Vooraf advies vragen

Vervanging betreft het overzetten van informatie op een andere drager (bijvoorbeeld door papier te scannen) met als doel het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te geven. Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, mag dit alleen na een positief advies van de archivaris. Dit geldt voor te bewaren, maar ook voor te vernietigen informatie. Voorwaarde is dat de juiste en volledige weergave van de oorspronkelijke informatie aangetoond kan worden. Uiteraard moet de digitale beheeromgeving op orde zijn, omdat anders de duurzame toegankelijkheid van de vervangen informatie (en die van de originele digitale informatie!) niet gegarandeerd is.

Voor Rotterdam is het proces voor vervanging van papieren door digitale informatie vastgesteld in het Handboek Vervanging. Voor organisatieonderdelen die willen overgaan op vervanging is een stappenplan opgesteld.
Voor organisaties buiten de gemeente Rotterdam is de procedure dat de zorgdrager (het College van burgemeester en wethouders of het dagelijks bestuur van het Waterschap of de Gemeenschappelijke Regeling) een besluit neemt tot vervanging, nadat u hiervoor positief advies heeft gekregen van de archivaris. Dit positieve advies geldt ook als machtiging voor het vernietigen van de oorspronkelijke informatie.
Voor tot vervanging wordt overgegaan, maakt de zorgdrager het besluit tot vervanging bekend. Daarbij vermeldt hij hoe rekening is gehouden met:

• de waarde van de informatie als onderdeel van het cultureel erfgoed;
• het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Na de bekendmaking voert de organisatie de feitelijke vervanging (en dus ook vernietiging) uit. Maak een verklaring op waarin vastgelegd wordt dat de informatie, waarvoor positief advies is verkregen, vervangen is en op welke wijze. Bewaar deze verklaring in het archief van de organisatie.
Een nadere uitleg over alle aandachtspunten en afwegingen die u kunt maken in het totale proces van vervanging, staat in de landelijke Handreiking Vervanging.

Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren papieren informatie na afhandeling wordt bewaard tot de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Ook digitale informatie moet, totdat deze wordt overgebracht, duurzaam, geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. De archiefruimten, serverruimten en archiefbewaarplaats moeten voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Deze eisen zijn verwerkt in een:

Als u informatie wilt overbrengen naar de archiefbewaarplaats, overlegt u met de archivaris. Om de daadwerkelijke overbrenging goed voor te kunnen bereiden, is samenwerking nodig. Informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging is de informatie in principe voor iedereen openbaar en gratis raadpleegbaar. Zo nodig stelt het hoofd van het organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.

Artikel 12 van de Archiefwet stelt dat informatie die niet voor vernietiging in aanmerking komt en ouder is dan twintig jaar, moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Voor de gemeente Rotterdam, gemeenten in de regio en enkele andere overheidsorganen is de Hofdijk 651 aangewezen als archiefbewaarplaats. De informatie moet binnen tien jaar na het verstrijken van de 20-jaartermijn worden overgebracht. Verlenging van die termijn is alleen mogelijk na machtiging van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. Wanneer te bewaren informatie niet meer nodig is voor de administratie, kan de archivaris toestaan dat informatie eerder dan na twintig jaar wordt overgebracht.

Voordat informatie kan worden overgebracht naar het Stadsarchief, moet het voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Voor wat betreft papieren archieven zijn die vertaald met behulp van de zogenaamde LOPAI-normen:

1. Het archief is in goede, geordende en toegankelijke staat (zie art. 16 - 26) en bevat geen ordners, nietjes, paperclips, ander ijzerwerk, memobriefjes of plastic mapjes.
2. De gebruikte materialen voldoen aan de eisen van de (art. 3 - 15) Archiefregeling (zie pagina relevante wet- en regelgeving) Dit betekent dat de materialen, zoals (dossier)omslagen, bindmateriaal, scheidingsstroken, etiketten en archiefdozen (doos en etiket volgens model Stadsarchief) zuurvrij zijn.
3. Het archief is niet vermengd met archief van andere, opgeheven of overgenomen instellingen. Is dat wel het geval dan worden de verschillende archieven van elkaar gescheiden.
4. Het archief bevat geen (op termijn) vernietigbare informatie.
5. De verschillende archiefonderdelen zijn uniek genummerd (zonder a-, b- of subnummers) en beschreven in een inventaris.
6. De inventaris geeft een logische en gestructureerde opsomming van de onderdelen, vast te stellen in overleg met Stadsarchief.
7. De inventaris bevat een inleiding met een korte institutionele geschiedenis van de instelling.
8. De inventarisnummering sluit aan op eventueel al bij het Stadsarchief aanwezige informatie.
9. Lever de inventaris digitaal aan in Excel, volgens het door het Stadsarchief vastgestelde format beschrijving archieven. Dit format voor het beschrijven van de informatie is gemaakt om de toegangen op archieven op een eenvoudige wijze te kunnen importeren in het beheersysteem van het Stadsarchief. Het format bevat naast een leeg werkblad voor de beschrijving van het archief ook een toelichting op de minimale vereiste metadata en een ingevuld overzicht als voorbeeld.
10. Stel een verklaring van overbrenging in tweevoud op en laat het ondertekenen door het hoofd van de overbrengende instelling en de archivaris. De archiefinventaris is een bijlage bij de verklaring.
11. Maak afspraken over de fysieke verhuizing. De kosten daarvan zijn voor rekening van de overbrengende partij.

De overbrenging van digitale informatie naar het e-depot vindt in ieder geval plaats in een op lange termijn raadpleegbaar bestandsformaat dat in overleg met het Stadsarchief wordt bepaald en wordt uitgevoerd zoals beschreven in de richtlijnen voor overdracht naar het e-depot. Na overbrenging zorgt het Stadsarchief voor preservering van uw digitale informatie.