Onderdeel van goed informatiebeheer is het tijdig uitvoeren van selectie en vernietiging. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van vastgestelde gemeentelijke selectielijsten (1983, 1996 (aangepast in 2012), 2017 en 2020).
Selectie
De VNG stelt - daartoe gemachtigd door vrijwel alle gemeenten - een ontwerpselectielijst samen voor archiefbescheiden die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In de selectielijst zijn de bewaartermijnen van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgelegd.
De datum van opmaak of ontvangst van de informatie bepaalt welke lijst gebruikt moet worden:
- Voor informatie ontvangen of opgemaakt na 1-1-2020 is de huidige Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen van kracht.
VNG Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 op vng.nl
Handreiking VNG Selectielijst 2020 op vng.nl
- Voor informatie ontvangen of opgemaakt tussen 2017 en 2020 is de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 van toepassing
VNG Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 op vng.nl
-
Voor de informatie ontvangen of opgemaakt tussen 1996 en 2017 is de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 1996 van toepassing (aangepast juni 2012).
-
Voor informatie ontvangen of opgemaakt tot en met 1995, geldt de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (Staatscourant 20-12-1983, nr. 247).
Vernietiging
Bij organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam moet de gemeentearchivaris het overzicht van de categorieën informatie met bewaartermijnen in het Informatiebeheerplan goedkeuren. Met deze goedkeuring heeft u ook een machtiging tot vernietiging.
Stel een verklaring van vernietiging op van de daadwerkelijke vernietiging.