Erfgoed het onderzoek naar ketenarchivering door een aantal extra inspecties uit te voeren. De inspectie zal vervolgens, in overleg met de Archiefinspectie Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant, een overkoepelend rapport presenteren waarin alle bevindingen worden samengevat en waar nodig aanbevelingen ter verbetering worden gedaan.
De Erfgoedinspectie, het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant en Archiefinspectie Rotterdam hebben onderzoek gedaan naar duurzame archivering binnen de informatieketen van de omgevingsvergunning. In dit rapport wordt geconstateerd dat de verantwoordelijkheden in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de archiefwetgeving duidelijk geregeld zijn. Op afsprakenniveau moet er in de keten echter nog veel gebeuren. Daarnaast zien we in deze keten dat er wel vastgestelde selectielijsten bestaan, maar valt het op dat de bewaartermijnen in de keten niet overal op elkaar zijn afgestemd. Het algemene beeld is dat de duurzame toegankelijkheid in deze keten nog verbeterd kan worden.
De gezamenlijke inspecties doen op basis van de bevindingen en conclusies aanbevelingen aan bevoegde gezagen, omgevingsdiensten, de minister van Infrastructuur en Milieu en andere betrokkenen voor de inrichting van het informatiebeheer in de Omgevingswet die in 2021 van kracht wordt.
De Erfgoedinspectie, Archiefinspectie Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant hebben onderzoek gedaan naar de archivering van informatie die wordt opgebouwd bij de integrale casusaanpak door de Regionale Informatie en Expertisecentra (RIEC’s).
De RIEC's zijn geen overheidsorganen en zijn daarom ook geen zorgdragers conform de Archiefwet. De informatie die door de bureaus wordt ontvangen of opgemaakt, valt echter wel onder de Archiefwet. Zij voeren hun taken immers uit in het verlengde van taken van de convenantpartners, die alle overheidsorganen zijn uit verschillende bestuurslagen.
De inspecties constateren in het rapport, dat de verantwoordelijkheden voor archivering bij de RIEC’s niet duidelijk zijn. Hoewel er een uniforme procesbeschrijving is voor de integrale casusaanpak, variëren de afspraken over de archivering per RIEC. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat in deze keten het selectie-instrumentarium ontbreekt. De archieven die door de RIEC’s worden gevormd, zijn in geen enkele selectielijst opgenomen. Dit betekent dat deze informatie formeel niet vernietigd mag worden. Tot slot is gebleken dat het centrale informatiesysteem niet is ingericht op duurzame bewaring van archiefbescheiden.
De gezamenlijke inspecties bevelen op basis van de bevindingen en conclusies van dit onderzoek de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan er bij de komende actualisering van de Archiefwet voor te zorgen, dat deze ook geldt voor samenwerkingsverbanden van of met overheidsorganen, maar die zelf geen overheidsorgaan zijn.
Daarnaast zijn aanbevelingen gedaan aan het ministerie van Justitie en Veiligheid over verbeteringen van het archiefbeheer in de informatieketen van de RIEC. Het rapport is aangeboden aan de hoofden en voorzitters van de Stuurgroepen RIEC, IPO en VNG.