Onderdeel van goed informatiebeheer is het tijdig uitvoeren van selectie en vernietiging. De VNG stelt een ontwerpselectielijst samen voor archiefbescheiden die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In de selectielijst zijn de bewaartermijnen van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgelegd.
De datum van opmaak of ontvangst van de informatie bepaalt welke lijst gebruikt moet worden:
| Voor informatie ontvangen of opgemaakt tot en met 1995: | Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (Staatscourant 20-12-1983, nummer 247) |
| Voor informatie ontvangen of opgemaakt tussen 1996 en 2017: | Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 1996 (aangepast juni 2012) |
| Voor informatie ontvangen of opgemaakt tussen 2017 en 2020: | Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 |
| Voor informatie ontvangen of opgemaakt na 1 januari 2020: |
De huidige selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 Bij de selectielijst hoort de handreiking |
Binnen de gemeente Rotterdam zorgt het hoofd van het organisatieonderdeel met ondersteuning van BCO (medewerkers beheer informatiehuishouding) voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging volgens de wettelijke voorschriften.
In het Informatiebeheerplan is een overzicht van de categorieën informatie met bewaartermijnen opgenomen, dat goedgekeurd moet worden door de gemeentearchivaris. Deze goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Wanneer de informatie daadwerkelijk vernietigd wordt, moet daarvan een verklaring worden opgesteld, die bewaard wordt in het archief.